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営業 公開日: 2022.03.31

オンラインセミナーとは? メリットや課題、管理ツールの活用法を解説

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 BtoB営業のオンライン化が進む今、「オンラインセミナー」の活用はどの企業も急務の課題だが、手間がかかる割には成果が出ていない企業も多い。この記事では、オンラインセミナーのメリットやその課題について整理し、成果を出す工夫を説明していく。

【画像】Shutterstock

目次

オンラインセミナーとは?

画像】Shutterstock
 BtoB企業におけるオンラインセミナーとは、主にリード獲得や見込み度の育成を目的に行われる、ウェブ上のセミナーのことで「ウェビナー」とも呼ばれている。自社ノウハウや業界の課題など見込み顧客にとって役に立つテーマで開催し、最後は自社サービスの紹介をするのがそのパターンだ。

 BtoBマーケティングの施策の一部として使われることが多いオンラインセミナーだが、最近では新型コロナウイルス感染症対策としてBtoCの業界でも使われている。また、営業やマーケティング活動以外に社内向けの会議や研修の場としても活用されるなど、用途は幅広くなっている。

 特に若者はオンラインを受け入れやすいため、インターンや新卒採用説明会を行う企業が増えている。会場に移動することなく、家で受けられるため、学生にとっては選択肢が広がるチャンスでもある。

 バーチャル株主総会も一般的になりつつある。株主は全国にいるため、オフライン開催だと遠方の人は参加しにくかったのだが、オンラインなら距離に関係なく参加できる点が好評だという。

オンラインセミナーとオフラインのセミナーの違い

 今まで対面でセミナーを開催していたが、ウェブに移行したことで戸惑っている担当者も多いのではないか。ここではオンラインセミナーとオフラインセミナーの違いについて、準備するもの、当日の進め方、開催後のアプローチ、参加者側にとっての違いを例に説明していこう。

準備するもの

 一番の違いは会場の有無だ。オンラインセミナーはウェブ上で開催されるため、受講者が集まれる規模の会場を用意する必要が無い。講師はオフィスや自宅など、好きな場所で開催できる。資料はウェブサイトやメールなどを通じて配布するのが一般的だ。

 一方、オフラインセミナーは受講者全員を収容できる会場を用意しなくてはならない。講師も当然ながら会場で講演を行う。資料は印刷されたものを用意するのがほとんどで、当日までに受講者全員分を用意する。

 オンラインセミナーは会場費がほぼかからないが、オフラインセミナーは会場設営に加え受付係や案内スタッフといった人員にもコストがかかってしまう。

当日の進め方

 オンラインセミナーは、参加者が開始の数分前からセミナー会場へログインするだけで、開催者側が参加者を把握できる。

 参加者はマイクやカメラをオフに設定、原則、質問は質問タイムの時間内で行うことが多い。参加者が内容を理解しているか、そもそも聞いているかといった空気感を感じ取るのが難しいのが難点だ。仕事をしながら、移動をしながら聞いている人も多いかもしれない。

 そのため、開催者側は適度に質問タイムやアンケート回答を設けたり、チャットで質問を受け付けたりして、受講者とコミュニケーションを取るのが望ましい。

 オフラインセミナーは開始30分前頃から開催者側が受付を行ったり席へ案内したりすることが必要となるが、参加者の反応を目の前で見て、雰囲気を感じ取ることができる。受講者側は見られていることもあり、ほとんどは集中して聞いているはずだ。開催者側も質問をした人の顔を覚えられるのもメリットだ。

開催後のアプローチ

 オンラインセミナーでは終了後に開催者側がアンケートに誘導するが、回答を得るための工夫を何もしないと回答率はオフラインより低くなりがちだ。資料送付などの特典をつけて、回答率を上げる工夫をしておきたい。

 商談になりそうかどうかはアンケートの結果を見て判断し、インサイドセールスが電話やメールをする。アンケートの集計はウェブ上で行えるため、開催者側の手間が取られないのはメリットだ。アンケートで見込みが高いと判断した顧客にはすぐにフォローを行いたい。

