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総務・法務 公開日: 2021.02.01

バックオフィスの生産性を向上させる、これからのDX

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 さまざまな組織で導入が進む「デジタルトランスフォーメーション(DX)」。この記事では、DXの概念から、生産性の低い業務によって発生する問題、DXがバックオフィスに必要な理由などを解説する。

【画像】shutterstock

目次

DXは無関係? 企業活動を支えるバックオフィス部門の業務

 DXの推進は、営業などのフロントオフィス部門に限らず、経理や法務、総務といったバックオフィス部門にとっても重要性が高い。

 特に、業務の性質上、バックオフィス部門は契約書類の確認や請求書の送付など、重要な情報に触れる機会が多いが、売り上げに直接的に寄与しないため、デジタル化への投資は後回しになりがちだ。そのため、情報を紙のままファイリングするだけのアナログ管理のままだったり、デジタル化しているものの、過去の担当者から引き継がれた既存システムやExcelの構造がブラックボックス化し、手順が煩雑になっているなど、生産性が低くなっているという課題がある。
DXとは 
 経済産業省の「DX 推進ガイドライン」によると、デジタルトランスフォーメーション(DX)とは、「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズをもとに、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」と定義されている。IT化と大きく異なる点は、局所的に業務効率化するだけでなく、業務フローやビジネスモデルそのものを変革し、競争優位性を確保することにある。

 経済産業省は、「DXレポート ~ITシステム『2025年の崖』克服とDXの本格的な展開~」で「2025年の崖」という仮説を提唱。2025年はIT中核人材の引退、レガシーシステムのサポート終了などが重なるといわれている。この時期までにDX推進がされなければ、最大で12兆円の経済損失が生じると予測しているのだ。

 2019年にSansanが実施した調査では、「DXに取り組み中」と回答した企業は58%、「将来的に取り組む予定」と回答した企業は20%と、DXに対しおおむね前向きな企業が多いことが分かっている。また、企業規模で見ると、「DXに取り組み中」と回答した割合は大企業で70%、中小企業で51%と、大手企業が20%多い結果となった。

生産性が低い業務の例

【画像】shutterstock
 新型コロナウイルス感染症を契機としたテレワークの普及により、出勤を前提とした業務は機能しなくなりつつある。出勤する手間に加え、オフィス賃料やOA機器の維持・管理コストなどを考えれば、デジタルに移行した方が、効率だけでなくコストも大幅に削減できるだろう。しかし、業務の属人化や縦割り組織といった要因により、抜本的に業務フローを改革する必要があることから、現状の体制を維持してしまうケースも少なくない。例えばバックオフィス業務で、以下のような業務に時間を取られ、生産性が低下していないだろうか。

例1:アナログな業務

各部署から依頼される契約内容の確認
 契約書は重要書類であるため、デジタル管理に抵抗を持つ企業も多く、紙での管理で運用している事例も多くみられる。営業部門で商談が進み、過去の取引内容の確認が必要になった場合などに、契約書を管理している部門に問い合わせが集中してしまう。

代表電話の取り次ぎ
 会社宛にかかってきた電話を取り次ぐ際に、担当者を内線表や名簿から探さなければならない。また、知らない社員の場合、伝言を残すことも難しい。

例2:デジタル化したものの負担になっている業務

 デジタル化をすれば、生産性向上につながるかといえば必ずしもそうとは限らない。

Excelで作成したリストの重複確認や表記ゆれの確認
 Excelで顧客管理していても、例えば部署ごとにデータ管理を行っていると、データに重複や表記揺れが発生し、適切なデータ管理・活用が難しくなる。結果として、バックオフィスのデータのクレンジング作業が膨大になってしまい、本業務を圧迫してしまうこともある。

PDF化された請求書の確認
 紙の請求書をPDF化しても、発行元企業名や金額、支払日などの記載が誤っていないかの確認作業の手間は変わらないため、担当者の負担は軽減しない。

生産性が低い状態を放置することで、もたらされる弊害

 このような、バックオフィス部門でデジタル化されていない、あるいは、デジタル化されていても負担が大きい業務をそのまま放置すると、以下、二つの弊害が生じる。

業務負担が増える

 特に規模が小さい中小・ベンチャー企業では、バックオフィス部門に必要な人員を割けず、兼任しているケースも多くみられる。アナログ業務や、非効率なデジタル業務を放置したままにすると、バックオフィス部門が本来すべき業務に時間を投下できなくなることも。従業員の離職率も上がり、慢性的に人手不足のバックオフィス部門がさらに手薄になるといった負のスパイラルに陥ってしまうのだ。

属人的になる

 慢性的な人材不足という背景もあることから、業務が担当者任せになるケースも多い。万が一、担当者が退職してしまうと、構造はブラックボックス化し、いわゆる”パンドラの箱状態”になってしまう。このような問題を放置しておけば、いずれ大きなトラブルに発展してしまうだろう。

生産性向上を実現するためにはITツールの導入が鍵

 上記のような事態を防ぐためにも、業務をデジタル化し、DXを進めていくことが鍵となる。DXという言葉だけ聞くと難しそうだが、まずは、日常業務の生産性を向上させるためのITツールシステムの導入からはじめよう。

 法人向けクラウド名刺管理サービス「Sansan」では、紙の名刺をスキャンすることで、社内にある顧客情報がデータベース化され、一元管理できる。また、顧客情報を起点に、年賀状リストを作成したり、コンプライアンスチェックの一部自動化も実現可能だ。具体的に、バックオフィス部門の業務がどのように変わるかの詳細を資料にまとめたので、是非下記より、確認してみてほしい。

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