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Lifestyle 2019.04.25

無料の作業時間記録アプリを使って、自分の仕事ぶり840時間分を振り返ってみた

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PCの操作時間を記録し生産性を測れるアプリがある。約半年間の記録を振り返ると、興味深いパターンが見えてきた。

 「働き方改革」が官民で進められる中、生産性を高めるためのデジタルツールが次々と登場している。企業向けの製品やサービスは、コミュニケーションの効率化を図る社内SNS、事務作業を効率化するRPA(ロボティクス・プロセス・オートメーション)、テレワークを支援しつつ残業を規制するためのPC監視ソフトなど、枚挙にいとまがない。

 企業向けの製品やサービスだけでなく、働き手個人が取り組めるアプローチもある。しばしば挙げられるのは、「自分の時間の使い方を記録して振り返り、改善の糸口をつかむ」というもの。筆者も過去何度か挑戦したが、途中で記録がおっくうになり挫折したこともたびたび。読者のみなさんにも、同じような経験を持つ人は多いのではないだろうか。

 そんな筆者が、今でも使い続けられているのが「RescueTime」という作業時間記録アプリ(米RescueTimeが開発・提供)である。2018年秋から使ってきた。RescueTimeはPCやスマホにログ取得用ソフトを常駐させ、使用しているアプリや閲覧しているWebサイトの使用時間を自動計測し、集計結果のレポートを生成する。基本機能を使うだけなら無料。月額9ドルのプレミアムプランも用意されている。

 筆者がこのアプリを使って記録したPCの操作時間は、合計で840時間以上。約半年にわたって操作時間の記録を取り続けたことで、仕事の進め方や生活のパターンについて興味深い傾向が見えてきた。「データは自分を示す」といわんばかりであった。以下では、使用感をレポートしながら、何が見えてきたのかを紹介しよう。

自動で記録されることのメリットは大きい

 RescueTimeの最大のメリットは、どんな作業に対してどのくらいの時間を費やしているのか、実測値をベースに傾向を把握できる点である。無料版では、自動的に記録してくれるのはPCなどの端末を使用している時間だけで、ミーティングや電話などのオフラインの仕事時間は計上されない。けれどもミーティングなどのアポについては、過去のスケジュールと突き合わせて確認すれば、だいたいの傾向は把握できる。

 中長期の実測値がグラフで表示されるインパクトはなかなかのものだ。自動で収集されるのがPC作業のみでも、実測値が出てくる意義は大きい。RescueTimeのグラフと過去のスケジュールを見比べながら記憶をたどると、いろいろな気付きが得られる。
RescueTimeの画面例。常駐ソフトが使用しているソフトウエアや閲覧しているWebサイトの使用時間を測定し、カテゴリごとに集計、結果をグラフで表示する。日単位、週単位、月単位で表示することも可能だ。なお常駐ソフトがトラブルで動作しなくなると当然集計しなくなるので、注意しておきたい。
 RescueTimeは使用したアプリや閲覧したWebサイトを「Very Productive(生産的)」から「Very Distracting(非生産的)」までの5段階に分類する。グラフでは生産的な時間は青系の色、非生産的な時間は赤系の色で示される。RescueTime側で自動的に各分類に振り分けられるが、後から設定を変えることも可能だ。

 また、勤務時間帯と非勤務時間帯それぞれのカテゴリに分けて活動を記録し集計できる。それぞれの時間帯はユーザーが独自にカスタマイズできる。筆者の場合は、勤務時間帯を月曜日から金曜日の午前9時~午後10時に設定した。それ以外の時間帯と土日は、非勤務時間帯として設定した。
様々な切り口でデータを確認できる。こちらの画面は、ある特定の日における使用アプリ・Webサイトの使用時間数トップ5を示したもの。勤務時間帯と非勤務時間それぞれを表示している。
 グラフを見て驚いたのは、意外にというべきか、やはりというべきか、SNSの使用時間が思いのほか長いということだった。筆者はなるべくSNSは使わないようにしているが、それでも日単位や週単位で集計してみると、意外にSNSを使っている時間が長いことが判明して驚いた。

 まとめて閲覧しているわけではないものの、1日トータルで10分から20分をSNSに費やしていた。積極的な情報収集に使うのであればともかく、筆者の場合は漫然とタイムラインを追っているだけのことが多い。これに気がついてからはブラウザのブックマークやトップパネルから外した。

 もう一つ驚いたのは、電子メールやチャットなど、コミュニケーションアプリを使っている時間の長さだ。記事の取材・執筆やWebメディアの編集作業がメインである筆者の場合は、およそ1日1時間程度、多い日で2時間弱をコミュニケーション関係のアプリに使っているということがわかった。

 ただ、業務の本質から考えると、取材先や一緒に活動している編集チームとのコミュニケーションは、コンテンツづくりに必須である。仕事の構造を含めて考えると、妥当なレベルであろうと捉え直した。ただ、できれば他の同業者の人とベンチマークしてみたいところである。

 また、筆者は相当意識をしていないとニュースサイトを次から次へと見すぎてしまう傾向があることが分かった。仕事柄ニュースをチェックするのは重要な業務だが、記録を見ると、特定のニュースサイトからさらに派生したサイトに飛び、そこでまったく別のテーマの記事にはまって時間を費やすという傾向が読み取れた。その傾向が良い着想につながっていればいいのだろうが、気をつけよう。

 さらに過去の記録を追っていくと、チャットアプリのFacebookメッセンジャーの使用時間が妙に多い日を見つけた。「なぜこの日はメッセンジャーばかり使っているのか」と思い返してみると、仕事仲間とメッセンジャー上で雑談が盛り上がった日であった。仲間との気軽なコミュニケーションはもちろん重要だが、それをどう判断するかは悩ましい。

 いずれにせよ、「メッセンジャー上での雑談は意味があるか」と問題意識を持って考えられるようになったのは、各アプリの操作時間が自動的に記録されていたためだ。

 手動で記録する場合、こうした細かい傾向や出来事は無視するか忘れてしまい、うやむやになりがちである。この点、RescueTimeのような時間記録アプリは逃さず記録するため、否が応でも自分の行動を振り返る機会を与えてくれる。

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