 オフラインセミナーでも終了後に参加者へアンケートをお願いするが「受付で回収します」などとすれば、書いてもらえる確率はオンラインより高くなるはずだ。また、セミナー会場に自社製品の営業を呼んでおけば、その場で商談ができる可能性がある。

 しかし、開催後に撤収作業が必要なのと、アンケートの集計が手間だと感じている参加者もいるだろう。

参加者側

 参加者側にとっては、オンラインセミナーは家や会社など好きな場所で受講できるのがメリットだ。海外や国内遠方で諦めていた人もインターネット接続ができれば簡単に参加できる。賛否は分かれるとは思うが仕事をしながらでも受講できるため、気軽に申し込みできる。一分前まで会議に参加していても問題ない。開催者側にとって、リードを気軽に獲得できるのはオフラインのほうかもしれない。

 また、今は検討段階ではないものの情報を集めておきたいといった場合も、オンラインなら気軽に参加しやすくなった。昨今のBtoBビジネスは案件化してから情報収集をするのではなく、案件化する前に情報収集が終わっていることも多い。比較検討の土俵に自社製品が乗るためには、長い期間をかけたリードナーチャリングが必要だ。多くの顧客にとって、現地に行かなければならないオフラインセミナーのほうが参加ハードルは高いだろう。

 オフラインセミナーは参加者側が会場に行かなければならないのがネックだ。移動時間が取られるため、直前まで打ち合わせを行うのは不可能だ。仕事をしながらの参加も不可能なので、検討度合いが高いリードが集まりやすいともいえる。しかし、オフラインは新型コロナウイルス感染症などの影響が大きく、開催にあたってのリスクがあるのも難点である。

オンラインセミナーの配信方法

 配信はウェビナー配信ツールを使ってインターネット上で行われる。インターネット接続が必須のため、開催者側はリハーサルなどで配信テストをしておく必要がある。パソコンだけでも問題ないが、音質や画質を良くするためにはマイクやカメラ、場合によっては照明も用意しておきたい。配信ツールを使った資料の共有方法や、カメラ映りなども事前に確認しておこう。

オンラインセミナーの課題とは?

 便利なオンラインセミナーだが、まだ課題が多いのも事実だ。この章では企業開催のオンラインセミナーにありがちな課題をいくつか紹介する。

情報の正確性

 オンラインでの交流となり名刺交換が無いため、参加者側でフォームに入力してもらった情報に間違いがあり正確ではない可能性がある。情報が間違っていると、せっかくのリードなのに今後のアプローチに繋がらないこともある。

参加率が低い

 オンラインより、ドタキャンや連絡無しでの欠席が多くなってしまう。また、参加しても仕事の合間にセミナーをながら見している人も多い。

 最後まで受講した人にはお役立ち資料を配布するといった、参加者へのインセンティブを用意する、要所でアンケートをとって反応を見るなどの工夫が必要だ。

オンラインセミナーを行う際に意識しておくべきポイント

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 ここでは、開催者側がオンラインセミナーで意識して気を付けたいポイントについて解説していこう。

ポイント1:安定した配信環境を整える

 配信が途切れてしまわないよう、安定した動画配信環境を整えておきたい。接続が不安定になることを防ぐため、できれば有線でつないでおくのがベストだ。

 また、ウェビナー配信ツールは信頼できるものを使いたい。無料のツールも存在するが、回線が不安定だったり、参加人数が増えると配信できなかったりといった問題点がある。今後オンラインセミナーに力を入れるのであれば、有料のツールを使用したほうがよいだろう。

ポイント2:リマインドメールを送信する

 参加率の低下を防ぐため、数日前や一時間前などにリマインドメールを送信しておこう。オンラインセミナーは参加意識が低くなるため、申し込んだこと自体を忘れてしまう参加者が多く、参加率の低下の原因の一つとなっている。リマインドメールを送って、セミナーの告知をこまめに行うようにしよう。

オンラインセミナーの開催には、セミナー管理システムの活用がおすすめ

配信は無料ツールのみでもできなくはないが、担当者の負担や、セミナー後のアプローチのしやすさなどを考えると、オンラインセミナーを開催する際にはセミナー管理システムの導入がおすすめである。

