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人事 2021.02.01

テレワーク / リモートワークでのコミュニケーション不足を解消するおすすめツール6選

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 テレワークを導入する企業が増える中、メールや内線といった従来のコミュニケーションツールでは不足が生じやすい。そのためテレワークの状況下での社内コミュニケーションの活性化に悩む声も多い。この記事では、テレワーク導入によるコミュニケーション不足を解消する方法と、おすすめのコミュニケーションツールを紹介していく。

【画像】shutterstock

目次

テレワーク導入が進むことで起こる、組織内のコミュニケーション不足

 新型コロナウイルス感染症の影響で、企業のテレワーク導入が進んでいる。テレワークはコロナウイルスへの感染を防ぎ、自宅の好きな環境で仕事ができる点がメリットだが、一方ではチームメンバー同士、マネジメントとメンバー間、社外との打ち合わせなどでコミュニケーションが十分に取れないことを課題だと考えるマネジメント層は多くなっている。

 東京商工会議所が実施した「テレワークの実施状況に関するアンケート」によると、緊急事態宣言発令以降からテレワークを実施した企業の課題について「社内のコミュニケーション」と回答した企業が最も多く、57.4%にのぼるという結果が出ている。テレワーク環境下でも、コミュニケーションを取れる環境を企業は整備していかねばならないことがわかる。

テレワーク導入で、コミュニケーション不足によって生じる業務上の課題を整理しよう

 組織のコミュニケーションがうまくいかない、減少することで、業務にさまざまな影響が出る。業務上の課題を整理し、コミュニケーションに齟齬が発生する原因を考えていこう。

コミュニケーション不足によって生じる業務上の課題

 まずはコミュニケーション不足によって生じてしまう状態の一例を挙げて、業務上の課題を整理していく。課題は大きく分けて三つ。

・メンバー同士のコミュニケーションが取れないことで、組織が停滞し生産性の低下につながる
 − 仕掛かり中の業務がバッティングする
 − 同僚からのサポートやアドバイスが受けづらい
 − 返事が来るまで作業が止まってしまう

・メンバーの適切なマネジメントができない
 − 業務の進捗が分からない
 − 過程が見えないため、成果だけで評価するしかない
 − モチベーション管理が難しい

・テレワーク中に入社した新入社員の教育が難しい
 − 先輩・上司の仕事ぶりを直接見て覚えられない
 − チームメンバーに話しかけるタイミング分からない
 − 同期とも話せず仲良くなれないので、悩みを分かち合える相手がいない
 − 孤独でモチベーションが保てない

テレワークでコミュニケーションに食い違いが発生する原因

【画像】shutterstock
課題を整理してみると、コミュニケーションが不足するのは環境とシステムに原因があることが分かる。

環境
自宅・あるいは会社など、別々の場所で業務を行っているので、同じ部署であっても顔を合わせない。

システム
わざわざ電話やメールをするほどのことでもない事項は連絡をためらってしまう。電話やメールは気軽にできない雰囲気がある。

 齟齬の原因は、顔を合わせない・電話やメールがしづらいことにあるかもしれない。テレワークで社内外のコミュニケーションに苦労しているのであれば、この2点を解消できるよう、改善していこう。

テレワークでコミュニケーションを取る工夫

 直接会えないテレワークでは、積極的にコミュニケーションを取る工夫をしていかなくてはならない。コミュニケーションを取る工夫の一例を紹介する。
  • 朝会や1on1など、コミュニケーションを取る時間を作る
  • 新入社員は先輩・上司からフォローする
  • オンラインランチや飲み会を行う
  • 業務の進捗状況を日報でチーム内に共有する
  • いつでも電話・チャットなどをして良い雰囲気を作る
  • 仕事に関係の無い日常の会話や、雑談を大事にする
  • 業務上の課題に合うコミュニケーションツールを導入する
 大事なのは、上長や先輩などからコミュニケーションを取るよう働きかけること。新入社員や後輩は「今、テレビ電話で話しかけて良いのだろうか」「ささいなことでメールをしたら面倒だと思われないか」などと考えがちで、なかなか話しかけにくい。配慮の壁を壊しコミュニケーションを円滑にするためには、ぜひ上長からコミュニケーションを取ってみてはいかがだろうか。

社内外とコミュニケーションができるツールを選定

 コミュニケーションを取れる環境作りと併せて、コミュニケーションを活性化するシステム導入を検討すべきである。以下のようなポイントを意識してツール選びを行うことをおすすめする。
  • 社内の課題を満たすツールか
  • 使い方が簡単か
  • セキュリティーの問題をクリアしているか
 また、上記に加え、社内のコミュニケーションだけでなく、社外ともコミュニケーションが取れるツールを入れることで、ツールの活用の幅が広がる。導入効果を最大化するためにも、社外ともコミュニケーションが取れるツールを選びたい。

テレワークで活用したいコミュニケーションツール6選

【画像】shutterstock
 コミュニケーションツールは文字やファイルのやり取りをする「ビジネスチャットツール」と、姿や声で会議をする「ウェブ会議システム」の二種類に分けられる。ここではビジネスチャットツールとウェブ会議システムのおすすめツールを六つ紹介していく。
※ 2021年1月時点の情報。

