起業したら導入したい、ビジネスツールになるサービス

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　事業を興した初期はさまざまな手続きやタスクが多く猫の手も借りたい状況。今回は事業の手助けになり、企業が成長しても、継続して活用し続けられるサービスを紹介する。

　起業したばかりの頃は、少人数で起業運営にかかる全ての業務を行わなければならないため、業務過多になりがちだ。このような場合、事業運営をサポートする製品やサービスをうまく活用することによって、少人数であっても効率よく行うことができる。

　ここでは起業後から大企業に至るまでさまざまな企業で必要となるビジネスツールについて解説する。導入すべき理由や選定のポイントを押さえた上で、起業後に導入すべきツールを3つ紹介するので、ぜひ検討してみてほしい。

起業後にビジネスツールを導入すべき理由

　企業では、営業をはじめとする顧客とやり取りを行うフロントオフィス業務と、経理や総務、労務など、フロントオフィス業務の後方支援を行うバックオフィス業務がある。　起業し、会社を成長させていくためには、フロントオフィス業務とバックオフィス業務の双方をうまく機能させることが必要だが、煩雑な作業が多く、なかなか手が回らないということも少なくない。そこで導入したいのが「ビジネスツール」である。

　ビジネスツールとは、移動手段や物流システム、通信インフラ、メールソフト、顧客情報管理システム、営業支援システムなど、事業運営を行う上で必要なシステムのことを指す。特に起業したばかりの頃は、少人数であらゆる業務をこなさなければならない。そのため、効率的に業務を遂行できる環境を整えておくためにも、ビジネスツールの導入は必須とも言えるだろう。

最適なビジネスツールを選ぶポイント

　では、自社に最適なビジネスツールはどのように見つけたら良いのだろうか。ここからは、その選定ポイントを紹介する。

自社のサービスや運用形態に合っているか

　まず一つ目のポイントとして、自社のサービスや運用形態に合っているのかを見極める必要がある。各ビジネスツールはシステムやツールによって運用ルールが異なる。自社の運用形態と異なる仕組みであるビジネスツールを導入しようとすると、運用形態を改めたり、仕組み合致させるために一手間かかったりと、効率的な運用ができない。導入時には、自社サービスや運用形態との親和性を確認しておくことをおすすめする。

他サービスと連携できるか

　二つ目のポイントとして、API（Application Programming Interface：アプリケーションプログラミングインタフェース）が開放されているか、もしくは他のサービスと連携がしやすい仕組みになっているかを確認しておくと良い。APIとは、サービスの提供会社がその一部を公開して、他のソフトウエアと機能を共有できるようにしたものである。APIが公開されていれば、他のサービスに機能を埋め込み、サービス同士を連携することができるようになる。

　ビジネスツールとして活用されているサービスは、その一つひとつをとっても、業務を効率化し円滑な事業運営に寄与する。さらに各サービスを連携させることで、一つのサービスだけでは実現できない新たな活用ができ、業務効率化や営業活動の推進に役立つ。

長く使い続けられるか

　デジタル技術の発展により、ビジネス環境も日々変化していく中で、企業規模も、数年で数百名規模にまで成長することも珍しくない。企業の成長後も使い続けられるイメージが湧かないサービスは、どこかのタイミングで他サービスに乗り換える等のコストが発生してしまう。ビジネスツールとして企業を根幹で支えるシステムだけに、企業のフェーズに関わらず長く使えるか、というのは重要な視点となる。

起業したら導入すべきビジネスツール3選

　企業の成長に役立つビジネスツールは数多く存在する。ここでは、三つをピックアップし、各特徴や利用シーンを紹介する。

Kintone

　Kintoneはサイボウズ株式会社が提供しているビジネスアプリ作成プラットフォーム。Excelの読み込みやドラッグ＆ドロップを使うだけで簡単に必要なアプリの作成を行うことができるのが特徴。ビジネスの現場では、売上金の管理や出費の管理、勤務時間の管理などさまざまなシーンで、Excelなどを用いたデータ集計が必要となる。その度に高度な関数を組んでいては、時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーが発生する可能性もある。そのため、極力システム上で管理し、誰でも手軽に利用できる環境を整えておくべきである。

　Kintoneで作成できるアプリの例としては、カレンダービューから一覧で確認できる機能やコメントの受信機能がついた「日報アプリ」、売上管理や顧客分析を一画面に集約した「販促プロジェクト」などがある。その他、自社の事業運営に必要なアプリの作成についても、プログラミングが不要なため、エンジニアがいない企業であっても簡単に作成することが可能。またKintoneは、APIを活用して他のサービスと連携したり、JavaScriptやプラグインを使った高度な開発などもできるため、プログラミングに関する知識はあるものの、開発費を安く抑えたい、できるだけ早くアプリを完成させたいという場合にも活用しやすいツールだと言える。

Office 365

　Office 365は、日本マイクロソフト株式会社が提供しているツールである。メーラーの役割を果たすOutlookや文書作成ソフトのWord、表計算ソフトのExcel、プレゼンテーションなどに活用できるPowerPoint等、多くの企業で活用されている。

　Windows、Mac、iOS、AndroidなどのOS環境で利用ができるため、社内でも外出先でも場所を選ぶことなく、ドキュメントの作成や編集、共有などを行うことができ、業務の効率化に非常に役立つツールだ。

　また、すべてのファイルをオンライン上で管理することができるため、デバイスを横断してドキュメントを管理したり、同僚とドキュメントをシェアしたりすることができる。また、メールのやり取りだけでなく、ビデオや音声によるオンライン会議によって、遠方の顧客や出張中の社員と密なやり取りをすることもでき、ビジネスのあらゆるシーンをサポートしてくれる。

Sansan

　Sansanは、Sansan株式会社が提供している法人向けクラウド名刺管理サービス。ビジネスシーンで出会った人と交換した名刺は、紙のままでは管理がしづらく活用しきれない。また、もらった名刺を紛失するリスクもあるため、データ化して管理しておきたい。Sansanを活用すれば、名刺をスキャンするだけで、データベース化できる。全ての人脈が集約・共有されるため、企業が持つ全ての接点情報を一元管理するツールとして活用できる。例えば、営業活動時、相手企業とつながりがある社員がいれば、その人脈を活用してコミュニケーションを取ることで、より円滑に営業活動を進めることができる。

　また、名刺をデータ化し、名刺検索機能やタグ機能を用いることで、目的の名刺をすぐ見つけることができたり、大量の名刺を持ち歩かずとも手元のスマートフォンから情報を確認することができたりするなど、さまざまなシーンで業務の効率化が実現できる。

3分でわかるSansan

Sansanは社内の名刺を一括管理することで、企業の成長を後押しする名刺管理サービス。本資料ではSansan株式会社、そして、法人向けクラウド名刺管理サービス「Sansan」について簡単に紹介する。

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ビジネスツールを導入することで、企業の成長を加速

　ビジネスツールを導入すべき理由や選ぶ際のポイント、おすすめのビジネスツールを紹介した。起業したばかりの頃は、できるだけコストを抑えたいとは思うが、業務を効率化するビジネスツールをうまく活用することで、高い成果につなげることができるため、ぜひ、導入を検討してほしい。