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総務・法務 2021.02.12

テレワークツールの価値を最大化させる方法とは

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 急速に進むテレワークの導入だが、効率的に行うためには注意すべきポイントがある。本記事では、2020年のテレワーク事情を振り返りつつ、テレワークツールの選定方法や他ツールとの連携について解説する。

【画像】shutterstock

目次

テレワークが急速に普及した2020年

 新型コロナウイルス感染症の拡大をきっかけに、多くのオフィスワーカーがテレワークを行うことになった。ここでは、実態調査を参考に、2020年のテレワーク事情について振り返っていく。

 2020年3月9日から15日の間で実施されたパーソル総合研究所による調査では、正社員のテレワーク実施率は13.2%で、テレワークを実施していない人のうち「希望しているができていない」割合は33.7%だった。

 同研究所は第2回調査も実施している。第2回は7都府県への緊急事態宣言発令後の2020年4月10日から12日の間に、全国2.5万人に対して実施したもので、こちらではテレワーク実施率は全国平均27.9%と、1カ月前の第1回と比較すると2倍以上に増えた。
 次は、公益財団法人日本生産性本部の『第1回 働く人の意識調査』で分かった、新型コロナウイルスが働く人にもたらした影響について。テレワーク実施者のうち、新型コロナウイルス収束後もテレワークを行いたいか尋ねたところ「そう思う」が24.3%、「どちらかといえばそう思う」が38.4%であった。テレワークを継続して実施したいと感じている人は6割以上となっている。
 この二つの調査からは、テレワーク導入の要望は高いものの、平均的にはまだまだ普及率は高くないこと、テレワークを継続したいと感じている人が多いことの2点が読み取れた。

 新型コロナウイルスの拡大が収束した後も、このアンケートのようにテレワークを継続したいと感じている人がいるのであれば、多くの企業でテレワークは継続されるだろう。そのためには、快適なテレワーク環境の整備が必要だ。自社内でできるテレワーク環境の整備の一つは、テレワークツールを使いこなすことだ。

テレワークツールの力を120%引き出せているか

【参考】shutterstock
 2020年はテレワークツールの需要が高まり、便利な機能が追加されたり、UIが使いやすくなったりしたものも多く、そうしたツールを導入した企業も多いのではないだろうか。下記にテレワークツールの代表的なものを挙げていく。

ウェブ会議ツール

 インターネットを介して、音声通話やビデオ通話といったコミュニケーションを行うことができる。通話だけでなくチャット機能や、PC画面上の資料共有・画面共有などの機能を備えたツールも多い。コロナ禍での在宅勤務をはじめ、地方や海外などオフィスから離れた場所に住みながらも柔軟に働く選択肢の一つとして、働き方改革の観点からも導入が進んでいる。

コミュニケーションツール

 従来ではメールが主だったオンラインでのコミュニケーションを、チャットやスレッド管理、タスク管理などで効率化することができる。プロジェクトやグループごとに情報共有の方法を整理することができ、必要なときにすぐに情報を参照したり、誰の担当業務なのかを整理したりするときに心強い。

労務管理ツール

 お互いに姿が見えないテレワークでは、労働時間や残業時間などの勤怠管理が難しいため、労務管理ツールを利用したい。システム上に出勤時間や退勤時間を入力することで、どの従業員がどれくらい残業しているかがすぐに分かり、残業代の計算なども効率的に行うことができる。修正がスムーズに行えるものやアラート機能を備えたツールもあり、紙書類の電子化が注目される中、導入する企業も増えている。

 しかし、これらのツールを単体で使用しているだけでは、ツールの半分程度の価値しか発揮できていない可能性もある。他のツールやシステムと連携させて使うことで、さらにツールの価値が増すのだ。次項では、業務を効率化するテレワークツールの連携例を詳しく解説していく。

テレワークツールの種類別におすすめの連携機能を解説

【参考】shutterstock
 では、テレワークツールを連携させることで起こる変化とはなんだろうか。以下を参考に自社で使っているツール同士を連携できないか確認してみてほしい。

