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その他ビジネス 2021.05.14

中小企業にこそ必要な「働き方改革」、推進すべき理由と効果的な取り組み方を解説

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 働き方改革関連法の施行に伴って労働関係の八つの法律が改正された。しかし、中小企業の働き方改革は取引先との兼ね合いもあって思う通りに進められない場合が多い。本記事では中小企業が働き方改革に取り組むべき理由と効果的な取り組み方について解説する。

【画像】shutterstock

目次

中小企業でも取り組むべき働き方改革

 中小企業で働き方改革に積極的に取り組んでいる企業の割合は大企業よりも少ない。2020年に発表されたHR総研の調査によると、働き方改革に「積極的に取り組んでいる」と答えた大企業は62%だったのに対し、中堅企業では30%、中小企業では22%となっている。中小企業が働き方改革に踏み切れない実情が浮き彫りになったと言える。
 しかしながら、中小企業においても働き方改革への取り組みは避けて通れない。働き方改革関連法(正式名称「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」、2018年成立)の中小企業への適用は大企業と比べてリードタイムが長かったとはいえ、順次適用されていくからである。2020年4月には時間外労働の上限規制、2021年4月には雇用形態に関わらない公正な待遇の確保、2023年4月には月60時間超の残業の割増賃金率の引き上げが、段階的に適用される。

この法律は働き方改革のために労働基準法、労働安全衛生法などの労働関連法規の改正について規定したもので、主な内容は以下の通りである。
  • 長時間労働の是正
  • 勤務間インターバルの導入
  • 有給休暇の取得義務化
  • 月60時間超の残業の賃金割増率引き上げ
  • 労働時間の適切な把握の義務づけ
  • 同一労働同一賃金
  • 高度プロフェッショナル制度の創設
  • フレックスタイム制の導入
  • 産業保健機能の強化
  • 労働者に対する待遇の説明義務
  • 裁判外紛争解決手続き規定の策定
 これだけ見ると企業の経営側にとっては一方的に負担が増すように見えるかもしれないが、働き方改革は経営側にとっても以下のメリットが考えられる。

1. 社員の満足度とやる気の向上
 労働時間の短縮やフレックスタイム制などの導入で社員が柔軟な労働時間を選択できるようになり、ワークライフバランスの充実が見込める。日常生活が充実することでやる気が向上し、スキルアップや労働効率の向上が期待できるだろう。

2. 企業のブランド価値の向上
 働き方改革に前向きな取り組みをしている企業は社会的な評価が上がり、企業のブランド価値向上につながるだろう。昨今は就職先を選ぶ際にCSRを重視する傾向が強いと言われており、優秀な人材が集まりやすくなることも期待できる。

3. 業務の効率化、生産性向上
 社員の働き方を変えることで業務の効率化、生産性の向上が期待でき、売り上げの向上や人的コストの削減につなげやすい。中小企業ができる業務効率化の方法としては大きく分けて以下のA、B、Cの方法が考えられるだろう。

A)業務のデジタル化と自動化:ITツールを導入して、人力で行っているアナログな業務をデジタル化し、自動化する
B)業務のマニュアル化:属人化している業務を共通化する
C)業務の簡素化:既存の業務を見直し、不要なものを削減する

 このうち、本記事ではAの業務のデジタル化と自動化について詳しく解説する。

アナログな業務をデジタル化し、生産性を向上させる

【画像】shutterstock
 ITツールの導入で無駄の多いアナログ業務を効率化したり、人力で行っている煩雑な業務を自動化したりすると、社員の業務負荷の削減につなげやすい。

 このような業務の代表例としては以下の三つが挙げられる。
  1. ダイレクトメールや年賀状の送付
  2. アプローチ企業や得意先への営業
  3. 業務引き継ぎ
 まず1については、各部署から名刺のコピーを収集し、エクセルなどに手作業で入力して送付先のリストを作る必要がある。この作業にある程度の工数を取られる。また、リストのメンテナンスを怠ると、得意先がリストから漏れてしまったり、送付先の誤りに気が付かずに送ってしまい届かなかったりするミスも発生しやすい。

