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Features The Dawn of DX ── デジタル変革が導く未来 公開日:2022.08.26

ペーパーレス会議の必要性とは? 失敗事例から学ぶ成功のポイントを徹底解説

 ペーパーレス会議が多くの企業で浸透しつつある。本記事では、あらためてペーパーレス会議とは何か、導入のメリットや効果はどういったところにあるのか、ペーパーレス会議を成功させるためのポイントなどについてまとめて解説する。ペーパーレス会議を社内に導入しようと検討中の方はぜひご覧いただきたい。

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【画像】Shutterstock

ペーパーレス会議とは何か?

 ペーパーレス会議とは、従来紙で印刷され、配布・共有されていた資料を、デジタル上の資料で代替するものだ。タブレットやパソコン上で資料を共有する。昨今、デジタル化・DXの文脈で多くの企業でペーパーレス会議が促進されてきている。また、2020年から始まったコロナ禍において多くの労働者がリモートワークを余儀なくされたため、ペーパーレス会議がより一層普及することとなった。

ペーパーレス会議のメリット・効果とは?

【画像】Shutterstcok
 ペーパーレス会議にはメリットが多い。ここでは、ペーパーレス会議のメリットや効果について紹介する。

コストがかからない

 ペーパーレス会議の最大のメリットはコスト削減効果だ。一つひとつの会議ではそれほどでもなかったとしても、全ての会議をデジタル化することで削減できるコスト額はかなりのものになるだろう。印刷するための紙の費用や、印刷機に使うインク代、印刷のために働く人員の人件費など、直接的な費用だけでなく、間接的な費用も削減できる。

 ペーパーレス会議が基本になればわざわざ会議室などを用意してオフラインで会議する必要もなくなり、リモート会議もやりやすくなるだろう。オフラインではなくリモート会議が実施できれば、交通費や会議室代なども浮く。また、書類をファイリングして保管する場所が不要となることから、省スペース化にも繋がり保管コストの削減も可能になる。

準備の手間が減り、業務効率化

 ペーパーレス会議が基本となれば、会議の準備にかける手間を大幅に減らせる。従来までは、紙の資料を作るためにパソコンで作った資料を紙で印刷した後で再度チェックする必要があった。さらに、紙では資料を拡大縮小などできないので、大きさも紙の大きさにあわせなければならなかった。ペーパーレス会議になればそうした手間はかからない。紙の資料の体裁を気にするためにかけていた労力や時間を資料の中身自体に費やせるようになれば、資料の中身の質も向上するはずだ。

情報漏洩しにくい

 社内だけで共有したい情報や、一部の関係者のみで共有したい情報などはビジネスにおいても少なくない。会議で紙の資料を共有した場合、そうした秘密にしておきたい情報が漏洩してしまうこともある。シュレッダーにかけ忘れたり、紙の資料を盗み見られてしまったりと、さまざまな可能性があるだろう。しかし、ペーパーレス会議にすればその心配も少なくなる。電子データで配布すれば、物理空間上で情報漏洩が起きることはまずない。インターネット空間からウイルスなどで攻撃されない限り、情報漏洩の可能性は減る。

修正しやすい

 ペーパーレス会議を基本にすれば、会議直前でも資料の修正がしやすくなる。紙に資料を印刷してしまうと、当然ではあるが、紙の資料自体は修正できない。ところが、デジタル資料であれば、資料を共有している最中であってもその場で修正可能だ。また、会議の前に紙に印刷してしまってから間違いに気づくと、再度デジタルデータを修正した上で印刷しなければならず、手間もコストもかかる。そもそも、紙の資料を前提にして細かな誤字脱字などのチェックに時間を使うこと自体、やりすぎると無駄である。

事前に目を通せる

 生産的な会議をしたいのであれば、会議の前にあらかじめ資料に目を通せておいたほうがよい。しかし、紙の資料の場合、会議の前ギリギリまで配布されないこともあり、目を通しておくことができない場合が多いだろう。しかしデジタルの資料であれば、紙にして配布する必要がなく、事前に共有しておけば会議の前に余裕を持って目を通しておく時間ができる。あらかじめ資料に目を通しておくことで、会議の際に議論のポイントとなる点について頭を巡らせておくことが容易になり、よりシャープで本質的な議論ができるはずだ。会議の時間短縮にもつながるだろう。

会議のリモート化

 ペーパーレス会議にすれば、紙の資料を配る必要がないため、会議をリモート化しても問題ない。わざわざ会議のために一箇所に集まる必要がないため、世界中のどこにいても会議への参加が可能となる。大幅な業務効率化が実現できるだろう。

ペーパーレス会議のデメリット・進まない理由とは?

