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総務・法務 公開日: 2021.02.12

在宅勤務でも出社時のメリットを実現するために必要な二つのこと ー生産性向上でデメリットを解消ー

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 新型コロナウイルス感染症拡大の影響もあり、在宅勤務を導入する企業が増加している一方で、オフィスへの出社を継続する企業もある。本記事では在宅勤務を実施するメリットとデメリット、在宅勤務を導入するにあたって必要なことを解説する。

【画像】shutterstock

目次

企業の在宅勤務体制は二極化している

 新型コロナウイルスにより、企業をとりまく在宅勤務の状況は大きく変化した。東京都が従業員30人以上の都内企業を対象に実施した『テレワーク導入率緊急調査』によると、在宅勤務を「導入している」と回答した企業は、2020年3月時点では24.0%だったのに対して、最初の緊急事態宣言が発令された同年4月の調査では62.7%に急上昇。さらに、6.1%の企業が「今後予定あり」と回答している。

 一方で、「導入予定なし」と回答した企業も31.2%存在する。もちろんこの中には、現場仕事が中心で在宅勤務が困難な業種も含まれるが、事務・営業職などに絞った集計でも18.2%の企業は「導入予定なし」との回答だった。
 以上のデータから、新型コロナウイルスの流行をきっかけに在宅勤務の導入に踏み切る企業が多い一方で、導入せずにオフィスへの出社を継続する企業も一定数存在することが分かる。テレワーク導入・未導入の二極化が進んでおり、在宅勤務も出社もそれぞれにメリットがあることが読み取れるだろう。次項では両者が持つメリットについて説明していく。

オフィスへ出社する働き方の二つのメリット

 オフィスへ出社する働き方には多くの利点がある。主要なメリットとしては次の2点が挙げられる。

1. 業務に必要な情報がすぐに分かる
 オフィスに出社していれば、連絡を取りたい相手の電話番号やメールアドレスといった情報が必要になった際、机の中の名刺を探したり、同僚に聞いたりすることで、簡単に確認することができる。コミュニケーションを取りたいときに必要な情報をすぐに得ることができるのは、業務をスムーズに進行するために重要だ。

2. 同僚やマネジャーとのコミュニケーションが取りやすい
 同じ空間で顔を合わせて働くことで、一緒に仕事をする社員とのコミュニケーションが取りやすくなる点も大きなメリットである。互いの業務の進捗状況を把握したり、業務上の課題を相談したりすることができ、業務に直接は関わらないちょっとした社内の申請フローの確認などもリアルタイムで行える。
【画像】shutterstock

在宅勤務で得られる二つのメリット

 オフィスへ出社することのメリットは大きなものがある一方で、在宅勤務にもメリットはもちろんある。具体的には、次の2点が主要なものとして挙げられる。

1. 個人の状況に合わせた柔軟な働き方ができる
 在宅勤務は、往復の通勤時間が必要ないことに加えて、勤務時間の調整がしやすい。このことは、特に育児や介護をしながら働く人にとって、メリットが大きい。また、これまで通勤時間に充てていた時間をスキルアップの勉強に充てるなど、有効的に使うことで、業務のパフォーマンスの向上につなげられる。

2. 業務に集中することができるため、生産性が上がる
 在宅勤務に切り替えることで、これまで時間を割いていた、本来は不必要な会議や雑務の時間を削減できる効果も期待できる。会議の要件が絞られ、雑談も減ったことで討議の効率が上がったり、ちょっとしたお願いごとをされて作業が中断することが減ったり、という経験がある人も多いのではないだろうか。これによって本来取り組むべき業務に集中できるようになれば、生産性の向上にもつながるだろう。

 Sansanが2020年3月に実施した調査でも、「リモートワークは生産性を高めると感じますか」という質問に対し、在宅勤務を実施している企業の26.8%が「大変感じる」、44.3%が「やや感じる」と回答しており、在宅勤務を実施する企業の約7割の企業が生産性向上の効果を実感しているとの結果が出ている。

導入理由でも「生産性の向上」が上位

 「時間に縛られない」「生産性の向上」の二つのメリットは、在宅勤務導入の理由としても上位に挙がっている。先述の調査によると、在宅勤務を導入した目的で最も多いのは「ワークライフバランスの向上」の79.3%、次いで「業務効率、生産性の向上」の61.8%、「災害、パンデミック等非常時の対応」の46.0%だった。