1.ウェブ会議ツール×カレンダーツール

 ウェブ会議ツールとカレンダーツールを連携すれば、カレンダーツールにウェブ会議の予定を入れておくことでシームレスにウェブ会議ツールへ移動でき、参加者の予定をウェブ会議ツール上で確認できるようになる。

 ウェブ会議の予定をカレンダーへ入れ忘れることがなくなる、カレンダーへ入力する手間が省けるなど、オンラインミーティングを今まで以上に円滑に進められるはずだ。

2.ウェブ会議ツール×コミュニケーションツール

 次はウェブ会議ツールとコミュニケーションツールの連携について紹介していこう。ミーティング自体はウェブ会議ツール、会議への招待はコミュニケーションツールで行う。単独で使っている場合、ウェブ会議ツールでURLやパスワードを設定し、コミュニケーションツールでチャンネルに投稿し直す必要がある。

 二つを連携させることで、ウェブ会議ツールで作成した会議のURLやパスワードを、連携したコミュニケーションツールのチャンネルに参加している人全員に送信できる。また、会議を欠席した人に向けて、コミュニケーションツール上に会議の録画を残すこともできる。議事録と一緒に録画をチャンネル内に置いておけば、参加できなかった社員にも情報を共有することが可能だ。

3.コミュニケーションツール×労務管理ツール

 コミュニケーションツールは勤怠管理ツールとも連携できる。リモートでメンバーの状況を把握できるよう、勤怠管理ツールを導入している企業は多い。しかし、勤怠管理ツールを立ち上げてわざわざ打刻をするのは面倒である。コミュニケーションツールと勤怠管理ツールを連携させ、コミュニケーションツール上で打刻すれば勤怠管理ツールに打刻されるよう連携することで、社員の手間が一つ省けるのだ。

4.コミュニケーションツール×タスク管理ツール

 テレワークだと、社員のタスク状況や進捗状況が分かりづらい。タスク管理ツールは次の工程の担当者へバトンタッチしたり、チーム内で状況を把握しやすくしたりするものである。しかし、タスク管理ツールを導入してみたが、ツールの使い勝手がよくない、入力漏れが発生するといった理由で、中途半端な利用状況になってしまうことがよくある。タスク管理ツールとコミュニケーションツールを連携させ、タスクの納期のリマインダーを設定しておくことで、タスク管理ツールでの入力漏れを防ぐことができ、正確にタスクの進捗状況も確認できる。

テレワークツール同士の連携で、オンライン商談も成功させよう

【参考】shutterstock
 これまで見てきたように、テレワークツールは他のツールやシステムと連携させることで、その導入効果がさらに上がる。

 例えば、法人向けクラウド名刺管理サービス「Sansan」は、Microsoft社が運営するウェブ会議・コミュニケーションツール「Microsoft Teams」と連携でき、オンライン商談の受注率の向上にも寄与する。

 Sansan とMicrosoft Teamsの連携でできることは大きく分けて三つだ。
  • 商談相手の情報を事前に把握することで、準備万全に商談へ臨める
  • キーパーソンに対して的確な提案をし、商談をリードできる
  • 商談後の素早いアプローチや継続的なリレーションの強化ができる
 営業担当者なら、商談前に相手の名前や役職・正確な会社名などを把握し、情報を整理しておきたいものだ。日程調整の段階で相手の情報が把握できれば、商談の準備もスムーズに行える。

 詳しい使い方や、連携してできることの詳細などは下記でダウンロードできる資料に記載している。資料は無料でダウンロードできるので、ぜひチェックしてほしい。

テレワークツールの効果を最大化するためには、ツール同士の連携が鍵になる

 本記事ではテレワークツールの種類やツールの連携例を解説した。今のままでも満足していたかもしれないが、ツール同士を連携させることでさらに業務が効率化できる可能性を理解いただけただろうか。本記事を参考に、テレワークツールの見直しや連携の検討を行ってみてはいかがだろうか。

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