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その他ビジネス 公開日: 2019.11.08

もらった名刺を上手に管理する3つの方法

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 机の引き出しに大量の名刺を入れっぱなしにしていないだろうか。もらった名刺をそのまま保管しているだけでは、名刺を有効に活用しているとはいえない。名刺管理には、名刺ホルダーを使った方法やデジタル化するなど、いくつかの方法がある。ここではもらった名刺を上手に管理する3つの方法を紹介する。

    目次

名刺に必要な情報を書き込む

 名刺をもらったら、まずは「情報」を書き込む。名刺に必要な情報は以下の3点。
  1. 会った日付(例:2016.9.1)
  2. 会った場所(例:東京・池袋)
  3. 仕事の要件(例:新商品について)
 また、必要があれば、特徴的なエピソードなども付け加えておくと良い。初対面の人の場合、その人の趣味や、見た目の特徴などを書いておくと、後日、話をするきっかけになる。

もらった名刺はいつ整理するか

 もらった名刺は、できればその日のうちに整理するようにしよう。人の記憶は曖昧なもの。会った日付やエピソードは、その日のうちは思い出せるものの、時間が経つほど思い出せなくなる。そのため、もらった名刺は「その日のうち」に整理することを心がけよう。

1年に一度は名刺の整理をする

 さまざまな折に名刺交換をしていると、受け取った名刺が想像以上に多くなってくる。そこで、1年に一度は名刺の整理をする習慣をつけよう。特に名刺ホルダーやノートなど、アナログな方法で名刺管理をする場合、名刺が増えてくると場所を取ってしまう。その場合、滅多に会うことがない人の名刺は別の保管場所に移動させる、名刺を交換してから会っていない人の名刺は思い切って処分するといった対処法を考える。ただし、処分する場合、名刺には個人情報が記載されているため、そのままゴミ箱に捨てず、シュレッダーにかけるなどしてから処分しよう。

名刺の管理方法

 ここからは具体的な名刺管理の方法を見ていこう。

名刺ホルダー

 名刺管理で最も多くの人が取り入れているのが、「名刺ホルダー」を使った方法だ。クリアファイルなどの名刺ホルダーに入れるか、ボックス型の名刺ホルダーを使い管理する。会社順に分けたあと、名前を50音順に分けて保管するのが基本だ。

 ただし、クリアファイル型の名刺ホルダーで保管した場合、50音順の途中に挿入するときに手間がかかるというデメリットもある。その場合、ボックス型の名刺ホルダーで管理すると、入れ替えの手間が省ける。

 名刺ホルダーを使った名刺管理はアナログな方法のため、導入しやすい反面、名刺を探すのに時間がかかるデメリットがある。名刺探しの時間を削減したい場合は、デジタル化も視野に入れるべきだ。

ノート

 名刺ホルダーと同じくアナログな名刺管理の方法に、「ノート」を使った方法がある。ノートを使った名刺管理のメリットは、コストが安い、管理が簡単などが挙げられる。

 名刺管理に使用するノートはA4、もしくはB5を使う。A4なら1ページあたり10枚(縦5枚×横2枚)、B5なら1ページあたり8枚(縦4枚×横2枚)の名刺を貼ることができる。書類サイズの汎用性を考えると、A4ノートを使うのがおすすめだ。

 ノートを使った名刺管理では、グループごとに貼っていくのがコツ。ただし、ノートを使った名刺管理では、50音順での整理はできない。50音順での整理をしたい場合は、名刺ホルダーを使うか、デジタル化をした名刺管理がよいだろう。

デジタル化の方法とメリット

 最後が名刺をデジタル化して管理する方法だ。近年、急速に普及している。

 名刺をデジタル化して管理するメリットには、大量のデータを持ち運べることが挙げられる。また、デジタル化しているため、名刺を紛失するリスクも少ない。さらに、画像を文字データとして登録するため、検索性に優れていることもメリットとしてあげられる。

 デメリットは、過去に受け取った名刺の取り込みに時間がかかることだ。そのため、新しく名刺をもらった分のみをデジタル化し、過去にもらった分に関しては、必要が生じた際に行うといったことをおすすめする。

まとめ

 もらった名刺を上手に管理する3つの方法を紹介した。名刺管理にはアナログなものとデジタルを駆使した方法があり、それぞれメリットとデメリットがある。自分に合った名刺管理の方法を取り入れて、仕事をより快適に進められるようにしていこう。

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