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人事 公開日: 2022.07.11

チャットやビデオ会議ツールで、テレワークでも社内外を問わずコミュニケーションを円滑に

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テレワークを導入する企業が増える中、メールでは反応が鈍く、そもそも内線も使えないという状況が増えた。そして、これにより社内コミュニケーションが滞りがちだという悩みの声も頻繁に聞かれるようになっている。

 そんな悩みを解決すべく、現在、ビジネス上のコミュニケーションをスムーズにするツールが数多く登場している。本 記事では、コミュニケーションツールの概要や、テレワーク導入によるコミュニケーション不足を解消する方法、そしておすすめのコミュニケーションツールを紹介する 。

【画像】Shutterstock

目次

業務効率化に欠かせないコミュニケーションツール

 ビジネスにおけるコミュニケーションツールとは、社内での意思伝達や情報共有を円滑に行うためのツールのことだ。今まではメールがその役目を果たしていたという企業も多いだろう。しかし、新たに登場したコミュニケーションツールはLINEやSNSのメッセージツールと同じように宛名や挨拶文なしで、話すようにスムーズでスピーディーなやりとりが可能だ。テレワークが普及する前から導入していた企業も多く、今や業務の効率化を目指すうえでは欠かせない存在となっている。    

コミュニケーションツールの特徴

 今まで情報共有の場として朝礼や面談が行われてきたが、コミュニケーションツールはそれらの方法よりも効率的で伝達ミスを防ぐのに役立つだろう。というのも、コミュニケーションツールはいつでも過去のやりとり(ログ)を簡単に見返せるうえに、必要な情報をタイムリーに共有することができる。多くの企業で人手不足という課題を抱えている今、情報共有にかかる手間や時間を減らすツールの必要性は高まっている。    
   
 また、手間なくスピーディーに情報共有できるためチームで迅速な対応を行うこともでき、問題が発生したとしても改善までのスピードを上げることできるという特徴もある。    

コミュニケーションツールの種類

 そんなコミュニケーションツールにもさまざまな種類がある。それぞれの特徴を比較しながら 、自分たちの環境や目的に合うものを選ぶとよいだろう。ここで紹介しているチャットやグループウェアは、広い意味ではSNSに分類される。

・チャット
 メールよりもラフに利用することができ、タイムリーなやりとりに向いている。いちいち挨拶文や定型文を作成する必要もない。ツールの機能も充実しているため、コミュニケーションがはかどりやすい。例えば、以前届いたメッセージを引用しながら会話をしたり、絵文字などを用いて柔らかい印象を与えることができる、簡単にファイル共有などもできるといった機能が充実している。オフィスで同僚と行うような気軽な情報共有にぴったりだ。

・グループウェア
 グループ内でのコミュニケーションが円滑になるツールだ。メールだと未読のままになってしまったり、送られてきた大量のメールの中から必要な情報を探し出す手間がかかったりすることが多かった。しかし、グループウェアはファイル共有やグループビデオ会議、掲示板といった機能があるため簡単に情報を整理することができる。複数のメンバーとのコミュニケーションに長けているツールだ 。

・SNS
 SNSとは「ソーシャル・ネットワーキング・サービス」の略語で、同じ趣味を持つ人同士で、交流を持つのに役立つツールだ。スマートフォンやタブレットでも利用できるため、場所を選ばずにコミュニケーションをとることができるのが特徴だ。個人で登録、利用することが前提のサービスであるため、相手の了承が必要だが、社外の人とのコミュニケーションに利用されることも多い。またFacebookは「Workplace by Facebook」、LINEは「LINE for Business」という法人向けサービスを提供している。

テレワーク導入が進むことで起こる 組織内のコミュニケーション不足

【画像】Shutterstock
 新型コロナウイルス感染症の影響で、企業のテレワーク導入が進んでいる。テレワークは、自宅の好きな環境で仕事ができるメリットがあるが、一方でチームメンバー同士、マネージャーとメンバー間、社外との打ち合わせなどでリアルなコミュニケーションが十分にとれないことを課題としているマネジメント層も増えている。    
   
