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IT・情報システム 公開日: 2021.09.24

IT導入補助金の対象とは? 手続きのスケジュールやおすすめツールを紹介

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 多くの中小企業・小規模事業者の間で注目されているのが「IT導入補助金」。ITツール導入に際する政府の補助金であるこの制度について、手続きや導入すべきツールの種類を解説する。

【画像】Shutterstock

目次

IT導入補助金とは?

 2020年、新型コロナウイルス感染症の拡大によって、今もなおさまざまなところへ影響を及ぼしている。中小企業・小規模事業者もその影響を免れることはできず、苦戦を強いられている企業が多い状況である。

 中小機構・企画部調査課が全国の中小企業・小規模事業者を対象に行った「新型コロナウイルス感染症の中小・小規模企業影響調査(7月度)」によれば、「前年同月比(7月)で75.9%の中小企業・小規模事業者が新型コロナウイルス感染症によりマイナス影響が発生及びマイナス影響が予想される」との回答が集まっている。
 今後も、しばらくは中小企業・小規模事業者に影響を与えるだろう。そのような中、苦境に立たされる企業に対する補助として注目されているのが『IT導入補助金』という制度。IT導入補助金とは、中小企業・小規模事業者などを対象に、その企業が抱える課題を解決し、生産性を向上させるITツール導入費用を、政府が一部補助するというものだ。

 2020年には、新型コロナウイルス感染症の拡大により影響を受けている企業を優先的にサポートする特別枠(C・D類型)を新たに設置。最大450万円を補助するなどの優遇措置が受けられる内容になっている。

 IT導入補助金は2017年に導入されて以来毎年、継続して実施されています。2021年の通常枠(A・B類型)及び
特別枠(C・D類型)の公募は2次締め切り分まで終了し、現在3次と4次の申請が可能(※2021年9月現在)。しかし、補助金制度への申請準備は複雑である。そのため、事前に何をすべきか、どのようなITシステムを導入すべきかを検討しておく必要があるのだ。

ITツールを導入するメリット

 ここでIT導入補助金を使ってITツールを導入した場合、どのようなメリットが得られるのかを見ていこう。

メリット①生産性が向上し従業員の負担を軽減できる

 一番のメリットとして、ITツールを導入することで業務が効率化され、生産性向上につながることが挙げられる。

 例えば経費計算をする際に活用できるITツールを導入すれば、経路を入力するだけで自動的にかかった交通費が計算される。また出張が多い企業では申請や承認作業に時間がかかり、ほかの業務を圧迫しているかもしれないが、ITツールによってスムーズに進められるだろう。こうした業務の効率化によって、必然的に従業員の負担も軽減される。

メリット②働き方が改革されて従業員満足度も向上する

 ITツール導入によってルーチンワークを自動化できれば、本当に必要な業務に集中できるようになる。そうなれば従業員の働き方も改革されるため、働きやすい職場環境が整い、従業員満足度も向上される。

 企業の従業員満足度が高ければ、社会的なイメージアップも図れることから、人材を確保しやすくなったり離職率を低下させられたりと副次的なメリットもあるだろう。そのほかの恩恵もあずかれるだろう。

メリット③大幅なコスト削減にもつながる

 自社の課題に適したITツールを導入すれば大幅なコスト削減につなげられる。例えば書類を紙で管理している企業は、ペーパーレス化に特化したITツールを導入してみてほしい。また人の手では何時間もかかってしまうようなデータの集計作業も、ITツールを活用すればわずか数秒で終わらせることができる。これは人的コストの削減にもつながるだろう。

IT導入補助金の種類

【画像】Shutterstock
 次にIT導入補助金の種類を解説していく。IT導入補助金は4種類あり、そのうちA類型とB類型は「通常枠」、C類型とD類型は「低感染リスク型ビジネス枠」に分けられる。

