営業支援とは？営業のパフォーマンスを最大化する“出会いの価値”の重要性

　営業支援は、営業担当者の負担・負荷を減らし、商談や提案といった売上の向上に寄与する業務に集中できる体制や環境を構築することである。

　本来の営業活動以外で担当者の負担となる主な業務には、例えば次のようなものがある。

・営業日報作成や請求書作成などの事務処理
・会議やミーティング
・資料や名刺などの情報共有　など

　この中から、特に疎かになりがちな資料や名刺などの  情報共有について深く説明していこう。営業担当者なら毎日のように受け取る名刺は、社内でしっかり管理しなければビジネスチャンスを失うことになりかねない。自社で名刺管理に関する対策を何も講じていない場合には、ぜひ先を読み進めてほしい。

　改めて営業支援の手法の代表的な三つを具体的に紹介したい。

　各種営業担当者に属人化する傾向のある顧客の情報をデータベース化して活用できるようにする。データベース化することで誰もが情報を把握できるのはもちろん、顧客ごとの見込み度や進捗度も共有できるようになる。

　また成約に至った際のアプローチを全体で共有することも大きな意味を持つ。成功のノウハウを浸透させることで、営業全体のレベルアップにつなげることもできる。　

　顧客リストの作成と紐づけて考えることができるのがタスク管理だ。こちらもデータベース化することで業務の重要度や優先順位を効率的に決めることができるようになる。また期日も共有できるので、業務の漏れを未然に防ぐことができるのも大きなメリットだ。

　マネジメントの観点から見てもタスク管理の効果は非常に大きい。個々の営業担当の行動を組織全体として把握できるようにすることで、より効果的な戦略を打ち出すことができるようになる。

　電話やメールなどの非対面の手法、インサイドセールスの展開も営業支援の業務のひとつとなる。インサイドセールスで手ごたえを感じられた顧客を営業担当に引継ぎすることで成約率の向上につなげることが可能だ。その時、メール等の文章のテンプレート化もしておくと、個々の営業担当の業務を軽減効率的にし、営業活動を展開できるようになる。  

　以上が営業支援の代表的な手法だ。営業のあり方を変化させていくことは新型コロナウイルス感染症の影響もあり重要度が増している。こちらの記事も併せてチェックしてほしい。

　商談の根本は“人と人との出会い”である。その出会いを生かし、ビジネスチャンスにつなげていくことが成功の鍵となる。しかし営業活動を以前のように活性化していくのは難しい。

　近年は、国全体として働き方改革が推し進められている。それに伴いテレワークや在宅勤務、フレックスタイム制などを導入する企業も増えてきた。さらに最近は、新型コロナウイルス感染症の流行による影響もある。働き方がオンラインにシフトする中で、オフラインでの営業活動を自粛する動きも見られ、商談の場は以前よりも減少傾向にあるといえるだろう。これまで対面営業を行ってきた営業担当者にとっては厳しい状況となった。  

　変化が激しく先行きが不透明な現代社会において、”出会い”は今まで以上に重要な要素になり、多くの企業が苦戦を強いられているのだ。

　今のような状況下では、営業活動を以前のように活性化していくのは難しい。営業組織を支援し、より効率的にビジネスを展開するにはどうすればよいのかと悩む管理職も多いだろう。この問題を解決するためには、“最初の出会い”を漏れなく正確に蓄積することが重要である。  

　“最初の出会い”の情報を漏れなく正確に蓄積する。
そのために欠かせないのが名刺管理や各種データベース化によるデータ活用である。

しかし名刺管理やデータベース化を行うメリットは、実は出会いの情報の蓄積だけに留まらない。売上の向上にも繋がるのだ。ではどのようなメカニズムによって売上が向上するのだろうか。

　大きな根拠のひとつに各種営業担当が直接顧客にアプローチできる時間、つまりコアタイムを増やすことができるという点があげられる。名刺管理によって、売上に直結しない煩雑な業務を省略し、時間をより効果的に使うことが可能となる。

　またデータ化によって従来よりも効率的な営業活動が展開できる点も大きい。蓄積されたデータを分析することによって、優先付けによる営業活動の合理化、成約事例の共有による全体での成約率の向上が期待できる。

