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経営企画 2020.06.02

ITツール・アプリを活用したオンラインでの新しい働き方

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 新型コロナウイルス感染症の拡大を受け、テレワーク(リモートワーク)の導入を進める企業が急増している。

 多くの中小企業では、業務をどのようにオンラインへ切り替えれば従来通りの業務の生産性を保ちながらテレワークができるのか、頭を悩ませているのが現状だ。

 本記事では、テレワークでも支障なく業務効率化を図れる、代表的なITツールを紹介する。

目次

テレワークで活用できる、業務別ITツール・アプリ紹介

 テレワーク導入後も、従来通りの生産性を担保するためには、各業務のIT化が鍵となる。業務内容に適したITツール・アプリを活用すれば、通常勤務と同じ業務をテレワークでも継続することができる。特に、クラウド型サービスはインターネット環境さえあれば、いつでもどこでも場所を選ばずに業務を行えるので導入を検討したい。

 さらにIT化が推進されることで、ムダな業務や属人的な業務が可視化され、生産性の向上にもつながる。削減された業務時間やコストは、自社のコア事業領域へ集中させる再配分を行うことで、新規事業開発や営業・マーケティング活動の強化を実現することも可能だ。

 ただ、実際にテレワーク導入を検討するとき、自社のどの業務を対象に、どのITツール・アプリを活用したら良いのか、迷ってしまう担当者も多いだろう。

 次項からは、コストとリソースを多くは割けない中小企業の担当者向けに、テレワークにおすすめの代表的なITツール・アプリを紹介する。大きく分けて次のようなジャンルのITツール・アプリがある。
  • 労務管理ツール
  • ペーパーレス化ツール
  • ビジネスチャットツール
  • WEB会議ツール
  • クラウド名刺管理ツール

マネジメントの目が行き届かない不安を拭う「労務管理ツール」

 労務管理ツールは、オンライン上で労務管理・業務管理ができるITツール・アプリだ。従業員一人ひとりの勤怠や業務内容が可視化されるため、人事評価に生かすこともできる。

労務管理ツールのポイントは3つ。

  1. 勤怠管理:出勤、訪問、休憩、移動、退勤の管理。GPS位置情報の把握も可能。
  2. 在席管理(プレゼンス管理):従業員が在席中か、話しかけても良い状態かをリアルタイムに表示。パソコンログの確認や作業パソコンの不定期画面キャプチャなどによる作業実態の把握も可能。
  3. 業務管理(プロジェクト管理):スケジュール共有、業務タスク・進捗管理、業務ファイル共有などが可能。
 基本的な機能である従業員の勤務時間(始業・終業・休憩)の打刻機能、スケジュール共有、さらに評価制度を含めた、プロジェクト管理・タスク管理まで幅広く行えるツールの導入が望ましいだろう。

総合グループウェアとして定評のある「サイボウズOffice」

 サイボウズOfficeは、スケジュール、メッセージ、ファイル共有、ToDo管理などの機能を搭載し、メンバー間で情報共有できる多機能なグループウエアだ。稟議書、交通費申請、休暇申請などの申請・決裁の電子化も可能で、全社的なテレワーク実施の際にもスムーズな社内申請処理が行える。
ITツール・アプリ名 サイボウズ(Office)
提供企業 サイボウズ株式会社
URL https://www.cybozu.com/jp/
ITツール・アプリジャンル 総合グループウェア製品。クラウド型とパッケージ型がある。
機能・特徴 スケジュール管理/施設予約、メッセンジャー、掲示版、ファイル管理、ワークフロー管理、WEBメール、電話メモ、アドレス帳・ユーザ名簿、プロジェクト管理、ToDoリスト、タイムカードなどを多機能に利用できる。
利用形態/対応OS パソコン、スマートフォンなどのブラウザのみで利用可。 Windows、MacOS、Android、iOSに対応。
価格(税別) ・サイボウズOfficeクラウド:1人500円/月~ ・パッケージ10ユーザ版:6万3800円~

紙文書を電子化し、業務を停滞させない「ペーパーレス化ツール」

 ペーパーレス化とは、今まで紙でやりとりしていた書類や資料をデータ化し、ネットワーク上で管理・保存することで、紙文書の利用を最小限にすることだ。

 ペーパーレス化を進めるとテレワーク環境下でも、情報共有などが手軽にできるようになる。

ペーパーレス化することで実現できること

 資料や請求書、書類など、紙文書でのやりとりを前提にしていると、書類の処理だけで時間を取られ、働く場所に制限が生まれてしまう。ペーパーレス化を進めることで、時間や場所にとらわれない新しい働き方が実現できる。