 またそれぞれに政府が定める必要なプロセス数(業務工程や業務種別のこと)が決められている点にも注意しよう。具体的には次のようなプロセスを指す。
  • 顧客対応・販売支援(共P-01)
  • 決済・債権債務・資金回収管理(共P-02)
  • 調達・供給・在庫・物流(共P-03)
  • 会計・財務・経営(共P-04)
  • 総務・人事・給与・労務・教育訓練・法務・情シス(共P-05)
  • 業種固有プロセス(各業種P-06)
  • 汎用・自動化・分析ツール(業種・業務が限定されないが生産性向上への寄与が認められる業務プロセスに付随しない専用のソフトウェア)(汎P-07)
 各類型によってプロセス数が指定されているため、必ず指定数以上の業務プロセスを担うソフトウェアを選ばなければならない点に注意してほしい。

A類型

 通常枠であるA類型のIT導入補助金は、中小企業・小規模事業者が自社の課題やニーズに合ったITツールを導入する場合の費用を、一部補助しサポートすることが目的である。ITツール導入によって業務効率化や売り上げアップ、課題解決などを図れるのだ。ちなみにA類型は前年度の内容と変わらない。

【補助対象者】
・中小企業(飲食、宿泊、卸・小売、運輸、医療、介護、保育などのサービス業の他、製造業や建設業なども対象)
・小規模事業者

【補助額】
30万円〜150万円未満

【補助率】
1/2以下

【プロセス数】
共P-01~各業種P-06から必ず1以上

【補助対象経費】
・ソフトウェア費
・導入関連費など

B類型

 もう一つの通常枠であるB類型もA類型と同じで、中小企業・小規模事業者の業務効率化や売り上げアップを図るためのITツール導入費用を一部補助するものだ。A類型との違いは、補助金の上限下限の幅が大きい点と必要なプロセス数である。

【補助対象者】
※A類型と同様

【補助額】
150万円〜450万円以下

【補助率】
1/2以下

【プロセス数】
共P-01~汎P-07から必ず4以上

【補助対象経費】
※A類型と同様

C類型

 低感染リスク型ビジネス枠に分類されるC類型は、新型コロナウイルス感染症の流行が落ち着きを見せない中で、ポストコロナの状況に対応したビジネスモデルにするための補助金制度である。

 ITツールの導入により労働生産性を向上させられることに加え、業務形態を非対面化できるツールが対象だ。これは感染リスクにつながるおそれのある対面接触の機会を低減させるためである。通常枠よりも補助率を引き上げて優先的な支援が行われる。そして2021年度からC類型はさらに「C類型-1」と「C類型-2」に分けられる。

【補助対象者】
※通常枠と同様

【補助額】
・C類型-1:30万円~300万円未満
・C類型-2:300万円~450万円以下

【補助率】
2/3以下

【プロセス数】
共P-01~汎P-07から必ず2以上

【補助対象経費】
通常枠の対象経費に加えて、ハードウエアレンタル費用も対象

D類型

 D類型は業務の非対面化およびクラウド対応が徹底されていることを前提に、複数のプロセスを遠隔地などで実行できるITツールを導入する際に選択可能となる補助金だ。テレワーク環境の整備に特化した補助金のため「テレワーク対応類型」などとも呼ばれる。

【補助対象者】
※通常枠と同様

【補助額】
30万円~150万円以下

【補助率】
2/3以下

【プロセス数】
共P-01~汎P-07から必ず2以上

【補助対象経費】
※C類型と同様

IT導入補助金対象のソフトウエア

【画像】Shutterstock
 ここまでIT導入補助金の制度について詳細を述べてきたが、どのようなソフトウエアを導入すればよいのかわからない人も多いだろう。ここで注意したいのが、政府にITツールの登録がされているソフトウエアを導入しなければ補助金の対象にはならないということだ。そこでIT導入補助金の対象となっているソフトウエアをいくつか紹介しよう。

Touch on Time

 「Touch on Time」はデジジャパンが提供しているクラウド型勤怠管理ツールだ。利用者は200万人以上(※2021年9月現在)と業界シェアNO.1を誇る。従業員の打刻やシフト申請以外にも有休管理や時間集計、タイムレコーダー機能などが搭載されている。

マネーフォワードクラウド勤怠

 マネーフォワードが提供している「マネーフォワードクラウド勤怠」は、勤怠管理の打刻や従業員の勤怠申請などをリアルタイムで管理できるソフトである。アップデートがあった際には無料かつ自動で更新してくれるため法改定があっても手間がかからない。