　つまり、時間をより効果的に使うことができるようになり、さらにその時間の使い方を日々検討して改善していくサイクルを回せるようになる。名刺管理及びデータベース化は営業のあり方を根本から変化させる施策なのだ。  

　そもそもビジネスを飛躍させるためには、営業プロセスにおける“勝ちパターン”を見つけなければならない。勝ちパターンを見つけて理解することで、商談を成功に導くのだ。  

　しかし勝ちパターンはそう簡単に見つかるものではなく、営業プロセスのPDCAサイクルを繰り返す  中で見出すことができる。

　そのため、商談を重ねて受注できた場合には「なぜ受注できたのか」を知るために、商談時のよい点・悪い点を洗い出そう。課題が見つかれば課題解決できる方法を探り、別の商談に生かす。計画を立てて実行・検証し改善する流れを繰り返すと、いずれ勝ちパターンを発見できるだろう。

　そしてこのPDCAサイクルを回すには、出会いの情報、すなわち、「商談の情報管理」がきちんとできていなければならない。 例えば次のような事柄を管理する必要がある。

・どこの誰に、いつのタイミングで何を提案したのか
・聞き出したBANT情報（予算・決裁権・ニーズ・導入時期）はどのようなものだったのか　など

　いくら商談を重ねても、このような情報を蓄積していなければ、結果的に何がよくて  受注できたのか、なぜ失注したのかなどを把握できない。つまりPDCAサイクルを回せず検証ができないということだ。出会いの情報である商談内容を残すことが、営業活動を円滑に行う上で重要なのである。

　前述のとおり、営業活動を振り返るためには出会いの情報が必須である。しかし実際には、情報管理を徹底していない企業は少ない 。なぜこれほどまでに大切な情報をみすみす失ってしまうのだろうか。

　一つには、多くの場合「情報管理にそこまで手をかけられない」という単純な理由があげられる。商談ごとに内容を毎回書き残すのは時間のかかることだ。営業担当者は商談に力を入れたいのに、記録を残すことに時間を取られてしまう。営業アシスタントなどを雇う方法もあるが、その場合は人的コストがかさんでしまう点を無視できない。

　また最近では、オンラインによる商談やイベントが多い傾向にある。直接会わずに画面越しに会話するケースが増えているため、名刺などの現物が残らないのだ。

　しかし冒頭でも述べたとおり、不確実な現代社会において最初の出会いの情報は重要である。組織として出会いの情報を簡単に残し、かつ、蓄積したデータを最大限に活用するためにはどうすればよいのだろうか。

　名刺には「三つの価値」があることをご存じだろうか。営業担当者が必ず持ち歩いている名刺には、これまで説明してきた出会いの情報が詰まっている。 営業活動を活性化させていくためには、名刺をしっかりと管理し、活用することが鍵となる。

●    正確な顧客データとしての価値
●    顧客接点に関する情報としての価値
●    持ち主の強みを間接的に示す情報としての価値

　名刺には「正確な顧客データ」が網羅的に記載されている。個人名や会社名のほかに、メールアドレスや電話番号、所属する部署や役職などビジネスにとって必要なデータが要約されているのだ。これが名刺における一つ目の価値である。

　二つ目は、「顧客接点に関する情報」としての価値  だ。相手の名刺を持っている時点で、すでに相手と対面していることを示している。さらに、いつ・どこで・どのような会話をしたのかなどの付随情報も得られるだろう。

　そして三つ目の価値は、「持ち主の強みを間接的に示す情報」である。所有している名刺を時系列や業界別などで並べてみると、これまで自分自身が築き上げてきた人脈の傾向が分かるだろう。それによって、自分が得意とする業界や業種を俯瞰することができる。

　このように、名刺には営業活動を効率的に進めていくための情報が十分に詰まっている。普段何気なく受け取っている名刺を“情報”として活用できる状態で整理することによって営業活動を活性化できるのだ。とはいえ、日々大量に溜まっていく名刺を人の手だけで管理するのは難しい。そこで、膨大な情報整理に役立つのが名刺管理ツールだ。  