 さまざまな業務文書の電子化は、コピーやプリント経費の削減をはじめ、データベース化による書類検索の容易化など、業務効率化につながるメリットもある。現存の紙文書を電子化するだけでなく、紙文書がなくても仕事が進められる業務環境を整えるのが理想的だと言えるだろう。

世界規格の電子文書フォーマット「Adobe Acrobat DC(PDF)」

 Adobe社が提供するAdobe Acrobat DC(PDF)は、既存の紙文書を電子化し、PDF形式で保存できる。

 PDF形式は、パソコン、スマートフォンの各種デバイスに対応していて、異なるOS間でも同じイメージで統一した表示が可能なファイル形式だ。ファイル閲覧が可能なアプリは無料で利用でき、ファイル編集・保存が可能な有料バージョンがある。
ITツール・アプリ名 Adobe Acrobat DC(PDF)
提供企業 アドビシステムズ株式会社
URL https://acrobat.adobe.com/jp/ja/acrobat.html
ITツール・アプリジャンル 電子文書アプリ。クラウド型・グループ版など、利用シーンに合わせたバージョンがあり。
機能・特徴 PDF形式ファイルの閲覧、編集、保存、電子サイン機能によるオンライン署名、クラウドでのデータ共有・共同編集なども可能。
利用形態/対応OS パソコン、スマートフォンなどで利用可。 Windows、MacOS、Android、iOSに対応。
価格(税別) ・個人向け:Acrobat Pro DC:1580円/月 ・法人向け:Acrobat DC グループ版:1880円/月(1ライセンス) ※個人向けは1ユーザー使用のシングルライセンス、法人向けは複数ユーザー使用の複数ライセンス。

社員間のコミュニケーションを活性化する「ビジネスチャットツール」

 社員間のコミュニケーションに欠かせないチャットツールは、個人でも利用可能な無料版が多く存在する。Skype、LINE、Googleハングアウトなど各社から提供されている。

 一方で、チャットツールは、情報漏えいやなりすましによる乗っ取りの危険性もある。機密性の高いビジネスシーンでは、セキュリティ対策機能がある有償版のビジネスチャットツールの利用がおすすめだ。

ビジネスチャットツール導入によって実現できること

 ビジネスチャットツールでは、画像や動画などの資料共有の際のデータ暗号化はもちろん、パソコンやスマートフォン紛失時の情報漏えい、誤送信などの事故を未然に防げる機能が実装されている。

 また、業務タスクごとにチームのチャットルームを作成できるため、複数人とリアルタイムでコミュニケーションが取れ、スムーズに情報を伝達することができる。

日本国内での利用・法律適応を考えて設計された「InCircle」

 InCircleは、日本国内での利用者を想定し、純国産プロダクトとして開発された高いセキュリティ技術を誇るビジネスチャットツール。

 シンプルでなじみやすいインターフェースが特徴で、社内外のコミュニケーションを問わずに活用できる。AIチャットボットによる簡易なルーチンワーク対応や、監査ログの取得により内部統制も図ることができ、業務改善にも活用できる。
ITツール・アプリ名 InCircle
提供企業 AI CROSS株式会社
URL https://www.incircle.jp/
ITツール・アプリジャンル 簡単に使える操作性とセキュリティを両立したビジネスチャットツール。
機能・特徴 チャット、ファイル添付、API機能などの基本機能を実装。InCircle APIを使って別システムとの連携も可能。 多彩なポリシー設定、3重の暗号化、ユーザー管理、端末制御(オプション)に対応。
利用形態/対応OS パソコン、スマートフォン、Android搭載携帯電話(ガラホ)で利用可。 Windows、MacOS、Android、iSOに対応。
価格(税別) ・ベーシック:180円/ID(月) ※30ユーザー以上 ・トライアル:無料(30日間) ※20ユーザー

コスト削減・時間短縮にもつながる「ウェブ会議ツール」

 パソコンやスマートフォンなどの端末でウェブ会議ツールを使用すれば、直接対面しなくてもインターネット上で会議を行える。

 ウェブ会議ツールは、さまざまなものが無料・有料を問わず提供されている。利用時間、セキュリティ対策・アクセス制限、利用環境など、提供している機能に応じて必要なツールをセレクトすると良いだろう。