Google Workspace

 Googleが提供している「Google Workspace」は月額制のグループウエアだ。Gメールやカレンダーから、ビジネスに必要なドライブやウェブミーティングなどさまざまな機能がパッケージになっている。

Zoom

 遠隔地にいながらもウェブ会議をしたりコミュニケーションを図ったりできる「Zoom」も、IT導入補助金のツールとして登録されている。「プロプラン」や「ビジネスプラン」などさまざまなプランが用意されているため、自社に適したサービスが利用できる点が魅力だ。

PCA商魂・商管DX

 「PCA商魂・商管DX」はピー・シー・エーが提供している販売促進をサポートするクラウド型サービスである。販売・仕入れ・在庫管理を効率化するほか、細かい単価計算やロット管理、各種決済における手数料管理などもカバーする。

ビルメンッ

 ビルメンテナンス業に特化した「ビルメンッ」はビジネスコンピュータが提供している。契約台帳や請求・入金・売掛金などの管理といった基本的な事務作業をクラウド化できるシンプルなソフトウエアだ。経営分析までは必要ないと考えている企業におすすめしたい。

IT導入補助金を受けるために必要な書類

 では、IT導入補助金をもらうに当たって、どのような手続きや書類が必要となるのだろうか。はじめに、IT導入補助金の申請に必要な書類について見ていこう。必要書類は法人と個人事業主で異なる。

法人の場合

・履歴事項全部証明書
交付申請日を基準とし、発行して3カ月以内のものを用意する必要がある。

・法人税の納税証明書(その1またはその2)
納税証明書は直近のもので、税務署の窓口で発行されているものに限る。電子納税証明書は使えない。

個人事業主の場合

・運転免許証、運転経歴証明書、住民票のいずれか1点
住民票は交付申請日を基準とし、発行して3カ月以内のものを用意する必要がある。

・所得税の納税証明書(その1またはその2)
法人税の納税証明書と同様、納税証明書は直近のもので、税務署の窓口で発行されているものに限る。電子納税証明書は使えない。

・所得税確定申告書B
税務署による受領印や受領通知がなされた直近分のものに限る。

IT導入補助金に必要な手続きの流れとスケジュール

 必要な書類を確認したら、次に申請手続きの流れとスケジュールを理解していこう。2021年度におけるIT導入補助金の申請期間は次のとおりだ。

【通常枠(A類型・B類型)】
・1次締切分:5月14日(金)17:00 ※受付終了
・2次締切分:7月30日(金)17:00 ※受付終了
・3次締切分:9月30日(木)17:00

【低感染リスク型ビジネス枠(特別枠:C・D類型)】
・1次締切分:5月14日(金)17:00 ※受付終了
・2次締切分:7月30日(金)17:00 ※受付終了
・3次締切分:9月30日(木)17:00
また手続きは以下の7ステップで進めていく。

1.補助事業について知る

 まずはIT導入補助金の詳細について確認する必要がある。IT導入補助金の公式サイトや公式サイトにアップされている公募要領を参照しながら内容を把握していく。

2.導入するITツールを決める

 続いては、どのようなITツールを自社に導入すべきかを決める。会社の業種や抱える課題に合ったITツールとIT導入支援事業者を見つけていく。

 また、IT導入補助金の交付申請には「gBizIDプライム」のアカウントが必要となるので併せて登録しておこう。

3.必要な情報・書類を用意して交付申請する

 導入するITツールを決めたら、IT導入支援事業者と協力しながら交付申請を行う。流れは以下の4ステップである。
  1. IT導入支援事業者から「申請マイページ」に招待されたら、マイページを開設し申請を行う人の基本情報を入力する
  2. 基本情報の入力が完了したら、交付に必要な情報の入力や書類の添付をする
  3. 今度はIT導入支援事業者側が導入するITツールの情報や事業計画値を入力する
  4. 最後に入力内容を確認し、申請するに当たっての宣誓を行って事務局へ提出する