 2020年9月末に東京商工会議所が実施した「テレワークの実施状況に関するアンケート」によると、緊急事態宣言発令以降からテレワークを実施した企業の課題について「社内のコミュニケーション」と回答した企業が最も多く、57.4%にのぼるという結果が出ている。テレワークでも、十分なコミュニケーションをとれる環境を企業は整備していく必要があることがわかる。

まずは、コミュニケーション不足で 生じる業務上の課題を整理しよう

 組織内のコミュニケーションが滞ることで、業務にさまざまな悪影響が出る。業務上の課題を整理し、その原因を考えてみよう。

コミュニケーション不足によって生じる三つの課題

 まずはコミュニケーション不足によって生じる問題を挙げて、業務上の課題を整理していく。課題は大きく分けて三つだ。
   
・メンバー同士のコミュニケーションがとれないことで、組織が停滞し生産性の低下につながる    
 − 取りかかっている業務がバッティングする
 − 同僚からのサポートやアドバイスが受けづらい
 − 返事がくるまで作業が止まってしまう
   
・メンバーの適切なマネジメントができない
 − 業務の進捗がわからない
 − 過程が見えないため、成果だけで評価するしかない
 − モチベーション管理が難しい

・テレワーク中に入社した新入社員の教育が難しい
 − 先輩・上司の仕事ぶりを直接見て覚えられない
 − チームメンバーに話しかけるタイミングがわからない
 − 同期とも話せず仲良くなれないので、悩みを分かち合える相手がいない
 − 孤独でモチベーションが保てない

テレワークで意志疎通が難しい原因

 課題を整理してみると、コミュニケーションが不足するのは環境とシステムに原因があることがわかる。

・環境
 自宅・あるいは会社など、別々の場所で業務を行っているので、同じ部署であっても顔を合わせない。

・システム
 わざわざ電話やメールをするほどのことでもない事項は連絡をためらってしまう。電話やメールは気軽にできない雰囲気がある。

 齟齬の原因は、顔を合わせない・電話やメールがしづらいことにあることが考えられる。テレワークで社内外のコミュニケーションに苦労しているのであれば、まずこの二点を解消できるよう、改善していこう。

テレワークで円滑なコミュニケーションを生み出すための工夫

【画像】Shutterstock
 直接会えないテレワークでは、組織としても個人としても積極的にコミュニケーションをとる工夫をしていかなくてはならない。工夫の一例を紹介する。

・朝礼や1on1など、コミュニケーションをとる時間を作る
・新入社員は先輩・上司がフォローする
・オンラインランチや飲み会を行う
・業務の進捗状況を日報でチーム内に共有する
・いつでも電話・チャットなどをしてよい雰囲気を作る
・仕事に関係のない日常会話や、雑談を大事にする
・業務上の課題に合うコミュニケーションツールを導入する

 大事なのは、上長や先輩などからコミュニケーションをとるよう働きかけることだ。新入社員や後輩は「今、テレビ電話で話しかけてよいのだろうか」「ささいなことでメールをしたら面倒だと思われないか」などと考えてしまいがちで、なかなか話しかけにくいものだ。配慮の壁を壊しコミュニケーションを円滑にするためには、ぜひ上長からコミュニケーションをとってみてはいかがだろうか。    

コミュニケーションツールを導入するメリット

 これらの問題を解決するのに最適なサービスがコミュニケーションツールだ。 利用することで連絡作業の効率化はもちろん、オフィスで顔を合わせていたときに可視化できなかった社員の発言や行動なども共有することができるようになるだろう。その主なメリットは次のとおりだ。    

リモートワークでも風通しのよい職場が作れる

 コミュニケーションをとりやすい環境にすることで、社員間でのノウハウの共有が可能になる。ノウハウの共有は社員の育成にもつながり、また、そのようなコミュニケーションができれば、業務の相談や情報共有もしやすい風通しのよい職場を作りやすくなり、コロナ禍のテレワークでも社員同士でよい関係性を築く手助けにもなる。

