働き方改革による中小企業への影響は？ 対応すべき内容を徹底解説

　働き方改革の話に入る前に基本的な予備知識をおさらいしておこう。働き方改革への取り組み方を考えるときには、自社の企業規模が非常に重要だ。

　「中小企業」の定義は、中小企業基本法によって厳格に定められている。

　定義は業種ごとに異なり、大まかに「製造業その他」「卸売業」「小売業」「サービス業」に分類されている。また、定義の尺度は二つあり、「資本金または出資金の総額」「常時使用する従業員の数」によって大企業か中小企業かが分けられる。

　注意すべきなのはこの二つの尺度が「または（or）」の関係であり、どちらか一方を満たすだけで中小企業に分類される点だ。例えば「製造業、建設業、運輸業その他」では「資本金の額又は出資の総額が3億円以下の会社又は常時使用する従業員の数が300人以下の会社及び個人」と規定されているが、これは資本金の額または出資の総額が3億円以下であれば、社員の数が300人以上でも中小企業に分類されるということである。逆に出資金の総額が3億円以上でも社員の数が300人以下なら中小企業となる。

　株式会社帝国データバンクは、2019年12月に実施した「TDB景気動向調査」と合わせて、特別企画「働き方改革に対する企業の意識調査」を行った。
※調査期間は2019年12月16日～2020年1月6日。全国23,652社を対象に調査し、有効回答企業数は10,292社。
　この調査結果によると、働き方改革に「取り組んでいる」と回答した企業数は60.4%だった。2018年8月に実施した前回調査では37.5％だったことから、1年超で22.9%増という結果に。

　これを企業規模別に見ると、次の表のようになる。

　働き方改革関連法は順次施行されているが、「時間外労働の上限規制」は2019年4月時点で中小企業への適用は1年間の猶予があった。企業規模別に取り組みの割合に差があるのは、こうした法規制のスケジュールも影響していると考えられる。

　今後、働き方改革関連法の適用範囲が広がるにつれ、中小企業での取り組み割合も徐々に増加していくと予測される。

　働き方改革に着手している企業は、具体的にどのような施策を打っているのだろうか。

　同調査では、働き方改革について「取り組んでいる」（60.4%）、「現在は取り組んでいないが、今後取り組む予定」（16.3%）と回答した合計76.7%の企業を対象に、具体的な取り組み内容を尋ねており、回答数上位10項目を挙げると次のようになる。（※複数回答可）

・休日取得の推進：77.2%
・長時間労働の是正：71.0％
・人材育成：49.6%
・健康管理の充実：45.9%
・職場風土づくり・ 意識の改善、コミュニケーションの活性化：44.7％
・業務の合理化や効率化のためのIT・機器・システムの導入：43.6%
・従業員の理解を得ること：40.8%
・定年の延長・廃止、継続雇用制度の導入：38.3%
・業務の集約化やプロセスの見直し・改善：37.5%
・経営層が率先して推進すること：37.4%

　結果から、「休日取得の推進」や「長時間労働の是正」を挙げる企業が多く見られた。これらの取り組みに対して、実際に企業が行っている施策には次のようなものがある。

・有給休暇も含めた休暇を最大限利用できる環境の整備
・社内業務をシステム化して労働時間を短縮
・時間外労働・休日出勤をデジタルで把握し勤怠管理を厳格化

　働き方改革の推進に積極的に取り組んでいる企業では、「従業員の心身の健康を配慮しつつ、働きやすく自己向上できる職場づくりを目指していきたい」など、前向きな意見が見られた。

　76.7%と、4社中3社が何らかの取り組みをしている（または今後取り組む予定としている）一方で、「以前取り組んでいたが、現在は取り組んでいない」「取り組む予定はない」と回答した企業も全体の10.9％存在した。その理由として多かったのが、「必要性を感じない」（34.2%）、「効果を期待できない」（25.4％）、「人手不足や業務多忙のため、手が回らない」（22.4％）などだ。