【画像】Shutterstock
 ペーパーレス会議は導入すべきメリットがたくさんあるが、それでも企業で導入が進まない理由はどこにあるのか。ここでは、ペーパーレス会議のデメリットについて解説したい。

メモの取りづらさ

 ペーパーレス会議の最大のデメリットは、メモの取りづらさだろう。デジタル上で展開されているデータ資料には、会議の内容を聞きながら上書きしてメモすることは基本的にはできない。アプリなどを使えばできなくもないが、それでもやはり手書きで即座にメモができる紙の資料と比べるとやりにくいのは認めざるを得ないだろう。しかし、メモをするためのアプリなどと同時に使うことで、そうしたデメリットを克服することは可能である。

一覧性の低さ

 資料をデジタルで展開した場合、資料を一覧のもとにみることは難しくなる。もちろん、データの見方にもよるが、紙の資料のようにさまざまなデータを行ったり来たりはしづらいだろう。データとして資料を作成する際には工夫がいる。

IT知識の不足

 ペーパーレス会議を導入しようと思っても、企業内でのIT知識不足が原因で、導入に躊躇している企業もあるだろう。しかし、ペーパーレス会議を実現するのに必要なIT知識はそこまで高度なものではないことから、導入に踏み切ったほうが得策と言えるだろう。

ペーパーレス会議でよくある失敗事例

 ペーパーレス会議でよくある失敗について紹介する。

Web会議システムを使うときにうまく資料を共有できない

 ペーパーレス会議を導入するときによくある失敗は、Web会議システムを使ってうまく資料を共有できない失敗だ。Web会議システムをうまく使いこなすためにはリテラシーがいる。多くの人はうまく使いこなせていないのが現状だ。Web会議システムをうまく使いこなすためには、社内でツールについての知識・ノウハウを共有するための勉強会を開いたりするなど、何らかの方法で資料共有方法を共有しておくとよい。本番の会議で資料共有ができない状況が続くと芳しくない。

紙で印刷する人がいる

 ペーパーレス会議にする決定が下されたのにも関わらず、資料を紙で印刷してくる社員がいるとペーパーレス会議は浸透しない。ペーパーレス会議を浸透させる決断をした以上は、社員に対してその姿勢を徹底させることが重要だ。ペーパーレス会議にするためにトップがコミットメントを示し、ペーパーレスを浸透させるための環境づくりも同時並行で進めなければならないだろう。

端末を使いこなせない

 ペーパーレス会議でよくあるのが、端末を使いこなせないパターンだ。普段から家庭で端末を利用していない社員が多い場合、そもそも端末の使い方をレクチャーする必要が出てくるだろう。社員自身が端末を普段から使っている場合であっても、会社用の端末であれば使い勝手が異なるため、あらためて仕様を共有しなければならない。マニュアルを配布するだけでなく、必要に応じて勉強会のようなものを開催してもよいだろう。

ペーパーレス会議を成功させるための3STEP

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 ペーパーレス会議を成功させるために必要な3つのステップについて解説する。

STEP 1 最適なシステムを導入する

 ペーパーレス会議を成功に導くには、自社に最適なシステムを導入しなければならない。特に重要なのが、チャットツールとWeb会議システムだ。それぞれ慣れるまで使い方がわかりにくいこともあるが、慣れれば業務効率化に大きく資する。これらのツールは、他のツールとの連携ができるので、既存の社内システムとシナジーが生まれそうなシステムを選定するとよいだろう。また、自社社員のITリテラシーの度合いに応じて、最適なシステムは変わってくるはずだ。ITリテラシーがそこまで高くない企業では、まず「使いやすさ」を重視して選定すべきだろう。

STEP 2 トップがコミットメントを示した後に導入する

 ペーパーレス会議をいきなり導入すると反発が起こることもあるだろう。そのため、経営トップが断固とした姿勢を示すことが重要になる。社内に対してメッセージを発し、トップがコミットメントを示した後に導入を進めたほうがスムーズだろう。

STEP3社内全体にノウハウを共有する

 ペーパーレス会議に必要なITリテラシーや、ペーパーレス会議の際に遵守すべきルールなどを共有する勉強会などを開き、社内全体に情報共有する。ペーパーレス会議を浸透させる姿勢をトップが見せることが重要だ。

ペーパーレス会議を成功に導く九つのポイントとは?