把握しづらかった貢献度の可視化

 口頭で行われる会議やオフィスでの情報共有では可視化されにくい従業員の貢献度も、コミュニケーションツールを利用すれば、発言や行動がログとして記録され可視化されるため人事評価に繋がりやすい。評価されやすい環境は、社員のモチベーション維持にも役立つ。また、自発的に情報を発信することや、明確なデータが求められるため業務全体のクオリティーの向上も期待できる。

誰でもいつでも、業務の流れを把握できる

 過去のログを見れば業務の流れがひと目で把握できるため、新しい社員でも一連の流れを把握しやすいというメリットがある。また、気軽に報告・連絡・相談が行えるため、スムーズに業務を覚えることができる。マネジメントする際にも、業務全体の進行度をすぐに把握できるため、作業が効率化されるだろう。

社内外とコミュニケーションができるツールを選定

 コミュニケーションをとれる環境作りとあわせて、コミュニケーションの活性化も実現したいものだ。 導入に際して、次のポイントも検討しよう。          

・社内の課題を満たすツールか
・使い方が簡単か
・セキュリティーの問題をクリアしているか
     
 また、社外ともコミュニケーションがとれるツールを入れることで、ツールの活用の幅を広げることができる。導入効果を最大化するためにも、できれば社外ともコミュニケーションがとれるツールを選びたい。

テレワークで活用したい人気コミュニケーションツール6選

【画像】Shutterstock
 ビジネスにおけるコミュニケーションツールはテキストやファイルでやりとりをする「ビジネスチャットツール」と、音声と動画でやりとりをする「ビデオ通話ツール」の二種類に分けられる。ここでは広く利用されているおすすめのビジネスチャットツールとビデオ会議ツールを六つ紹介していく。(※2022年3月時点)

ビジネスチャットツール

Slack(スラック)  

 導入実績は国内外75万社以上の人気チャットツール。連携できるツールも多くカスタマイズも可能で、テキストでのやりとりだけでなくデータファイルの共有もしやすい。 また、制限付きではあるが、フリープランもあるので小規模な組織でも気軽に試しやすい。  

■主な機能
テキスト送信
ファイル共有
ビデオ・音声通話
DropBoxやGoogleドライブなどのアプリを簡単に組み込める
スタンプの数が豊富    

■1ユーザー当たりの料金プラン(※税抜き、年払いの価格)
スタンダード:月850円(中小規模の組織向け)
プラス:月1,600円(大規模な組織、高度な管理ツールが必要な人向け)
Enterprise Grid:料金問い合わせ(大企業、規制の厳しい業界向け)
ChatWork(チャットワーク)    

 日本のチャットツールで、導入企業数は29万6000社を超える(2022年3月現在)。チーム内でタスクを依頼したり、タスクの納期をリマインドしたりする「タスク機能」が特徴で、タスクをチームの誰が行っているかがツール上でわかる。無料で試せるフリープランも用意されている。

■主な機能
テキスト送信
ファイル共有
テレビ・音声通話
タスク機能

■1ユーザー当たりの料金プラン(※税抜き)
ビジネス:月500円(組織で利用 ※年間契約時の価格)
エンタープライズ:月800円(管理機能を強化したい ※年間契約時の価格)
WorkPlace from Meta(ワークプレイス)
   
 WorkPlaceはMeta社(旧Facebook)が提供するビジネスチャットツールで、有料ユーザーの数は国内外合わせて700万人以上 。FacebookのようなUIで、Facebookユーザーであればすぐに使い始められる。機能が充実しているため場面に合わせた使い方を選択できる。動画では自動キャプション機能も備わっており、聴覚に障害がある人でも内容が理解できるような配慮もされている。


■主な機能
テキスト送信
グループ作成
ライブ動画配信 
ニュースフィード
アプリケーションの統合
情報のインサイト

■1ユーザー当たりの料金プラン(※税抜き)
Core:$4USD
各種アドオン
Enhanced Admin and Support:$2USD(サポートチームからの返答を4時間以内に得られる)
Enterprise Live:$2USD(ライブで、社内ネットワークの影響を抑えながらストリーミングを行う)