4.ITツールの発注や支払いなどを行う

 提出した内容について事務局から「交付決定」の承認を受けたら、ITツールの発注から契約、支払いなどを行う。交付決定の承認について連絡がないまま発注などを行うと補助金をもらうことができないので注意しよう。

5.事業実績について提出する

 続いては、ITツールを実際に導入したことが分かる証憑を提出する。こちらもステップ3と同様、IT導入支援事業者と協同で進めていく。
  1. 中小企業・小規模事業者側が「申請マイページ」より、用意した証憑を添付するなどして事業実績報告を作成する
  2. IT導入支援事業者側がその報告の内容をチェックし、さらに必要情報を入力する
  3. 最終確認を終えたら中小企業・小規模事業者側が事務局に報告内容を提出する

6.補助金をもらう

 5が完了すると、「申請マイページ」にていくら補助を受けられるか見られるようになる。補助額を確認した後に、補助金を受ける。

7.事業実施効果を提出する

 事業実施した効果について、期限内に報告することも忘れずに。中小企業・小規模事業者側は「申請マイページ」から情報を入力したら、IT導入支援事業者が「IT事業者ポータル」より代理提出を行い、交付の手続きが完了する。

 説明した通り、申請時にやるべきことはかなり多い。前もって、どのような情報が必要か、いつ何をどこに出せばよいかを確認しておこう。

経営課題別のおすすめITツール

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 以上、IT導入補助金を受けるために必要な書類と手続き7ステップについて見てきた。政府による補助を受けながらITツールを導入できるうれしい制度であるものの、前提として自社の抱える経営課題について理解していなければせっかくのITツールも有効に活用することは難しいだろう。

 そこで、自社内で生産性を下げている業務とはいったい何であるかをチェックできるリストを、下記に五つの観点から記載している。どの項目に当てはまるかを確認し、その上で最適なITツールを導入していこう。ここでは知名度が高く、使いやすいツールを主に紹介する。

書類での作業が多い

 書類がデータ上で管理されるのが主流である今、紙のままで管理していないだろうか? 書類が紙で管理されると印刷にお金がかかったりスペースがだんだんなくなったりとさまざまなコストがかかってしまう。また、必要な書類を取り出したいときにもなかなか見つからない……といった事態を招いてしまうことも予想される。

 書類での作業が多い、はんこ文化がまだ残っているなど、データ化が進んでいない場合はぜひペーパーレス化に特化したツールを活用してみてほしい。

 おすすめは弁護士ドットコム株式会社が提供する「クラウドサイン」だ。電子契約利用企業の約80%が利用しているサービスで、顧客とのやりとりは常に暗号化されている。また毎回自動でバックアップをとってくれる点も魅力だろう。日本企業では根強い紙文化を抜本的に改革し、ビジネスのスピードアップを図れるITツールといえる。

メンバーの業務進捗を把握できていない

 誰がどのような業務を行っているか、きちんと把握できているだろうか。業務が可視化されていないと業務が他の社員と被ったり進捗が遅れている場合に対応が後手になったりと、非効率な仕事環境が生まれる。部署移動による引き継ぎや不明点があった際の質問先にも困るだろう。自社の業務について見える化が進んでいないのであれば、タスク管理ツールを導入するのが良いといえる。

 「Backlog」は利用者の80%以上が「使いやすい」と回答したタスク・プロジェクト管理ツールだ。課題の担当者や締め切り日を設定することで、カンバンボードやガントチャートなどで全体的なタスクをリアルタイムに把握できる。またスプレットシートやカレンダーなどの外部サービスとの連携が豊富で、スムーズにタスクをこなせる点も魅力だ。

社員同士のコミュニケーションが不足している

 社内でのコミュニケーションを円滑に進めることは、ビジネスをスムーズに進めていくことにつながる。従来では電話やメールでやりとりを行うスタイルがメインだった一方、最近ではチャットアプリなどを活用することによってより素早く、気軽に意思疎通ができる時代となった。このようなコミュニケーションツールをうまく利用すれば、コミュニケーションコストを下げ、業務の生産性向上が期待できるため、導入を検討してみてはいかがだろうか。