ウェブ会議ツールによって実現できること

 顧客や取引先との商談、定期ミーティング等、テレワーク下で営業活動を行う上では、不可欠のツールだ。

 ウェブ会議ツールを使い商談をオンライン化し、商談先への移動時間を無くすことで一日に何件も商談を行うことができるため、効率的な営業活動が実現できる。

世界中で使われているウェブ会議ツール「Zoom」

 Zoomは、世界で2億ユーザーに使われているというメッセージング機能なども統合したウェブ会議ツールだ。

 無料版では1対1のミーティングには時間制限がなく、多人数の場合は最長40分間、最大100人までのグループ会議が行える。アプリのインストールが必須だが、通信が安定しているためWi-Fi回線でも快適に使用できるのが特徴だ。

 有料版(ビジネス)を利用すると、ミーティング時間が24時間まで拡大されるほか、ホスト役が有料版を持っていれば参加者は無料で会議に参加できる。
ITツール・アプリ名 Zoom
提供企業 Zoomビデオコミュニケーションズ
URL https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
ITツール・アプリジャンル WEB会議ができるクラウドサービス。
機能・特徴 チャット、資料共有、録画、ホワイトボード機能を実装。 既存のH.323/SIPテレビ会議端末の接続も可能。 最大同時500名での接続が可能(標準は100同時接続)。 主催者のみ有償ライセンスがあれば参加者は無料アプリのダウンロードのみで会議できる。
利用形態/対応OS パソコン、スマートフォンで利用可。 Windows、MacOS、Linux、Android、iOSに対応。
価格(税別) ・基本:無料 ・プロ(小規模チーム):2000円/月(1ホスト) ・ビジネス(中小企業向け):2700円/月(1ホスト)

オンライン商談や名刺交換を円滑化する「クラウド名刺管理ツール」

 企業のテレワークが進むことで、オンライン上での営業活動が増加している。クラウド名刺管理ツールを使って、オンラインでの出会いを蓄積することで、新たなビジネスチャンスにつなげることができる。

クラウド名刺管理ツール導入が、業務のココに効く!

 ウェブ会議や商談、オンラインイベント・セミナー開催時などにオンライン上で名刺交換ができたり、正確な顧客情報をデータベース化できたりと、営業活動に必要な機能を備える。また、その情報を社内で共有したり、他システムと連携させることで、最適な顧客フォローを実現する。

テレワークのオンライン商談、営業活動をサポートする「Sansanオンライン名刺」

 Sansan株式会社が提供する法人向けクラウド名刺管理サービス『Sansan』は、名刺管理を起点に営業活動をサポートするツールだ。

 名刺情報をデータ化することで、営業前、登録した顧客先の会社名や所属などの企業データを事前に確認したり、複数担当者で煩雑化していた名刺情報も名寄せの機能で簡単に行えたりと、最適な営業アプローチが可能になる。

 また、組織内での人脈共有や顧客管理、マーケティング活動との連携など、名刺が持つ価値を最大限に活用し、社員の働き方を変える名刺管理ツールだ。

 さらに、「オンライン名刺」の機能を利用すれば、オンラインでの営業活動の幅が大きく広がる。クラウド上にある自分の名刺のURLやQRコードを相手に送付するだけで、オンラインでの名刺交換が手軽に行えるようになる。オンライン商談やビジネスイベント参加などの際に、相手が複数であっても手軽に名刺交換できるようになり、オンラインでの出会いもビジネスチャンスにつなげることができる。
ITツール・アプリ名 Sansanオンライン名刺
提供企業 Sansan株式会社
URL https://jp.sansan.com/online-meishi/
ITツール・アプリジャンル 法人向けクラウド名刺管理ツール
機能・特徴 ・オンライン名刺機能は、Sansanユーザー同士の場合、名刺送付用のURLを送り合うことで、名刺情報の交換が可能に。また、商談相手がSansanユーザーでなくてもQRコードにより、名刺情報を受け取ることができる。 ・オンラインでも名刺情報の交換を可能にし、お互いの情報を知ることからはじまる、スムーズな商談体験を実現。
利用形態/対応OS パソコン、スマートフォンなどで利用可。 Windows、MacOS、Android、iOSに対応。
価格(税別) ・『Sansan』無料トライアルあり:https://jp.sansan.com/form/freetrial/ ※プランは企業の状況に応じて、Lite、Standard、DXが有り。
※ QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です。

ITツール・アプリを活用し、 オンラインでの新しい働き方を実現

 新型コロナウイルス感染症対策に伴う外出自粛で、テレワークの推奨期間が長期化し、企業は働き方の改革を余儀なくされている。

 企業活動を行う上で大きな影響を受けている業種もある中、日本の経済成長や自社のビジネスを支えていくためには、今までの固定概念にとらわれない働き方へのシフトが求められる。自社に合ったITツール・アプリを導入し、オンラインでの新しい働き方への一歩を踏み出そう。

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