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総務・法務 2021.04.20

バックオフィス部門の生産性を飛躍させる、ペーパーレス化を実現する方法とは

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 リモートワークを取り入れる企業が増える中、紙の書類を扱うために出社せざるを得ないバックオフィス部門の担当者も多い。本記事では、よくある「紙からデジタル文書に移行できない事情」や、その課題を解消しペーパーレス化を行う方法を紹介する。

【画像】shutterstock

目次

進まないバックオフィス部門のリモートワーク

 新型コロナウイルスの感染症が拡大する昨今では、これまで当然とされてきた働き方を大きく変えていかなければならない状況になった。感染拡大を防ぐために、多くの企業では新しい働き方に適した環境整備に取り組んでいることだろう。ウェブ会議などのオンラインを活用したやり取りが普及し、リモートワークを取り入れる企業も増えてきたのではないだろうか。

 出社による対面での接触を減らして感染リスクを低減させるだけでなく、通勤など移動に伴う時間を短縮できるなど、在宅勤務のさまざまなメリットを享受しているビジネスパーソンも多い。営業部ではウェブ会議ツールを導入したオンライン商談が行われるなど、各部署で業務のオンライン化への対応が進んでいる。

 一方で、総務部をはじめとするバックオフィス部門ではリモートワークが進んでいないという課題に直面している企業も多いはずだ。

 実際に、イスプリが、従業員数が300人以下である企業の総務・経理・人事部の社員を対象に行った調査によれば、約53%がテレワークをせず出社して業務にあたっているということが判明している。
 では、バックオフィス部門でリモートワークを導入し、推進していくためには、どのような対応策を講じれば良いのだろうか。まずは、リモートワークを妨げている原因について見ていく。

今こそ、見直すべき紙の業務

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 バックオフィス部門のリモートワークが進まない大きな原因の一つとして、紙の書類でやり取りを行うアナログな業務が多いことが挙げられる。依然として多くの企業では、書類への押印作業や郵便物・宅配便の仕分けなど、出社して対応しなければならない作業に追われている担当者が多く存在する。このような非効率的なワークフローはリモートワークの阻害要因となるだけでなく、労働生産性を停滞させてしまうことにもつながる。

 ここでは、バックオフィス部門のリモートワークを妨げている代表的な二つの紙が関係する業務を具体的に挙げる。

請求書の処理

 電子化が進んでいない書類作業について、まずは請求書の処理が挙げられる。

 Sansanが行った「請求書に関する業務の実態調査2021」によれば、調査対象である882人の従業員のうち、請求書関連の業務のために出社している人は全従業員のうち83.7%もいるという結果になった。さらに、経理・財務部門に限って見ると、出社しなければならない従業員の割合は92.4%となり、バックオフィス部門でテレワークが浸透していない実態が数値として明らかになっている。

 また、同調査では調査対象の社員が働いている企業において、どのような形式の請求書を受け取っているかについてのアンケートも実施。すると、60%以上が「ほぼすべてが紙の請求書」と回答し、さらには半分以上の請求書が紙形式であると答えた人は9割以上いると分かった。
 このように、請求書を未だに紙で取り扱う企業が多く存在し、請求書の内容確認を行うために各部署の担当者や、総務・経理担当者、金額の承認を行うために、その部署の決裁者が出社しなければならないのだ。

会社案内や年賀状などの送付先リストの確認

 二つ目には、会社案内や年賀状などの送付リストの確認業務が挙げられる。

 多くの企業ではそれらを総務が担当するだろうが、送付リスト自体が紙で作成されていると書類を送る際に担当者が出社して確認しなければならない。

 また、はがきから契約書まで、取引先の連絡先が記録されている媒体が紙である場合も同様に出社する必要が生じる。

 それらの書類がデジタル化されていないとリモートワークが実現しない上に、膨大なリストを精査するに当たって担当者に大きな負担がかかるというデメリットもある。

 以上が、バックオフィス部門のリモートワークを阻害していることの多い、代表的な二つの紙の業務である。これらのアナログな業務を改善すべく、ペーパーレス化による環境整備を行っている企業も多いが、なかなか進められないというのが現状である。