在宅勤務を導入する企業は経常利益も増加傾向

 経常利益の面でも、在宅勤務の導入企業と未導入企業には差がみられる。総務省の『平成29年度版 情報通信白書』によると、直近3年間の売上高が「増加傾向にある」と回答した従業員300人以下の企業は、在宅勤務を導入している企業で27.8%、未導入の企業では24.5%となっている。

 さらに、直近3年間の経常利益が「増加傾向にある」と回答した企業も、在宅勤務導入企業が33.6%、未導入企業が22.3%となっており、在宅勤務を導入する企業のほうが成果を出せる傾向にあることが分かる。

出社のメリットを在宅勤務でも実現できるのが理想

【画像】shutterstock
 ここまで在宅勤務と出社、両方の働き方にそれぞれメリットがあることを示してきた。在宅勤務の推奨が進んでいる中、最も良いのは、出社のメリットを在宅勤務でも実現し、最大限の効果を実現できることではないだろうか。

 在宅勤務のメリットを最大限に享受するためには、導入前の準備が必要だ。準備が不十分な状態のまま見切り発車で在宅勤務を導入してしまうと、後から課題が見つかり、思うような成果につながらない可能性もある。

在宅勤務の課題とは?

 冒頭で触れた出社のメリットにも関係してくるが、アドビシステムズが実施した『テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果』によると、「在宅勤務を実施して感じた業務上の課題」を問う質問で最も回答が多かったのは、「会社にある紙の書類をすぐに確認できない」の39.6%だった。

 また、「テレワーク中の心理的・身体的課題」では、「同僚とのコミュニケーションの量が減る」の38.4%、「時間管理が難しい」の30.0%が上位に挙がった。実際の調査でも、在宅勤務における課題と表裏一体となった出社のメリットが読み取れる。
 在宅勤務を導入しても、このような課題のために業務に支障が生じれば、「やっぱり出社したほうがいい」という従業員の反応を招く可能性もある。そうならないために、在宅勤務時でも出社のメリットを実現する方法を次項で解説していく。

在宅勤務実現のポイント

 在宅勤務を導入するにあたっては、これらの課題を解決し、オフィスに出社したときと同等の働きやすさの実現を目指す必要がある。そのためのポイントとしては、以下の2点が挙げられる。

1. 顧客情報のデータ化
 名刺交換などで取得した顧客情報はテレワーク導入前にデータ化を行い、従業員が自宅からアクセスできる状態にしておくことが重要だ。名刺や紙のリストのままで会社の引き出しに保管されている状態だと、在宅勤務中にそれらの情報が必要になってもすぐに見ることができない。確認のためにその都度オフィスに出社するようなことになれば、非常に効率が悪い。

2. チームメンバーと円滑にコミュニケーションが取れる環境の整備
 在宅勤務は、対面でのコミュニケーションを行えないことから、チームメンバーが互いの業務の進捗状況を把握しづらくなる点がデメリットといえる。さらに、リアルタイムのコミュニケーションも減少しやすい傾向にあり、結果、業務効率の悪化を引き起こす可能性がある。そのため、チームメンバーの業務の進捗状況を可視化して、メンバー間のコミュニケーションを取りやすい環境を作ることが重要だ。

顧客情報のデータ化に適した方法とは?

【画像】shutterstock
 顧客や取引先の情報のデータ化にあたっては、後からデータを利用しやすい形で、かつ簡単にデータ化できる方法を選ぶとよい。法人向けクラウド名刺管理サービス「Sansan」は、名刺を専用スキャナーでスキャン、あるいは、スマートフォンから専用アプリで撮影するだけで連絡先や所属、役職などの情報をデータ化することができる。データへはパソコンやスマートフォンからアクセスして閲覧・活用できるので、在宅勤務でもスムーズに業務を行うことが可能だ。

 他にもメール一括送信の管理、チームメンバー同士の情報共有などの在宅勤務に心強い機能が多数備わっている。

在宅勤務においては、情報のデータ化やコミュニケーション課題の解消が重要

 在宅勤務の導入には、柔軟な働き方の実現、生産性の向上などのメリットがある。しかし、その一方で業務に必要な顧客や取引先の情報を確認できなかったり、チーム間のコミュニケーションが取りづらくなったりといった、オフィス勤務では簡単にできることが課題となる。

 在宅勤務の導入にあたっては、「顧客情報をデータ化する」「コミュニケーションを取りやすい環境を作る」の2点を中心に取り組むことで、オフィスと同等の働きやすさを実現することができる。この機会に在宅勤務での理想的な働き方を実現できているか、見直してみてはいかがだろうか。

 下記の資料では、在宅勤務を始める際に押さえておくべきポイントについて、より詳細に紹介している。ぜひ確認してみてほしい。

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