　働き方改革への対応の難しさという点では、積極的に取り組みを行っている企業にも多くの悩みがあり、次のような課題が挙げられている。

・労働時間と仕事量がイコールの関係になるため、時間短縮が社員の所得ダウンに直結しやすい（建設業）
・同一労働同一賃金で人件費は必ず上昇し、赤字になる可能性があるため、人員削減するしかない（製造業）
・資金力、余剰人員の問題、人材などが異なる大企業と中小企業を同じ法律で縛るのは厳しい（製造業）
・有給休暇を消化するタイミングが難しい。休むと工事が滞ってしまう（土木建築）

　人員や資金面に限りがある中小企業は、多くの課題を解決しながら働き方改革に取り組まなければならない。業種によっても取り組みに差が出てしまうことも課題である。

　2019年1月に発表された日本・東京商工会議所「働き方改革関連法への準備状況等に関する調査」によると、時間外労働の上限規制について「名前は知っているが内容は知らない」「名前も内容も知らない」と答えた企業が合計で39.3%にのぼった。また、施行時期についても「知らない」と答えた企業が33.7%に上っている。働き方改革に前向きか後ろ向きか以前に、世の中の働き方改革の動き自体を認識していない企業が4割近くあるのである。

　また、同調査によると、認識不足の傾向は企業の規模が小さくなるにつれて増加している。社員数100人以下の企業に母集団を絞ると、時間外労働の上限規制について「内容を知らない」と答えた企業の割合は46.4%に増加する。さらに社員数50人以下の企業を母集団にすると52.0%にもなり、過半数が認識不足である結果になった。

　企業が働き方改革に取り組む上で大きな課題の一つとなっているのが、「人手不足」だ。最適な人員配置ができていない結果、今いる社員の長時間労働や休暇取得率の悪化にもつながる。

　では、「人手不足」という課題に対して、どのような対策が打てるのだろうか。厚生労働省が開発した「働き方・休み方改善指標」を用いたコンサルティングに基づく対策例を見てみよう。

「人手不足」は、企業の事業活動にさまざまな影響を及ぼす。「人手不足」が引き起こす課題と解決ポイントには、次のようなものがある。

課題1：所定休日以外の有給休暇は、急な病欠などでしか利用できない
　人手不足の問題で、よく耳にするのがこの課題だ。有給休暇を取得しようと思っても、チームの負担を増やしたくないから休みが取れないという社員は少なくない。

　これを解消するためには、年次有給休暇の「計画的付与制度」などの仕組みを用意するという方法が挙げられる。全社員が制度を活用するために、人員配置・業務内容の見直し、支社・店舗間の応援人員の確保など、休暇取得促進に向けた働き方の見直しも同時に進める必要がある。

課題2：社員によって業務の効率にばらつきがある
　社員数が少ない職場では、業務が属人化しやすい傾向にある。そのため、社内でノウハウが蓄積されず、業務効率が上がらないという課題に直面しやすい。これを防ぐために、コミュニケーションツールの導入やIT化を進め、一人ひとりの社員の知識や経験を共有および収集できる環境を整えることが重要だ。

課題3：担当プロジェクト終了後、すぐに次のプロジェクトに投入される
　プロジェクト進行中はチームで動くことが多く、不測の事態への対処も求められるため、なかなか休暇を取ることができない。こうした状況が慢性化するのを防ぐためには、プロジェクト終了後には連続○日の休暇を取得するといった制度を設ける方法がある。連続休暇を加味したスケジュールや事業計画を、マネジャーや上長に義務付けることも必要だ。

　働き方改革に取り組んだ結果、人手不足という深刻な課題の解消につながった中小企業も少なくない。その立役者となったのがITツールの導入だ。

　これから紹介する2社は、いずれもIT活用を推進したことで業務効率化に成功し、働き方改革を実現できた。この2社はどのようにITを活用することで効果を出せたのか。それぞれの背景や具体的なIT活用の効果を紹介する。