一般的なセミナー管理システムでできる代表的なことは以下の通りだ。

  • セミナーページや申込フォームの作成を簡易化
  • 参加者へのメール対応を自動化
  • セミナーの進捗や参加状況を可視化
  • 当日の運営業務をシステム化
  • 営業、マーケティング活動に活かせるデータを抽出し分析
 オンラインに慣れていない企業のウェビナー開催は、手間と時間がかかってしまいがちだ。以下が主なトラブルの事例だ。
  • 自社ホームページ内のセミナーページ作成はHTMLの知識が無いとできないため、時間がかかってしまう。
  • 誤情報のせいでインサイドセールス が開催後に見込み顧客にアプローチできなかった。
  • 社内で情報連携がされていない。
  • 参加率が思った以上に低かった。
 管理ツールを導入することで、こうしたトラブルを回避しウェビナー運営を円滑にできるのだ。

セミナー管理システムを選ぶポイントとは?

 セミナー管理システムの選定に当たり、最優先したいことは自社に合っているかどうかだ。ここでは、セミナー管理システムを選ぶポイントを三つ紹介する。

ポイント1:導入目的と一致しているか

 管理ツール導入の目的を言語化するところから始めたい。導入を検討し始めた背景には課題があるはずだ。

 例えば、以下のようなことだ。
  • セミナーページの作成に時間がかかる。
  • 参加者の情報が整理できていない。
  • セミナー開催のノウハウが無い。
 課題を具体的に書き出し、管理ツールを導入する目的をはっきりさせておこう。

ポイント2:コスト

 次はコストに見合っているかどうかだ。ポイント1で考えた課題や目的と導入コストの費用対効果を考えていきたい。

 コストはやりたいこと、ツールで管理したい見込み顧客の数などでも変わってくる。

ポイント3:使いやすさ

 使いやすさも最大のポイントの一つだ。できればトライアルをして、セミナーページの作成やダミーの見込み顧客の情報登録などをして、操作性を確認しておこう。

セミナー管理システムを活用した、オンラインセミナーの成功事例

セミナーのクオリティーを上げ、商談につなげたITコンサル業の事例

課題:参加後のフォローが大変

 セミナー管理システムを導入し、セミナー準備時間を短縮しつつセミナーのクオリティーを上げることができた。参加者のフォローに課題を抱えていたが、準備、運営がシステム化されて工数を削減できた分、参加者のフォロー体制を見直す余裕が生まれた。フォロー体制の改善をするべく、セミナーを小規模開催することで業界別にターゲットを限定し、少数の参加者へ質の高いアプローチをするようにした。その結果、見込み顧客を商談へつなげることに成功した。

見込み顧客に優先度を付け、商談の成立がスムーズになった機械メーカーの事例

課題:見込み顧客の優先順位が分からない

 自社技術の動画をオンデマンドウェビナーとして紹介した。そのウェビナーから多くが商談につながった。動画サイトで動画を公開しただけではどの会社の誰が視聴したか分からないが、セミナー管理ツールを導入することで、見込み顧客の誰が視聴したかが分かるようになった。よって、「途中離脱者より最後まで観た人を優先して電話をする」「◯◯より▲▲の動画を視聴した人の方が検討度合いが高い傾向にある」など、優先順位を付けてアプローチができ、商談までスムーズにつながるようになった。

セミナーのオンライン化に戸惑う担当者の悩みは、セミナー管理システムで解決しよう

 ニューノーマル化が進む現在、オンラインセミナーはリードを獲得する有効な手段だ。しかし、思うような成果が得られている企業は少なく、セミナーページの作成、参加者の情報連携などセミナー運営におけるさまざまな課題を抱えている。

 そんな悩みを抱える担当者におすすめしたいセミナー管理ツールが、Sansanが提供する『Seminar One』だ。

 Seminar Oneは名刺管理ツールの普及を促したSansanの、BtoB営業のノウハウが詰まっているツールでもある。オンラインセミナーの運営に悩んでいる担当者はぜひ資料をダウンロードしてみてほしい。

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