 おすすめは「Chatwork」だ。Chatworkではコミュニケーションを円滑にするためにグループチャットやタスク管理、ファイル管理、ビデオ・音声通話などの機能が搭載されている。シンプルな使い方が魅力で、国内利用者数NO.1を誇っているコミュニケーションITツールだ。

メンバーの勤怠管理をアナログで行っている

 社員の勤怠情報を、帳簿やタイムカードなど手作業で集計していないだろうか? また、会社特有のやり方でデータ管理していても、入力に手間がかかる場合もある。

 そのような課題を抱えているなら勤怠管理ツールの導入がおすすめ。社員の労働を正確かつ簡単に管理することで、人事・労務部の労力や人件費が削減されたり法改正や組織の変更があった場合に柔軟に対応できたりと多くのメリットを享受できるだろう。

 先にも紹介した「Touch on Time」を試してみてはいかがだろうか。指紋認証やICカードを活用して打刻するため、勤怠打刻をするのにタイムカードやパソコンは不要だ。また月中の労働時間を管理し長労働時間を未然に防ぐためのアラート設定ができる。

適切に顧客データを管理できていない

 営業活動を行う上で、顧客データのリスト管理を適切に実施することは重要である。顧客に関する情報が社内で共有されておらずバッティングが起こると、業務の効率が悪いことはもちろん、顧客からのイメージは悪くなってしまう。信頼が失われ、取引を行うまでの障壁は高くなってしまうだろう。

 このような場合は、顧客管理ツールを導入すると課題が解消することが多い。営業、マーケティングといった多様なチャネルからの顧客データを統合して管理し、常に最新の状態を社内で共有できるツールを検討したい。

 法人向けクラウド名刺管理サービス「Sansan」は、名刺をスキャンするだけで顧客データをデータベース化し、さまざまなチャネルからの情報を一元管理できる。さらにSansanを活用することで、中小企業が抱える、人材不足や営業機会の損失といった課題解決の一助にもなるだろう。詳しくは資料に記載しているため、ぜひ確認してほしい。

過去のIT導入補助金の採択例

 ここでは2020年度のIT導入補助金を申請してソフトウエアを導入した過去の採択例を紹介する。

テレワークができる環境を整える

 コロナ禍によって急きょテレワークの導入を推し進めている企業も多い。そこで「とにかくすぐにでもテレワーク環境を整えたい」と考えたA社は、在宅で使用できるPCや従業員同士の連絡をスムーズにするコミュニケーションツールなどを導入した。

 初期費用も含めて導入総額180万円となったが、補助金申請で政府に135万円を負担してもらったため実質45万円でテレワーク環境を整えられた。

マンション管理業務を非対面化するためのクラウド化

 マンション管理業を営むB社では、基幹システムをクラウド化することで非対面業務へと移行を図った。マンション管理業務をクラウド化するためには、マンション管理に特化したシステムやクラウドデータベースツールが必要だ。

 初期費用も含めて導入総額が400万円と高額になったが、補助金で申請していた300万円が支給されて実質100万円でシステム導入に成功した。

販売管理の一新とテレワーク環境の整備をする

 EC事業を展開するC社では、ITツールによって従来の販売管理を一新したいと考えた。それと同時にテレワークができるような環境作りにも取り組んだ。このため販売管理システムとクラウド経費精算ソフト、そしてリモートアクセスツールを導入。

 費用総額は340万円となったが、255万円の補助金が支払われたため実質85万円で業務効率化と働き方改革を進められた。

 これらの採択例は過去のもので、2021年度のIT導入補助金では補助率が1/2または2/3となる。また補助金を申請しても一度は全額負担しなければならない可能性がある点にも注意してほしい。

今こそITツールを導入し、生産性の向上を

 経済への厳しい打撃が続く中で、生産性を向上させることは企業にとってこの先も避けられない課題。今回紹介したタスク管理、コミュニケーション、勤務管理、顧客管理など、さまざまな分野で多くのITツールか開発されている。自社の抱える課題と照らし合わせたとき、きっと解決の糸口となるITツールが見つかるだろう。

 ぜひ一度この機会に、IT導入補助金を利用して、ITツールの導入を検討してみてはいかがだろうか。

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