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マーケティング 公開日: 2022.07.11

ウェビナー(オンラインセミナー)のやり方とは?開催のメリットや注意点を解説

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 テレワークを導入する企業の増加で、ウェビナー(オンラインセミナー)が注目されるようになった。しかし、どうやって開催したらよいか分からない、手間や時間がかかっているという企業も多い。本記事はそんな担当者のために、ウェビナーのメリットや開催方法などについて解説する。

【画像】Shutterstock

目次

ウェビナーと会場でのセミナーの違い

 まずは、ウェビナーと会場でのセミナー(オフラインセミナー)の違いについて説明しよう。

 ウェビナーはPCやタブレットなどの通信機器を通してウェブ配信されるセミナーのことだ。運営側はカメラやマイク、インターネット環境を用意して配信し、参加者側はPCなどを通じて視聴する。配信・参加ともに好きな場所からでき、セミナーによってはアーカイブ配信も可能だ。オフラインセミナーは講師、司会、スタッフ、参加者など全ての人が会場に集まり、当然ながら会場の使用費用がかかる。新型コロナウイルス感染症の影響で密を避けるため、昨今はオンライン配信と併用するセミナーも増えているが、基本的には会場にいなければ参加できないのがオフラインセミナーだ。

ウェビナー(オンラインセミナー)を開催するメリット

 BtoBマーケティングの一手として、ウェビナーを開催するメリットを紹介する。

メリット①好きな場所から配信・参加可能

 ウェビナーは配信者・参加者ともに好きな場所でできるのが最大のメリットだ。新型コロナウイルス感染症の影響でテレワークをしている企業が増えているが、カメラやマイクなどがあれば自宅からであっても配信が可能だ。参加者側は移動時間のロスが無いため、参加時間ギリギリまで仕事や打ち合わせができる。忙しいビジネスマンにとって、ウェビナーはオフラインセミナーより、参加のハードルが下がったと言えるだろう。

メリット②新型コロナウイルス感染症などのリスクを軽減して、リードナーチャリングができる

 昨今の最大のリスクは新型コロナウイルス感染症だと感じている責任者は多い。ウェビナーなら同じ場所に集客せずに開催できるので、そのリスクを軽減できる。非対面で営業がしにくいと感じている企業が多い中、ウェビナーは会わずに行えるリードナーチャリングとして注目されている。  

メリット③録画すればコンテンツを繰り返し使える

 ウェビナーはリアルタイム配信にこだわる必要は無い。一度開催したウェビナーを録画し、参加者に見逃し配信を観てもらうこともできる。また、お役立ち資料として録画を配布し、リード獲得の一手としてもよいだろう。

メリット④リアルタイムでデータ収集ができる

ウェビナーツールを使えば、視聴回数や視聴開始時間、離脱時間といったデータを計測できる。セミナーの途中や最後でアンケートをして、参加者とコミュニケーションがとれるため、データ集計や振り返りが簡単にできるのがメリットだ。  

ウェビナー(オンラインセミナー)の配信方法

【画像】Shutterstock
 ウェビナーの種類は大きく分けて二つある。その違いやメリット・デメリットを解説していく。

1.ライブで配信する(リアルタイム)

 講師が話しているところをリアルタイムで配信していく方法だ。イベントやオフラインと併用して、会場の様子をオンライン配信することもできる。
メリットは運営と参加者がチャットやアンケートなどを通してコミュニケーションが取れることだ。配信環境が悪いと、雑音が入ったり映像が途切れ途切れになったりすることがあるため、何度かリハーサルをしてテスト配信をしておきたい。

2.オンデマンドで配信する(録画)

 もう一つは録画配信である。録画配信はカメラとマイクを用意してセミナーの内容を録画し、メールやホームページ上などでURLを公開して視聴してもらう。
 こちらの最大のメリットは、あらかじめ録画するので映像や音が途切れる心配がないことだ。好きな時間に視聴できることも参加者側にとってはメリットの一つである。配信中に参加者とコミュニケーションが取れないため、あらかじめ質問を募集しておいたり、課題を用意したりするなど、飽きさせない工夫が必要だ。

ウェビナー(オンラインセミナー)のやり方

 ウェビナーを初めて開催する担当者のために、ウェビナーの開催方法について紹介する。

流れ①テーマとターゲット、シナリオを決める

 集客できる内容かつ、自社製品の購買意欲につながるようなテーマを考えたい。経営層なのか担当者なのか、業界はどこにするかなど、ターゲットの選定も必要だ。セミナーを視聴した人がどうなってほしいか、この時点でシナリオまで考えておきたい。

