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経営企画 2020.03.03

組織活性化のための取り組みとは? 生産性を向上させるITツールも紹介

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 永きにわたり事業を継続していくために、組織活性化は企業にとって重要な取り組みだ。働き方改革や人手不足が叫ばれる社会情勢の中で、近年、改めて組織活性化が注目されている。しかし、具体的に何をすれば良いのだろうか。

 本記事では、企業において組織活性化が求められている背景や、活性化のためのポイントを紹介していく。

目次

いま求められている企業の組織活性化とは

 企業における「組織活性化」とは、「企業という組織の一員として、個々のメンバーが共通の目的に向かい、主体的に活動するように方向付けること」だと言える。

 現在、誰もが活躍できる社会を目指す「働き方改革」が進められている。その中で企業や組織に組織活性化が求められており、多くの企業が実現を目指している。求められている背景として、働き方改革の目的の内、いくつかが組織活性化により達成できる点にある。

具体的には次の二つが挙げられる。
  • 生産性向上
  • 個々の希望や事情に合わせた多様な働き方
 そもそも「組織が活性化している」とはどのような状態を指すのだろうか。次項以降で少し詳しく見てみよう。

組織が活性化している状態とは

組織が活性化している状態の例として、次のような点が挙げられる。

・メンバーの間で情報と意識の共有がされている
企業という組織の一員として、個々のメンバーが、等しく業務を行うための共通した情報と目的意識を持っている状態。

・全メンバーが共通の目標を持っている
ミッションや年度目標など企業全体・自部署の目標について、個々のメンバーが等しく理解している状態。

・個々のメンバーのモチベーションが高く全体のモラルも高い
個々のメンバーが高い参加意識を持っており、主体的に活動し、チーム・会社全体でも高い士気を持っている状態。

組織を活性化させるための取り組みのポイント

 では、組織を活性化した状態にするには、どうすればよいのか。具体的な取り組みとしては、次のようなものがある。それぞれの取り組みのポイントを紹介しよう。

 なお、具体的な取り組みには、さまざまな方法がある。やみくもに「これをやらなければならない」ということではなく、自社の環境に合った取り組みを事前に検討し、改善していくことも大切だ。

社員・スタッフ個人のモチベーション向上

《取り組み内容》
企業理念と問題意識を共有することで、個人のモチベーション向上を図る。

《必要な理由・期待できる効果》
企業理念の共有により、個人は自分が今いる組織の理想の姿を理解する。また、問題意識の共有により、理想を実現するために解消すべき課題があることを理解する。個々人が主体的に仕事に取り組み課題を捉えることで、新しいビジネスモデルの創出や、既存ビジネスモデルの改善も可能となる。

《具体的な取り組み例》
・経営理念や事業方針の共有と可視化
・問題意識を共有・吸い上げる環境づくり(チームでの対話、提案やアイデアを出しやすい制度の導入)

職場コミュニケーションの円滑化(報告・連絡・相談など)

《取り組み内容》
職場での円滑なコミュニケーションを促進することで、風通しの良い組織を目指す。

《必要な理由・期待できる効果》
適切なコミュニケーションが取れる職場環境では、業務に関する情報共有もスムーズであるため、ミスを未然に防ぎ、課題解決のためのアイデアや意見が出やすくなる。また、メンバーが互いの意見を理解し合うことで、良好な人間関係が築かれる。これにより、業務改善への取り組みの活発化、働きやすい職場環境による離職防止などの効果が見込まれる。

《具体的な取り組み例》
・組織風土づくり(失敗を隠さない組織、挑戦を応援する組織)
・業務プロセスの管理(日報や週報による業務把握と上司によるアドバイス)
・1on1ミーティング(上司と部下が1対1で行う対話)やメンター制度(先輩が後輩の成長を支援)の導入
・アンケート調査や従業員満足度調査による意見の吸い上げ

人材を生かして業績を上げる人材配置(適正配置とジョブローテーション)

《取り組み内容》
漠然と人員配置をすることは、従業員一人ひとりの持つ経験やスキル、組織の進むべき方向を考慮していないため、業務が非効率となる。人材を適正に配置し、ジョブローテーションなどで体力のある組織づくりや、経営人材を育成する。

《必要な理由・期待できる効果》
従業員一人ひとりが持っている経験やスキルを最大限に生かすことで業績は変動する。そのためには、人材配置のミスマッチをなくし、個人の能力を成長させる組織づくりが必要だ。人材配置の方針が明確になることで、自社の不足している領域への理解や、効果的な採用計画を立てることが可能になる。

《具体的な取り組み例》
・事業に必要な役割(役職)、人材の役割の基準づくり
・適切なリーダーの配置、リーダーの育成
・ジョブローテーションの実施
・公正な人事評価制度、能力開発によるスキルアップ支援制度の実施

ITツールの活用

《取り組み内容》
インターネット上のサービスやモバイルデバイスなどのITツールを活用して、業務効率化やコミュニケーションの活発化、ワークスタイルの最適化を促進させる。

《必要な理由・期待できる効果》
従来、紙で管理していた業務や、顔をつきあわせて進めていた業務を、ITツールを使うことで効率化することができる。単に業務効率化が見込めるだけでなく、ITツールによりデータ化されることで、情報共有が容易になり、コミュニケーションの活性化が期待できる。
また、場所や時間にとらわれないことで、個々人の事情や希望に合わせた多様なワークスタイルが実現する。ライフステージに合わせた働き方ができることで、離職防止や遠隔地の能力ある人材の確保、従業員のモチベーション向上にもつながる。

世の中には多くのITツールが存在するが、今回は3つのITツールを紹介しよう。
ビジネスチャットツール『Chat Work』
離れた場所にいる相手とも、オンライン上で会議や仕事のやりとりが可能になるチャットツール。社内・社外とのコミュニケーションを簡易化・促進する。1対1のやりとりはもちろん、プロジェクトメンバーや関係者を集めたグループを作成して運用することもできる。文字のやりとりだけでなく、ビデオ通話、ファイル共有・管理、タスク管理にも対応している。
サービス公式ページ:https://go.chatwork.com/ja/

プロジェクト管理アプリケーション『asana』
プロジェクトや担当業務のタスク管理ができるクラウドサービス。タスクを可視化することで、プロジェクトやチームメンバー間での進捗共有が簡素化される。プロジェクトの進捗管理をはじめ、ガントチャートの作成、複数のプロジェクトを抱えるメンバー一人ひとりの仕事量の可視化、納期管理の効率化が可能に。
サービス公式ページ:https://asana.com/ja/

法人向けクラウド名刺管理サービス『Sansan』
社内連絡先データの一元管理によって、業務連絡の簡易化や同僚の強みの可視化といった、社内人脈の有効活用が可能になるサービス。部門を超えたコミュニケーション、取引先の効率的な情報収集など、肩書きや部署にとらわれない相互的な連携で、自社のリソース・資産を最大限に活かし、生産性を向上させる。
サービス公式ページ:https://jp.sansan.com/introduction/collaboration/

生産性の向上には、組織活性化が急務

 企業の組織活性化は、事業を持続、発展させるためには不可欠な視点だ。活性化することによる恩恵は、業務効率化や業績向上、新規事業の創出、働きやすい職場づくりによる従業員満足度の向上など、さまざまだ。組織の活性化が阻害されれば、変化する市場や社会に取り残されるだけでなく、社員のモチベーション低下や倫理観の欠如によって、企業の社会的信用の毀損など大きなリスクを招きかねない。

 この機会に、ここで紹介した組織活性化のポイントや取り組みを参考に、自社の組織の状態を改めて見直してみるのはどうだろうか。

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