・Microsoft Teams(マイクロソフト・チームズ)

 「Microsoft Teams」はMicrosoft社が提供しているビジネス向けコラボレーションツール。チャット機能もビデオ会議機能も搭載しており、Word、PowerPoint、Excel などのMicrosoft Officeのツール「とスムーズに連携できるため、利便性も高い。国内外で利用されており、2021年4月にはデイリーアクティブユーザーが1億4500万人を突破している。

■主な機能
ビデオ会議
会議中の画面共有
チャット
Microsoft Officeのアプリと連携
共有ファイルの共同編集

■1ユーザー当たりの料金プラン(※税抜き、年払いの価格)
有料版は「Microsoft 365」「Office 365 E3」のサービスに含まれる。ここでは、「Microsoft 365 」や「Office 365 E3」の料金プランを紹介する。
Microsoft 365 Business Basic:650円
Microsoft 365 Business Standard:1,360円
Microsoft 365 Business Premium:2,390円
Office 365 E3:2,500円      

ウェブ会議システム

Zoom(ズーム)

 「Zoom疲れ」という言葉が生まれたほど、コロナ禍初期に普及したビデオ会議システム。高品質で回線が安定しており、会議の設定も簡単で、ユーザーは専用アプリをダウンロードしていなくても送られてきたURLを入手するだけで参加できる。そのため品質の高さが要求される社外との商談やウェビナー(オンラインセミナー)で利用されることが多い。    

■主な機能
ビデオ会議
ウェビナー(オンラインセミナー)
会議中のチャット

■1ユーザー当たりの料金プラン(税抜き)
プロ:20,100円/年/ライセンス(参加者最大100名)
ビジネス:26,900円/年/ライセンス(参加者最大300名)
企業:32,300円/年/ライセンス(参加者最大500名)    
無料でも利用(できるが、参加者100名までで、最大40分のグループミーティングが可能)    
Google Meet(グーグルミート)

 Googleが提供するビデオ会議システムで、2020年4月から「Google Meet」という名前に変更された(旧Hangout Meet)。Googleアカウントを持っているユーザーなら誰でも無料で会議を開始できる。また、会議に参加する人のGoogleアカウントがわかれば、Googleカレンダーから招待できる。
   
■主な機能
ビデオ会議
会議中のチャット

■1ユーザー当たりの料金プラン(税抜き)    
無料で利用する場合、参加者100名・1ミーティング1時間という制限がある。有料版は「Google Workspace individual」「Google Workspace Enterprise」のサービスに含まれる。ここでは、「Google Workspace individual」「Google Workspace Enterprise」の料金プランを紹介する。
Google Workspace individual:1アクティブ ユーザー当たり7.99米ドル/月(参加者最大100名)
Google Workspace Enterprise:要問い合わせ(参加者最大250名)

商談時のコミュニケーションも活性化させる SansanとMicrosoft Teamsの機能連携

 営業DXサービスSansanに、Microsoft Teamsを連携させておけば、社外とミーティングを行う際、事前にオンライン名刺交換が行 うことができる。    

 ビデオ会議ツールを利用する商談は、直接、顔を合わせることがないため服装やたたずまいなどがわからず相手に関する情報はどうしても少なくなる。また資料を画面共有で表示しながら説明することが多く、ウェビナーのようになってしまいがちだ。商談前に名刺交換をしておけば、相手ことのを把握した上で商談に臨むことができるので、アイスブレイクの話題も出しやすく、不意の事態に慌てることもすくない。

直接会えないかららこそ、積極的なコミュニケーションを

 直接会えないテレワーク下では、チャットツールやビデオ会議システムを取り入れ、積極的にコミュニケーションをとることがこれまで以上に重要となってくる。この機会にぜひ、自社に適したコミュニケーションツールを検討してほしい。

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