流れ②開催方法の検討

 次は、リアルタイム配信か、オンデマンド配信か、ウェビナーの配信ツールはどうするかなどといった、配信方法を検討していく。

流れ③集客をする

 メールやDM、電話、広告、SNSやホームページでの告知などを通して、セミナー集客をしていく。集客方法は、予算、参加ターゲット、ハウスリストなどを考慮して決定するのがよいだろう。

流れ④セミナーの準備をする

 ①で決めたテーマに沿って、セミナーで話す内容やスライド、配布資料、開催後のアンケートなどを作成していく。講師や司会、カメラマン、会場などの手配も同時進行で行っていこう。ウェビナーでは配信トラブルに注意せねばならないため、リハーサルは必須だ。
 オンデマンド配信なら、遅くとも開催数日前までには配信内容を録画しておきたい。

流れ⑤セミナーを開催する

 セミナー当日、リアルタイム配信なら講師や司会、スタッフなどの手順を確認し、リハーサル通りに進行していこう。大規模なイベントや共催セミナーなら、ウェビナーの様子をSNSで実況配信すると、自社の宣伝になる。
 オンデマンド配信なら、メールやホームページで参加者へURLを知らせよう。

流れ⑥セミナー終了後はアプローチをかけ、内容を振り返る

 ウェビナーは終了後が一番肝心だ。アンケートを元に、受注確度が高そうな人、自社で解決する悩みを持っている人に対し、コンタクトを試みてみよう。

 まだ見込みが高くなさそうな顧客にも定期的に接触していくことが、課題発見時の第一想起につながる。ウェビナーは接触のきっかけとなるはずだ。

 また、視聴データを確認し、参加申し込み数と実際の視聴回数、離脱時間、アンケートの回答数などを振り返り、次のウェビナー開催に向けて改善策を講じよう。  

ウェビナー(オンラインセミナー)の参加者への連絡方法

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 次は、ウェビナー参加案内の伝え方についてだ。BtoC向けイベントなら、マス広告での告知も視野に入れたいが、BtoB向けはターゲットの目に触れるかどうかが肝心なので、ターゲットに合わせた集客を心がけたい。

メルマガを配信する

 BtoB向けのウェビナーなら、メルマガを使用してお知らせするのが一般的だ。過去に展示会に参加した人、名刺交換をした人、一度アプローチをしたことがある人など、新規の見込み顧客への配信はもちろん、クロスセルを狙いたいなら既存の顧客へも配信していきたい。ウェビナーの開催予定が複数あるのなら、テンプレートを作っておくと便利だ。メルマガはコスト面でも優れた手法であり、配信ツールと人件費以外はかからずターゲットにアプローチできる。

電話をする

 すでに接点や取引がある会社なら、営業担当者から声をかけてもよいだろう。特にターゲットに近い人へは積極的にセミナーのお知らせをしていくべきである。また、電話で効率的に集客を行うために、伝える内容をまとめたトークスクリプトを用意しておくこともポイントだ。

会社へDMを送る

 アナログな方法ではあるが、住所が分かっているのならDMを送ってみよう。DMはメルマガや電話に比べて費用や工数がかかってしまうものの、メルマガではリーチできないターゲットに対しても効果を発揮できる可能性もある。住所と名前さえ分かっていればDMが確実に届くため、デジタルだとどうしても読み飛ばされがちな情報を伝えたい際は活用してほしい。  

広告配信

 予算があれば、Web広告の配信も検討してみよう。広告配信の種類には、Google広告  やYahoo!広告、SNS広告、大手メディアとタイアップしたPR記事などがある。

自社のホームページやSNSなど

 無料でできるため、自社のホームページやSNSでも告知をしておきたい。SNSはtoC向けだと思われているが、昨今はBtoBでも会社全体でSNSに取り組み、影響力をつけている会社もあり、ウェビナーが開催されるたびに参加者からの投稿が盛り上がることが増えてきた。ホームページは従来のSEO対策をし、集客力のある記事からウェビナーのLPへ飛ばせるようにしておきたい。

ウェビナー(オンラインセミナー)を配信する上での注意点

 ウェビナーはオフラインセミナーの開催と比べると、配信イベントならではの注意点がいくつかある。

注意点①安定したインターネット環境を整える

 配信側のインターネット環境が一番大事だ。音声や画像が途切れてしまったり、途中で配信されなかったりしてしまうと、参加者の満足度は低く、離脱してしまう可能性もある。リードナーチャリングの一手として開催したウェビナーで、設備の問題で印象を悪くしてしまうのは避けたい。
 無線配信を有線にする、動画配信が安定しているツールを使う、テスト配信を何度か行うといった配信者側の工夫はもちろんのこと、参加者側にもインターネット環境を整えるように呼び掛けておきたい。