 ペーパーレス会議を成功させるためのポイントを解説する。

段階的な導入

 社内全体にペーパーレス会議導入の意思を見せることも大事だが、導入自体は段階的に進めていくとよいだろう。ITリテラシーが高い部署などから導入し、徐々に全体に広げていくのが現実的な方策だろう。

始める会議の規模

 ペーパーレス会議を導入する際には、最初は規模の小さな会議から導入することをおすすめしたい。いきなり大規模な会議で導入しても、ペーパーレスを徹底させることが難しいため、徐々に規模を広げていき、大規模な会議でも採用していくようにするとよい。

事前テスト

 ペーパーレス会議を導入する際には、導入を推進するチームが事前にテストしておいたほうがよいだろう。テストの中で生じた不具合などはあらかじめ解消しておくとよい。

端末に合わせた資料の作成

 資料は端末に合わせた形で作成しなければならない。端末ごとに見え方が異なるので、社内で資料作成の際に気をつけるべきガイドラインなどを作り、それに則って資料作成ができるようにしたい。

ノウハウの共有

 ペーパーレス会議において、効率的・効果的だと思われるノウハウについては、社内で積極的に共有していこう。チャットツールや社内wikiなど、ノウハウを共有できるプラットフォームがあればなおよい。

トップがコミットメントを示す

 個別のやり方はさまざまだが、社長レベルの経営トップ層がコミットメントを示さなければ現場での導入は進まない。経営トップが監視の目を行き渡らせる必要がある。

ITリテラシーの低い社員は個別に教育

 ペーパーレス会議導入にあたって必要になるWeb会議システムなどへの理解が低い社員には、個別に勉強会を開催してもよいだろう。Web会議システムを導入してからも、定期的に開催するとよい。

適切に評価する

 部署や課ごとに、ペーパーレス会議が適切に導入されているのかどうか、評価するとよい。印刷にかかったコストなどで間接的に評価するか、実際の会議を見にいって評価するなど、評価するプロセスがあればモチベーションになる。

使いやすいシステムの導入

 そもそも、使いやすいシステムを導入しなければITリテラシーのない社員はツールを使いこなせない。社員が使いこなせるシステムの導入を検討することが重要だ。

ペーパーレス会議に有効なシステムの選び方

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 ペーパーレス会議に有効なシステムの選び方を解説したい。

機能

 ペーパーレス会議に必要な機能を全て盛り込んでいて、なおかつ使いやすい機能をそろえているシステムを選ぶのが懸命だ。

クラウド・オンプレミス

 クラウドかオンプレミスか、どちらのシステムにするのかも考えるべきポイントだ。クラウドベースであればリモートワークでも比較的対応しやすいだろう。自社システムとの連携のしやすさで考えたい。

対象規模

 対象規模についても確認する必要がある。人数は何人までサポートできるのか、パソコンであれば何台まで利用できるかなどを確認しておきたい。

コスト

 当然ながら、コストは必須で確認しなければならないだろう。安ければいいというわけでもなく、コストパフォーマンスの観点で妥当な金額のシステムを選びたい。

セキュリティ

 システム選定の際には、セキュリティについても考えなければならない。システムそれ自体のセキュリティだけではなく、社内システムと組み合わせて使う際の視点も重要だ。

拡張性

 最近のリモート会議向けシステムは、さまざまな機能がついている。さらに機能拡張すればより自社に合ったシステムにカスタマイズすることも可能だ。チャットツールなどと組み合わせて使えるかどうか確認しておきたい。

デバイス対応

 導入しようとしているシステムがどのようなデバイスに対応しているのか確認しなければならない。スマホやタブレットへの対応を確認しよう。

サポート体制

 システムについてわからないことがあった場合に、適切なサポート体制があるかどうかは確認しておきたい。丁寧なサポートがあれば、導入後も安心できる。

ペーパーレス会議の導入にあたって

 ペーパーレス会議の導入が成功するかどうかは、全社トップの経営層がコミットメントを示すことや、事前のノウハウ共有などがポイントだ。ペーパーレス会議を導入すれば、業務効率化やコスト削減が実現できる。ぜひ導入を検討していただきたい。

 ペーパーレス会議の導入にあたっては、Zoom会議など、Web会議システムが必要になるだろう。営業DXサービスのSansanを使えば、Web会議システムの際に背景に名刺のように会社情報や部署情報などを載せることができる。効率的な会議の実現のため、こちらも導入を検討してみてはいかがだろう。

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