温泉ホテルが顧客管理、予約管理、売上管理をITツールの活用で一元化
　新潟県南蒲原郡で旅館を営むホテル小柳。新潟の温泉地の一つである田上温泉にある4軒の旅館のうち最も規模が大きく、多くの宿泊客が訪れる。社員はパートを含め90名いるが、人手不足が課題であった。また、旅館での管理業務は手作業や重複作業が多く、マンパワーが必要なものばかり。人手不足解消とあわせて、業務効率化も進めていきたいと考えていた同社社長がIT活用に興味を示したのは、同業者からのアドバイスがきっかけだった。

　導入したのは、顧客管理や予約管理、売上管理など宿泊業に合わせたデータを連携・活用できるITツールだ。これらのITツールを採用したことで、現在ではインターネットからの予約データの取り込みや部屋割りまで自動で行えるようになった。また、予約データは調理予定にも自動で反映されるようになり、手作業による管理や入力作業が大幅に削減。スタッフはスマホ端末を持ち歩き、宿泊客の情報・メニュー変更にも素早く対応することができるようになった。

介護施設ではシフト管理、サービス実績記録をIT化することで時間削減を実現
　四国総合プランニングは、香川県高松市で複合型介護施設「檀紙」（だんし）を運営している。医療施設と連携した施設型介護サービスを展開しており、社員43名の内、大半が介護福祉士、あるいは、看護師の資格を持っている。

　同社のシフト管理は、これまで紙を利用した手作業で行っており、社員数が多いため、シフトの管理作業だけで毎月延べ3日の時間を要していた。また、提供したサービス内容を記録する「介護サービス実績記録」については、表計算ソフトを利用して作成していた。ファイルで日報、実績表などを作成し、それぞれの情報を演算式で連動できるようにしていたが、セルを更新して計算式を消してしまうなどのミスが多く、都度、その点検・やり直しに時間がかかっていた。

　同社は「IT導入補助金」を活用し、ITツールを導入することに。導入したツールでは、勤務シフト作成、介護サービス実績、勤務実績などの情報を一元管理することができる。これまで手作業で行っていたシフト作成をシステムが自動作成してくれるため、細かい調整だけで済むようになった。また、以前までの操作ミスによる修正作業もなくなり、書類作成の時間が大幅に削減されたことで、顧客への対応に集中できるようになったという。

　国がITツールの導入に補助金を出しているのは先述した通りだが、社員の労働時間の把握・可視化についてもITツールの活用が期待されている。

　時間外労働時間の上限が規制されるからといって、やみくもに残業を禁止するなどして勤務時間を短くすれば良いわけではない。仮に労働時間を短縮したとしても業務の量が変わらなければ、社員は短い時間で非常に高密度な業務を遂行せざるを得ず、与えられた業務時間内に仕事が終わらない社員が出てくる。

　その結果、社員は管理職の目を盗んで持ち帰り残業を行うようになりやすい。多くの会社では個人のUSBメモリなどにデータをコピーすることは禁じられていることが多いが、自分のプライベートのメールアドレスにデータを送ったり、会社のノートPCごとカフェに持ち出したりして持ち帰り残業を行う可能性がある。

　また、テレワークを導入していることで、持ち帰り残業はさらにやりやすくなる。その結果、未申告の隠れ残業が横行し、本来の業務時間と実態が乖離してしまう可能性がある。

　このような事態を未然に防ぐには社員の労働時間の正確な把握が必要だ。そのためにITツールの活用が期待されている。

　具体的には業務管理ツールの活用である。業務管理ツールとは社員の働き方のデータを収集し、集約して分析できるようにするツールだ。業務可視化ツールと呼ばれる場合もある。

　業務管理ツールにはさまざまな機能が搭載されているが、その中でもPCの利用状況の可視化機能が労働時間の正確な把握に役立つ。業務管理ツールがインストールされたPCではWord、Excel、ウェブブラウザなどのアプリの使用状況・使用時間が収集・分析され、管理職が把握できる。