注意点②開催前にリマインドメールを送る

 ウェビナーは気軽に参加できる反面、忘れられやすくもあるため、オフラインセミナーと比べると参加率が劣ってしまうのが難点だ。そのため、開催一週間前、一日前、数時間前などに参加者へリマインドメールを送り、セミナーの存在をアピールしておこう。

注意点③参加者の理解度や疑問点を把握する

 仕事をしながら、移動をしながらなどの、いわゆる「ながら見」が多いこともウェビナーのデメリットだ。集中して聞いてもらえるよう、ウェビナーの中で参加者に質問をなげかけてみてほしい。回答はチャット機能でしてもらおう。
 コミュニケーションをしっかりと取れば、ながら見を防げるし、参加者の理解度や疑問点を把握できる。理解度や疑問点を知ることはセミナー終了後のアプローチにも役に立つ。

注意点④終了後のフォローを必ずする

 ウェビナー終了後は、アンケートや質問などを参考に、見込み顧客へコンタクトをとってほしい。セミナーは見込み顧客のナーチャリングを兼ねているし、アンケートや質問をしてきた人はある程度自社に良い印象を持っていることが多い。できれば翌日、遅くとも一週間以内に、インサイドセールスからの電話やメールで一度コンタクトをとり、見込み度を確認しておこう。

ウェビナー(オンラインセミナー)ツールの選び方

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 ウェビナーツールは多数あるが  、自社に合っているかどうかが一番のポイントだ  。選定方法について解説していく  。

選び方①ツールの導入コスト、利用料金

 社内で決裁を通すにあたり、コストは重要な要素だ。初期費用、月額料金、従量課金、プリペイドなど、予算に応じてツールを選んでいこう。

選び方②接続人数

 接続人数が多ければ多いほど費用が高くなる傾向がある。社内の人間が100人程度を相手に講演するのか、それとも芸能人やインフルエンサーを呼んで5,000人ほどを呼び込む予定なのか、ウェビナー開催規模と合わせて接続人数を決めておきたい。

選び方③アンケートやチャットなどのコミュニケーション機能

 リアルタイム配信は参加者を飽きさせないように、合間合間でアンケートやチャットを使ったレスポンスを呼びかけたい。あとで振り返りをするなら、アンケートの自動集計機能もあると便利だ。

選び方④サポートの充実度

 ウェビナーで一番心配なのが配信トラブルだ。リハーサル配信をするのはもちろんだが、当日何かが起こったときに問い合わせできるツールなら安心できる。問い合わせ時のサポートは日本語対応しているかも確認しよう。電話やメールで問い合わせができたり、ツールのマニュアル資料が用意されていたりなど、サポート体制が充実しているかもチェックして選ぶことを推奨する。

ウェビナー(オンラインセミナー)におすすめのツール

 この章では、ウェビナーツール3つを比較して紹介する。

ZOOM VIDEO WEBINARS (ズーム ビデオ ウェビナー)

 テレワークが広まり、一躍有名となった「Zoom」からはウェビナーに特化したプランがある。ZoomはURLにアクセスしてパスコードを入れるだけで誰でも接続できる。

・料金:¥10,700(月額)〜
・利用時間:1 回 30 時間まで、回数制限は無し
・最大接続人数:〜500人、〜1,000人、~3,000人など料金プランによる
・チャット:あり
・保存:保存可能

Cisco Webex Events (シスコ ウェブエックス イベント)

 オンラインミーティングツール「Cisco Webex」からもイベントに特化した「Cisco Webex Events」がある。「Cisco Webex Events」には「Webex Webinars」と「Webex Events(クラシック)」の2種類があり、インターフェースや機能が異なる。「Cisco Webex Events」は、機密情報を保護するセキュリティ技術や安全性主催者や参加者が交流しやすい機能が特徴だ。

・料金:問い合わせ
・利用時間:不明
・最大接続人数:~100,000 人
・チャット:あり
・保存:保存可能

Cocripo(コクリポ)

 コクリポは数百人程度の中小規模なセミナー開催に適したウェビナーツールだ。操作方法が簡単でシンプルなツールなので、見込み顧客が少ない、まずはスモールスタートを切りたい企業におすすめのツールである。

・料金:30,000円、70,000円(各税抜)
・利用時間:月間〜10時間、〜20時間(プランによる。追加購入が可能)
・最大接続人数:〜100人、〜300人
・チャット:あり
・保存:保存可能

ウェビナーの運営に行き詰まっている担当者におすすめしたいツール

 ウェビナーは集客上有効な手段である。しかし、セミナー運営についてノウハウを持っている担当者は少なく試行錯誤しているのが実情であろう。
Sansanでは、セミナー運営におけるさまざま  な課題を解決できるツール『Seminar One』 を展開し、BtoBビジネスのノウハウを提供している。ウェビナー運営に行き詰まっている担当者はぜひご覧いただきたい。

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