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仕事の引き継ぎをスムーズに行うためのITスキルをご紹介

その他ビジネス公開日： 2023.01.27

仕事の引き継ぎをスムーズに行うためのITスキルをご紹介

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　昇進、転勤、部署替えといった人事異動の辞令が出たら、可能な限り速やかに後任者へと仕事の引き継ぎを行う必要がある。特に、取引先の情報やコミュニケーションの履歴といった機密情報、人脈の引き継ぎは、前任者と後任者の作業を止めないためにも重要だ。

　本記事では引き継ぎ前に知っておきたい、リスクを最小限に抑え、スムーズに引き継ぎを行うための方法を紹介する。

顧客情報の引き継ぎミスで生じる、3つの損害事例

　引き継ぎにおいて、自分だけが知っている情報の引き継ぎには注意すべきである。その中でも特に、顧客情報の取り扱いには注意が必要となる。ここで引き継ぎミスが発生すると、顧客と後任者に多大な迷惑をかけることになるからだ。もし仕事の引き継ぎが上手くいかなかった場合、後任者に生じる損害を見てみよう。前任者も後任者も、「あるある」と共感できるのではなかろうか。

1．引き継ぎの時間不足から、仕事に慣れるまで時間がかかる

　「異動の内示が急だった」「自分も他の前任者や後任者との引き継ぎがあり、話す時間が取れなかった」などの理由で、十分な引き継ぎがなされなかった事例は数多く存在する。このような状況になると、後任者は業務内容を自力で理解しなければならないため、仕事に慣れるまでに多くの時間を要してしまう。仕事ではなく仕事の理解のほうに膨大な時間を費やすことになってしまい、イライラしがちだ。

2．口頭での引き継ぎによる聞き逃しや聞き間違い・認識のズレやミス

　「資料を作る時間がなかった」などの理由で、引き継ぎが全て口頭で済まされてしまったケース。口頭だけで伝えてしまうと、例えば仕事の流れを記載したマニュアルなどがない場合には、聞き逃しや聞き間違い、認識のズレやミスが頻発する可能性がある。こうなると、自分の手で何が正しい情報なのか整理ができず、前任者が退職等で連絡が取りづらい場合は、後で確認することもできない。

3．コミュニケーションの履歴が不透明であることのリスク

　特に属人化しやすい事例として、相手とのコミュニケーション履歴が該当する。相手の個人情報は名刺を見ればすぐに把握できるけれども、前任者が行った提案内容や、担当者の好みなどの詳細までは分からない。先方に却下された提案や当人同士にしか知り得ないコミュニケーション履歴は、仕事をスムーズに進めるための重要性が高い。そのため、引き継ぎにはコミュニケーション履歴も含める必要がある。

引き継ぎミスが後の大きなトラブルに発展する恐れもある

　引き継ぎの損害事例には、時間や資料の不足に加え、「引き継ぎの資料はもらえたが、本人にしか分からない仕様だった」「前任者と後任者の打ち合わせがなかった」「上司のフォローがなかった」などの問題が挙げられる。
　前任者の引き継ぎや会社のフォローが不十分でも、後任者は顧客に対して責任をもって仕事を行わなければならない。できるだけスムーズに業務を引き継げるよう、普段から業務の整理をしておくことが重要である。

スムーズな仕事の引き継ぎに必要な3つの手順

　後任者が滞りなく仕事を引き継ぐために前任者が行うべきことは、以下3つの手順を踏むことである。これらのステップを踏むことで、スムーズな引き継ぎの準備が完了する。

1．引き継ぎをするべき後任者とスケジュールを決める

　前任者は引き継ぎのスケジュールを決める際、まずは後任者に仕事の全てを説明するためのミーティングを行うようにする。異動前後は自分の業務も多忙になりがちなので、遅くとも異動の1〜2週間前には引き継ぎを始めておきたい。引き継ぎのミーティングを行う前に仕事の全容を書き出し、「どのような業務内容を、誰に、どのように説明するのか」を明確にしておくことが重要である。マインドマップや箇条書きを使い、業務の流れや要点を洗い出しておこう。