 それらの業務のペーパーレス化が進まない原因としては(1)自社で進められるが、膨大な工数がかかる場合(2)相手企業の協力を得なければならない場合の大きく分けて二つのパターンが考えられる。それぞれがどのような障壁を抱えているのか、次では具体例を交えて説明する。

各業務における、ペーパーレス化の障壁

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 各業務でペーパーレス化を妨げる障壁になっているのは、以下の二つのパターンである。

1.「自社だけでできるペーパーレス化」における障壁

 上で述べたように、紙の帳簿で会社案内や年賀状などの送付先をリスト化している企業は多く存在する。その中には、ExcelやWordを使ってデータを管理し、ペーパーレス化を推進しようとする企業もあるのではないだろうか。

 しかし、一件ずつ取引先の宛名や住所を入力していくのは件数が多いほど担当者の負荷が大きくなり、間違った情報を入力してしまうような人的ミスが起きる可能性が高くなる。また、人的ミスの修正に加え、リストを更新する際も手動で新しい情報を入力する必要があり、逐一メンテナンスしなければならないという手間もペーパーレス化の障壁となっている。

2.相手企業の協力を得なければならないペーパーレス化における障壁

 業務のペーパーレス化は自社だけで完結しない場合もある。もし自社内でペーパーレス化が進んでいたとしても、取引先が紙ベースで書類を管理していては電子版の書類を相手にまで求めるのは難しいだろう。

 具体的に請求書の処理を例に挙げて言えば、未だ半分以上の請求書を紙で受け取っている人が9割いると先述した通り、全ての請求書を電子データとして相手企業に要求するのはまだハードルが高いと言える。

 というのも、各取引先に電子データで送るよう依頼するに当たって、自社の担当者とともに相手企業の担当者に対しても個別対応を取らせる手間が生じてしまうからである。請求書の処理一つとっても、相手企業の業務フローを変えてもらわなければならない課題に直面し、その解決は容易ではないだろう。

 このように、ペーパーレス化を進めるに当たり、自社・相手企業それぞれに潜む事情が障壁になっている。では、それらの課題を双方で乗り越え、バックオフィス部門の生産性向上を図るためにはどのような解決策があるのだろうか。

障壁を乗り越えてペーパーレス化を推進するために

【画像】shutterstock
 バックオフィス部門のリモートワークや生産性向上を実現するためには、さまざまな障壁をクリアしながらペーパーレス化を行わなければならない。

 バックオフィス部門のリモートワークを妨げている代表的な二つの紙の業務に対して、担当者の手間を省きながら高精度でデータ化し、相手先の負担無く実施するために活用したいのが、データを一元管理してくれるクラウドツールである。今回は数あるクラウドツールの中でも、クラウド請求書受領サービス「Bill One」および法人向けクラウド名刺管理サービス「Sansan」を紹介したい。

  「Bill One」では、Sansanの持つテクノロジーとオペレーションを組み合わせることで請求書に関する業務をオンラインで完結させることができる。相手企業が請求書の宛名を「Bill One」へ変更するだけで、多数の拠点や部門へバラバラに届いていた紙の請求書も、PDFの請求書も、あらゆる請求書がデータ化され、ひとつになって届く。そのため、相手企業の負担も少なく、請求書のペーパーレス化を実現できる。

 また、「Bill One」のベースとなる「Sansan」では、名刺をはじめとした顧客データを管理することで働き方改革をサポートする。会社案内や年賀状など顧客リストの作成・管理業務を効率化することも可能になるなど、担当者がこれまで感じていた負担を解消してくれるはずだ。

 以下からダウンロードできる資料では、上記の他にもさまざまな機能を詳細に記載している。実際にバックオフィス部門の業務が具体的にどのように変わるかも説明しているのでぜひ見てほしい。

ツール導入でバックオフィス部門の業務を改革

 バックオフィス部門の働き方を改善するにあたって、ITツールの導入が大いに役立つだろう。アフターコロナでさらに広まることが予想されるテレワークに対応するだけでなく、手間を省くことによって貴重な人的資源を有効活用し、有効企業の競争力向上につなげることもできるはずだ。

 ペーパーレス化ができていない、課題に直面して業務の一部しか進められていない企業は、今回紹介したツールを導入してバックオフィス部門の生産性向上に取り組んでほしい。

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