ビジネスチャットツール

多くの企業で使われているチャットツールを厳選した。

Slack(スラック)
 導入実績は国内外75万社以上(※2021年1月現在)、アメリカが発祥のチャットツール。多数のソフトウエアやアプリと連携できるので、データ送信がしやすいという特徴がある。制限付きではあるが、フリープランもあるので小規模な組織でも気軽に試しやすいツールである。

■主な機能
テキスト送信
ファイル共有
ビデオ・音声通話
DropBoxやGoogleドライブなどのアプリを組み込め、スタンプの数が豊富なのも特徴の一つ。

■1ユーザー当たりの料金プラン(※税抜き、年払いの価格)
スタンダード:月850円(中小規模の組織向け)
プラス:月1600円(大規模な組織、高度な管理ツールが必要な人向け)
Enterprise Grid:料金問い合わせ(大企業、規制の厳しい業界向け)


Chatwork(チャットワーク)
 Chatworkが開発した国内発のチャットツールで、導入企業数は29万6000社を超える(※2021年1月現在)。チーム内でタスクを依頼したり、タスクの納期をリマインドしたりする「タスク機能」が特徴で、タスクをチームの誰が行っているかがツール上で分かる。無料で試せるフリープランも用意されている。

■主な機能
テキスト送信
ファイル共有
テレビ・音声通話
タスク機能

■1ユーザー当たりの料金プラン(※税抜き)
パーソナル:月400円(グループチャット無制限、複数人と通話可能)
ビジネス:月500円(組織で利用 ※年間契約時の価格)
エンタープライズ:月800円(管理機能を強化したい ※年間契約時の価格)


WorkPlace(ワークプレイス)
 WorkPlaceはFacebookが提供するビジネスチャットツールで、有料ユーザーの数は国内外合わせて500万人以上となっている。Facebookアプリやメッセンジャーとディスプレイが似ているため、Facebookに慣れている人にとっては使いやすいだろう。

■主な機能
テキスト送信
ライブ動画配信
ニュースフィード
音声通話、ビデオ通話

■1ユーザー当たりの料金プラン(※税抜き)
アドバンス:$4USD(ファイルの保管が1TB)
エンタープライズ:$8USD(ファイルの保管が無制限)

ウェブ会議システム

続いては、ウェブ会議システムを紹介する。

Microsoft Teams(チームス)
 「Microsoft Teams」はMicrosoft社が提供しているウェブ会議システム。国内外で利用されており、2020年10月にはデイリーアクティブユーザーが1億1500万人を突破している。Word、PowerPoint、Excel などのMicrosoft製品と連携ができるのも利便性が高い。

■主な機能
ウェブビデオ会議
会議中の画面共有
チャット
共有ファイルの共同編集

■1ユーザー当たりの料金プラン(※税抜き、年払いの価格)
有料版は「Microsoft 365」「Office 365 E3」の中に含まれる。ここでは、「Microsoft 365 」や「Office 365 E3」の料金プランを紹介する。
Microsoft 365 Business Basic:540円
Microsoft 365 Business Standard:1360円
Office 365 E3:3480円(大企業向け:2170円)


Zoom(ズーム)
 Zoomは高品質で回線が安定しているウェブ会議システムだ。視聴者はURLを入手するだけで会議・ウェビナーに参加できる。高品質が要求される社外との商談やウェビナーで使用されることが多いツールである。

■主な機能
ウェブ会議
ウェビナー(オンラインセミナー)
会議中のチャット

■1ユーザー当たりの料金プラン(税抜き)
プロ:2000円(参加者最大100名)
ビジネス:2700円(参加者最大300名)
ZOOM UNITEDビジネス:4710円
無料でも利用できるが、参加者100名まで・1ミーティング40分という制限がある。


Google Meet(旧称:Hangouts Meet)
 Googleが提供するウェブ会議システムで、2020年4月から「Google Meet」という名前に変更された。Googleアカウントを持っているユーザーなら誰でも無料で会議を開始でき、会議に参加する人のGoogleアカウントが分かれば、Googleカレンダーから招待できる。

■主な機能
ウェブ会議
会議中のチャット

■1ユーザー当たりの料金プラン(税抜き)
Google Workspace Essentials:1アクティブ ユーザー当たり8 米ドル/月(参加者最大150名)
Google Workspace Enterprise:要問い合わせ(参加者最大250名)
こちらも無料で利用できるが、参加者100名・1ミーティング1時間という制限がある。

商談時のコミュニケーションも活性化させる、SansanとMicrosoft Teamsの機能連携

 法人向けクラウド名刺管理サービスのSansanと、ウェブ会議システムMicrosoft Teamsの機能を連携させることで、社外とミーティングを行う際に、前もってオンライン名刺交換が手軽にできるようになる。
 商談前に名刺交換をしておけば、相手の情報を理解した上で商談に臨むことができるので、アイスブレイクの話題を出しやすく、コミュニケーションのきっかけにもなる。Microsoft Teamsと一緒に活用したい。詳しい機能はこちらからぜひ確認してほしい。

直接会えないテレワークだからこそ、積極的にコミュニケーションをとろう

 直接会えないテレワーク下では、チャットツールやウェブ会議システムを取り入れ、積極的にコミュニケーションを取ることが重要となってくる。この機会に、ぜひ、自社に適したコミュニケーションツールを検討してほしい。

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