2．前任者は作成した引き継ぎ資料を渡し、後任者に内容をチェックしてもらう

　仕事内容の洗い出しが終わったら、引き継ぎに必要な項目を資料にまとめ、後任者に一度確認してもらう。自分では分かりやすいと思っている内容でも、人によっては専門的だと感じることもある。また、業務フローだけでなく、トラブルへの対処法や顧客とのやりとりなど、前任者の仕事内容が詳細に把握できる内容になっていればより親切だ。前任者からもらった分かりやすい資料は、滞りのない引き継ぎに直結できる。

3．異動後のフォローも行う

　引き継ぎを終えて異動になった後でも、可能ならば、必要に応じて後任者のフォローを行う。あらかじめ「何か分からないことがあれば連絡をしてください」と声がけをしておくのはもちろんのこと、異動した初日や、後任者が業務に慣れてくるはずの1～2週間後にこちらから連絡することも重要である。退職などで自分が対応しきれない時は、異動前の部署の同僚にフォローをお願いしておくと親切だ。後任者の中には、なかなか周囲に質問できなかったり、業務内容に詳しい人をすぐに把握しきれなかったりすることも多いため、前任者や配属部署の同僚が協力的な姿勢を見せることで、後任者の負担を大きく減らすことができる。

大きな損害を引き起こす「顧客情報」の引き継ぎ漏れ

　トラブル事例でも紹介した用に、引き継ぎにおいて、自分だけが知っている情報の引き継ぎは注意すべきだ。特に顧客情報については、引き継ぎ漏れがあると顧客や後任者に迷惑をかけてしまう可能性が高い。

　しかし、個人の人脈情報を引き継ぐには、情報量の多さがネックとなる。先に紹介した、引き継ぎの3つの手順をこなすだけでも、作業のために膨大な時間を要することになる。短期間で自分の持つ人脈を文面にすることは難しいため、普段から名刺情報と一緒に情報を整理しておけるITスキルが大切である。

仕事の引き継ぎをスムーズに行うには、名刺情報の一元化がカギ

　取引先の担当者情報や、これまでの打ち合わせの議事録などをあらかじめ一元管理できていれば、連絡先情報とコミュニケーションの履歴をスムーズに引き継ぐことができる。これらの情報を管理・共有するのに最適な手段として、営業DXサービスが挙げられる。社員が所有する名刺のデータ化をはじめとし、名刺をスキャンするだけで、顧客情報のデータベースを構築することができる。名刺管理の煩わしさをなんとかしたい人はもちろん、名刺情報とコミュニケーション情報を紐付けて引き継ぎ業務をスムーズに行いたい企業におすすめである。

営業DXサービスの導入で共有や引き継ぎもラクになる

　営業DXサービスは、名刺の情報にさまざまな顧客情報を紐付けて管理できる点が大きな特徴。氏名や会社の住所といった顧客の基本情報はもちろんのこと、取引を通して分かった先方の好みや、接点がある同僚の名前、商談の成否など、属人化しやすい情報を一元的にまとめることが可能である。

　さらに、普段から全社員で顧客情報を共有しておくことにより、以下4つのメリットを享受できる。

紙の名刺の引き継ぎが不要になる
どの部署でも同じインターフェースで顧客情報を管理・共有できる
異動後でも、異動前の顧客の動向を把握しやすい
他部署の人脈や情報を、自身の部署に紐付けて活用できる

　営業DXサービスを利用して全社で顧客情報を共有することで、顧客情報の属人化を防ぐだけでなく、さまざまなメリットが得られる点が魅力である。

異動後も組織の活動を止めないために

　昇進や転勤といった人事異動の辞令は、急であることが多い。人事異動があった時でも、組織の活動を止めないために、「Sansan」を始めとする営業DXサービスなどを活用することを検討してみてはいかがだろうか。スムーズな引き継ぎは、風通しの良い企業関係を構築する上でも必要不可欠であると言える。

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