　営業支援ツール と言っても様々あり、その中で自社に適したツールを選ばなければせっかくの営業支援ツールも効果が半減してしまうだろう。導入の際に重要となるポイントはいくつかあるが、事前に絶対に確認しておいた方がよい点は以下の二点だ。

　まず重要なのが自社に合っているマーケティングツールかどうかの検討だ。当然のことのように思うかもしれないが、事前検討を疎かにして失敗というケースは決して少なくないのだ。

　例えば多機能のツールを導入したものの使いこなせないということがある。多くの機能は必要でなく、シンプルで使い勝手のよいツールの方が得られるメリットが大きいこともある。事前にどういった機能が必要なのかを精査することが成功の鍵だ。

　二点目がサポート体制だ。マーケティングツールは企業によってサポート体制に違いがある。もちろんサポート体制は充実しているほどよいだろう。特にはじめてマーケティングツールを導入する場合は、使い方が分からなかったり、業務として落とし込むまで時間がかかってしまったりすることもある。こういった時のためにもサポート体制は重要だ。

　はじめに紹介するのは 1900年に創業し、日本の印刷業界最大手となる凸版印刷だ。凸版印刷が導入した営業支援ツールは顧客情報のデータ管理に定評のあるホットプロファイル。ホットプロファイルの導入によって業務の効率化を成功させている。

　ホットプロファイルを導入する以前は、凸版印刷では安価な名刺管理ツールを使用していたという。しかし、機能的な不備が多く本格的な営業支援ツールの導入の検討を開始した。数年に渡る選定の結果、選択されたのがコスト面・機能面で最善を判断されたホットプロファイルだった。

　比較対象があることでホットプロファイルの価値もよりわかる。多くの社員が以前使用していた名刺管理ツールよりも使いやすく、合理的に業務を実施できるようになったと感じている。実際に社員アンケートでもホットプロファイルの満足度は非常に高いという。

　業務の効率化に成功した凸版印刷では管理された顧客情報を戦略的に活用する準備を進めているそうだ。まずは業務の効率化の成功、そして次の段階を見据えている。

　営業支援ツール導入によってすでに具体的な成果をあげたのが、企業イベントの企画・制作・運営をする事業を展開しているニューズベースだ 。

　ニューズベースが導入したのは圧倒的なわかりやすさで導入企業を伸ばし続けているSenses 。ニューズベースではSensesを導入してから新規案件の受注額が三倍にまで増えたが、この成功の秘訣には、入念な導入準備と営業の分業化があった。

まずはエクセルによるデータ管理体制を整え、次に安価な営業支援ツールを活用、この二段階のステップアップを経た上で万全を期してSensesを導入。準備を段階的に進めたことでSensesのスムーズな運用開始に成功した。

　次に、営業範囲で膨大だったフィールドセールスをヒアリング担当とクロージング担当の二つに分けた。Sensesが情報共有のハブとしてあるからこそ、円滑に業務を引き継ぐことができたという。

　同社の営業マネージャーはSenses導入前の営業を「勘に頼った営業」と評している。その営業がデータに基づいた営業へと変化した。その変化の結果のひとつに新規案件の受注額が三倍という結果がある。

　勘かデータか、どちらの営業の方がよいのかは改めて言うまでもないだろう。

　名刺を活用し営業体制を強化していくためには名刺管理ツールの導入が有効である。

　営業DXサービス「Sansan」は、名刺を起点に商談情報を残したり、アプローチ企業と自社内の接点を可視化できたりと、営業活動を支援する機能が備わっている。さらに「オンライン名刺」の作成も可能で、オンラインでの営業活動においても相手がSansanユーザーでなくとも誰とでも名刺交換が行える。

　働き方改革などさまざまな影響を受け、営業スタイルも徐々に変わり始めている。その変化に適応するために各企業の営業担当者は試行錯誤していることだろう。社員の事務的負担を減らしつつ必要な業務にリソースを集中的に投下することで、効率的な売上向上を目指したいものだ。

　以下よりダウンロードできる資料には、名刺による具体的な営業支援の方法や、Sansanでできることなどを記載している。これからの営業のあり方を見直すために、少しでも社員の事務的負担を減らしたいと考えているならぜひ一度目を通してほしい。