クラウド請求書サービスで業務効率化を推進、乗り越えるべき課題とは？

　クラウド請求書サービスとは、請求書や見積書、領収書などの発行を電子化できるクラウドサービスである。従来は請求書の発行は手書きするかExcelやWordなどを使って自分でフォーマットから作らなければならなかった。

　手書きの場合、毎回請求書を印刷し、押印したあと、封筒に入れ、宛名を書き、切手を貼って投函しなければならない。10枚や20枚ならなんてことはない作業だが、取引先が多い企業の場合は月に1,000枚以上発行する場合 もあるだろう。そのような企業の場合に毎回上記の作業を実施すると、バックオフィスの負荷も非常に高いものになる。

　このような作業を効率化するためのサービスがクラウド請求書である。クラウド請求書サービスなら「取引先の情報」「請求者の情報」「品名」「単価」「合計金額」などの請求書に必要な項目を入力するだけで、自動的に請求書のフォーマットに整形して発行してくれる。さらに、取引先への送付や発行済みの請求書データの管理などもクラウド上で実施してくれるのである。

　すでに発行済みの請求書データをテンプレート化して新しい請求書に流用できたり、毎月の定期的な請求書発行を自動化できたりする機能もあるため、請求書発行業務の効率化に有効であるとされる。

　クラウド請求書が注目を集めたのは人材不足によって業務効率化の必要性が高まったからである。

　バックオフィスの生産性が落ちる理由の一つが人材不足だ。バックオフィス業務は税制、法律、労働法、会計学などの専門的な知識やスキルが必要であり、営業やマーケティングなどのフロントオフィスの人材を流用しづらい側面がある。

　このような人材不足は、特に人的リソースが限定されている中小企業やベンチャー企業で顕在化しやすい。中小企業やベンチャー企業のバックオフィス社員は、少人数でバックオフィス全般の業務を賄っている場合が多いからだ。バックオフィス業務は決して簡単な仕事ではなく高度な専門知識が必要なのだが、リソースが限定されているとどうしても直接部門への投資を優先してしまいがちになる。その結果、バックオフィスの負担が増加してしまうのである。

　そこで注目されたのがクラウド請求書サービスだ。クラウド請求書サービスならテンプレートや自動化機能を使って請求書や領収書、見積書などの書類の作成を効率化できる。押印もいらなくなるためテレワークとも相性がよい。クラウド請求書サービスを利用すればバックオフィスの業務が効率化され、人材不足も低減されると期待されたのである。

　しかし、クラウド請求書サービスは依然として浸透していない。マネーフォワードが2021年3月に実施した調査によると、社員30名以下の中規模企業のうち61%が請求書を紙に印刷して郵送していることがわかった。ITやWebに馴染みが薄い企業では依然として紙の請求書を送付している場合が圧倒的に多いのである。

　その原因はクラウド請求書サービスの供給が発行側に偏っていたためと考えられる。請求書に関する業務は発行と受領の二つに分けられる。確かに、請求書を発行する際に電子的に発行すれば請求書の電子化はできるだろう。しかし、それは相手が受領してくれる場合に限る。

　法律的には請求書に決まり切った形式などなく、お互いが請求内容に合意していれば電子化された請求書でも法的効果が発生する。しかし、それでも電子化された請求書を発行する際には取引先もそれを了承しているのが前提となる。相手が電子化された請求書の受領を拒否しているなら、現実的には紙の請求書を送らざるを得ないだろう。

　また、企業が管理する請求書は自社から発行したものだけではない。取引先が発行し自社が受領した請求書も存在する。その際に取引先が電子化された請求書を発行してくれなければ、自社は紙の請求書を受領せざるを得ない。

　このように請求書の電子化が浸透しない理由は取引先の存在が大きいからである。「自社の書類を電子化したいから、貴社も対応してくれないか」と取引先に依頼するのはなかなかハードルが高く、断念してしまう企業も多いだろう。

　今までのクラウド請求書サービスは発行側に偏ったサービスが多かったのはすでに述べた通りである。

　しかし、実際には請求書業務は受領側のほうが課題は多い。なぜなら請求書は発行する企業ごとに形式が違うからである。受領したバックオフィスがそれらを同じ電子フォーマットに統一して管理しなければならない。

　例えば紙の請求書であれば、まず受領した紙の請求書をスキャンして電子化 しなければならない。さらに、スキャンしたあとは画像データにOCRをかけるなどして、文字検索できる形式に変換する必要がある。

　これらの処理はただ市販のプリンタでスキャンすればよいわけではなく、電子帳簿保存法によって要件が決まっている。電子帳簿保存法は2022年1月から改正された法律が施行されている。この改正の目的は書類の電子化要件の緩和である。今までの電子帳簿保存法の書類電子化要件は非常にハードルが高いもので、一般の企業が対応するのはほとんど非現実的ともいえる代物だった。

　改正によって要件は簡略化されたが、改正後も受領者の署名やタイムスタンプの付与、改ざんが不可能なシステムの利用など、日常生活で書類を電子化する作業よりはかなり手間がかかる。

　また、請求書業務はバックオフィスだけでやるものではない。多くの場合、受領するのはフロントオフィスのスタッフで、同じ部門の上司の承認を得たあと、バックオフィスに回ってくる。各部門担当者がバラバラに受け取った請求書を回収して仕訳・振込データを作成し、確認作業を行い、  銀行サイトに入力して支払いをする。これでは非常に手間がかかり、バックオフィスの業務を圧迫するし、人的ミスも多くなるだろう。

　このように、紙の請求書の受領業務は課題が多いにもかかわらず、取引先に電子化を依頼するハードルは高い。なぜなら、紙の請求書に固執する企業はITツールに苦手意識を持つ企業が多いからである。つまり、紙の請求書に固執する企業が請求書を電子化するには現場社員の抵抗や慣れないITツールの使用など、さまざまなハードルを乗り越えなければならない。請求書の受領業務が大変だからといって取引先に業務プロセス改革の労力を負わせるのは、その後の取引先との付き合いを考えるとなかなか難しいものがあるだろう。

　ここまで述べてきたような「請求書の受領側の課題」を解決できるサービスがBill Oneだ。取引先から送られてくる請求書は郵送であったり、メール添付であったり、クラウドへのアップロードであったりするが、Bill Oneはそれらのさまざまな形式・方法で送られてくる請求書を統一された電子フォーマットに変換してくれるのである。

　つまり、紙の請求書を希望している取引先からすれば、通常通り紙の請求書を送るのと何ら変わりない。ただ送付先がBill Oneのサービスセンターになるだけである。そして自社から見れば、Bill Oneが電子化した請求書のデータがオンラインで届く。これならば取引先に業務プロセスの改革を要求する必要もない。紙の請求書に固執している取引先であっても、請求書の送付先を変更するぐらいなら応じやすいだろう。

　Bill Oneが優れているのは2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法に対応している点である。つまり、従来ならバックオフィスの大きな負担になっていた電子帳簿保存法の要件を満たす紙の請求書のスキャンを、Bill Oneが代行してくれる。これにより、バックオフィスの負担軽減と人手不足の解消に寄与すると思われる。Bill Oneについて詳しくは以下をご覧いただきたい。