　どこまで収集するかはツールにもよるが、どのアプリを何時間使っているかだけでなく、かなり細かい部分まで把握できるツールが多い。例えばどのファイルを開いているかまで分かるツールもある。この場合、一つのファイルの処理に時間がかかりすぎている社員がいれば、効率の悪い部分を改善させたり、別の社員に回したりするなど対策が取れるのだ。

　業務管理ツールをはじめとしたITツールを活用すれば、社員の仕事量を削減し、時間外労働の上限規制に対応できるだろう。

　DXを推進するなどして業務改善・業務効率化の実施をするのも重要な対策である。その理由は前のセクションで述べた通りである。

　いくら時間外労働を削減しても、業務の量が減らない限り社員の負担は軽くならない。

　この問題を解消するにはITツールを労働時間の把握だけでなく、業務改善・業務効率化に活用するのが重要である。例えばオンプレミスのシステムを利用しているなら、これをクラウドサービスに置き換えればサーバーの運用保守の業務を削減できる。中小企業ならサーバーの運用保守を担当している社員は他の業務と兼任である場合が多いだろう。サーバー運用保守業務をクラウドサービスに任せてしまえば、担当社員の手が空き、労働時間の削減に繋がると考えられる。

　さらに、スケジュール管理やプロジェクト管理ツールでの進捗状況の可視化、コミュニケーションツールによるコミュニケーションコストの削減、ワークフローツールによる申請承認手続きの効率化、ペーパーレス化による請求書業務の効率化などが考えられる。

　これらのツールはむやみやたらと導入すれば良いというものではなく、あくまでも既存の業務プロセスの改革とセットで考える必要がある。業務プロセスの改革は現場にとっては一時的に負荷の増大となり得るため、経営者と現場がしっかりとコミュニケーションを取った上で導入することが重要だ。

　時間外労働時間の上限規制には猶予期間が設けられている。まず全業種に適用される法律の施行時期の猶予期間である。本来、この法律は2019年4月から施行だったが、中小企業の施行時期は2020年4月まで猶予された。

　2022年現在では猶予期間は終了し、施行されているが、これとは別に特定の業種に限った猶予期間がある。

　中小企業のうち、建設事業、自動車運転の業務、医師、鹿児島県および沖縄県における砂糖製造業についてはそれぞれ下記の表の通りに猶予期間が定められている。

　改正労働基準法には代替休暇という制度が盛り込まれている。まず、１カ月について60時間を超える時間外労働について、法定割増賃金率を引き上げることとされている。しかし、突発的な事態によってやむを得ず60時間以上の労働をしなければならなくなる場合が考えられる。この場合、社員の健康が害される恐れがあるため、割増賃金分の有給休暇によって代替できるという制度である。

　休暇時間の算定式は以下の通り。

　ただし、この代替休暇の運用には注意しなければならない点がいくつかある。

　まず、代替休暇は労働基準法第39条で定められた年次有給休暇とは全く別のものだ。年次有給休暇が付与される要件は、６カ月継続勤務、およびその期間における全労働日の８割出勤だが、代替休暇はこの全労働日には含めないとされている。

　また、代替休暇は法定時間外労働が1カ月60時間を超えた月の末日の翌日から、2カ月間以内の期間で与えなければならない。もし期間内に取得されなかった場合には、割増賃金を支払う必要がある。

　この制度は大企業ではすでに施行されているが、中小企業については2023年4月までは猶予されている。したがってそれまでに代替休暇の検討を行う必要がある。

　働き方改革関連法が順次、施行される中で、企業は働き方改革への対応を迫られている。人材や資金面などに制限がある中小企業にとっては、課題も多く、なかなか積極的な取り組みに踏み出せないケースもある。

　そんな中で、国の補助金を活用したIT化の取り組みなどにより、人手不足を解消したり、業務効率化を図ったりしている中小企業の事例を紹介した。介護や接客業といったマンパワーが不可欠な職場でも、ITツールを活用することで、業務改善が実現し、結果として人手不足の解消へとつながっている。

　現在の職場の業務課題を改めて見つめ直し、業務効率化をきっかけに働き方改革への取り組みを始めてみてはいかがだろうか。