 2については、先方の担当者の連絡先や過去に行ったやり取りを自社の担当者に確認する必要がある。また、そもそも得意先からの問い合わせに担当者以外の社員が対応した場合、その得意先と自社との取引実績を知らない場合も考えられる。その場合には適切なコミュニケーションが取れず、顧客満足度が低下する恐れがある。

 3については、組織変更などで業務の引き継ぎが発生した場合、担当する案件の情報や商談の状況をアナログなメモや口頭でやりとりするケースがある。これでは組織変更のたびに、前任者と後任者の間でやり取りが必要となり、非効率な状況が生まれてしまう。また、引き継ぎが正確にできていない場合、得意先とのコミュニケーションが適切に取れず、この場合も顧客満足度が低下する恐れがある。

 上記、三つの業務は、顧客に関する情報がアナログな方法で保存されており、属人化していることによって、非効率で不正確なコミュニケーションが発生している。このような業務はITツールの導入によって効率化することができる。効率化のポイントは、「顧客の情報や過去の商談情報のデジタル化」である。

顧客情報をデジタル化するために

【画像】shutterstock
 では、どのように顧客情報をデジタル化すれば良いのだろうか。一般的にはCRM(顧客管理)システムやSFA(営業支援システム)、MA(マーケティングオートメーション)の導入によって解決を図る場合が多い。

CRM
 顧客一人ひとりのニーズを細かくくみ取り、利益を最大化しようとする手法がCRMである。CRMシステムでは一般的には顧客データベースの管理やプロモーション機能、レポート機能が標準で含まれる。また、俗にCRMシステムを指して「CRM」と呼ばれるが、本来CRMは手法の名称であり、ITツールであるCRMシステムとは別の概念である。

SFA
 SFAもCRMシステムと類似した機能を持つITツールである。しかし、CRMがマネジメントに重点を置いているのに対して、SFAは営業担当者の支援に重点を置いている。データを参考に戦略を練る、あるいは、営業部やマーケティング部といった複数部門で顧客データを共有し、商談のデータも担当者間で共有できる。

MA
 上記二つと似たツールだが、こちらはマーケティングの支援に主軸を置いているのが特徴である。顧客データの収集・蓄積によって、収益のプロセスを可視化し、改善に取り組みやすくする。

 これらのITツールによって顧客情報のデジタル化はできるが、二つの問題がある。一つは、すでにアナログな管理手法で保有している膨大な顧客情報を一件ずつデジタル化するには、かなりの工数がかかってしまうこと。もう一つは、役職や連絡先など情報の更新が生じた場合に、逐一、顧客データのメンテナンスが必要であることが挙げられる。メンテナンス作業時には、情報の正しさの確認や更新作業にも工数がかかる。

 では、簡単に顧客情報をデジタル化し、データを活用できる状態で保管するにはどうすれば良いのだろうか。

正確な顧客データを構築するために活用できるITツール

【画像】shutterstock
 既存の顧客情報を正確にデジタル化するにあたって鍵になるのは、実は名刺データである。名刺は最も正確かつ最新の顧客情報であり、名刺をデータ化して管理することで正確な顧客情報を常に利用することができる。特に名刺管理サービスを使えば、顧客の名刺をスキャンし、デジタル化された顧客データとして取り込むことができる。名刺管理サービスを導入し、CRMやSFA、MAと連携させることで効果的に業務改善を進められるはずだ。

 法人向けクラウド名刺管理サービスのひとつとして「Sansan」を紹介する。専用端末で名刺をスキャン、もしくはスマートフォンで撮影するだけで、正確な名刺情報データベースを構築。AI+手入力で名刺を99.9% の精度で正確にデータ化がされる。また、SalesforceなどのSFAやCRM、MAとのデータ連携も可能である。名刺と過去の商談データとの紐ひも付けによって、当時の担当者情報や、商談内容を簡単に見直すことができる。また、案件の状況を共有し、提案内容を相談することもSansan上でできるため、営業活動の効率化を実現する。

名刺管理サービスの導入で働き方改革の第一歩を

 本記事では中小企業でも働き方改革に取り組むべき理由と、その第一歩としてのアナログ業務のデジタル化について解説した。顧客データのデジタル化によって業務の効率を高め、生産性の向上が可能である。ぜひこの機会に業務のデジタル化を通じた、働き方改革を検討してみてはいかがだろうか。

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