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営業 公開日: 2022.04.04

オンライン商談ツールのメリットやデメリットは? 導入手順や活用のポイントを解説

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 2020年4月、新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い発令された緊急事態宣言によって、企業の営業活動は大きな影響を受けた。これにより、多くの企業でテレワーク(リモートワーク)が導入され、オンラインでの営業活動が主流となった。

 本記事では、多くの企業が実施しているオンライン商談のメリットとデメリットから、オンライン商談の効率を上げる代表的なツールまでを紹介する。

【画像】Shutterstock

目次

オンライン商談とは

 オンライン商談とはITツールを活用してオンライン上で商談を行う営業手法である。 従来の商談は客先を訪問し、対面での実施が一般的だった。しかし新型コロナウイルス感染症の拡大に伴ってオンライン商談が大きく注目され、現在では大企業だけでなく中小企業もオンライン商談を導入するようになってきている。
対面商談やウェブ会議との違い
 オンライン商談と対面商談の大きな違いは、コストや時間が少なくてすむ点である。対面商談であれば客先を訪問するための交通費もかかるし移動時間もかかる。しかし、オンライン商談であれば、相手と時間を決めるだけで良いので交通費はかからない。さらに、オンライン商談に使われるITツールは交通費よりもずっと安価である場合が多い。

 オンライン商談とウェブ会議との違いの一つは専用アプリケーションが必要かどうかである。ウェブ会議は専用のアプリケーションをインストールし、お互いがアプリからアカウントにログインしてないと利用できない場合が多い。しかし、オンライン商談はブラウザ上で動き、専用アプリケーションもログインもいらない。顧客との商談に専用アプリケーションの導入をお願いするのは相手の負担にもなるためハードルが高いが、オンライン商談であればURLや接続番号を伝えるだけで手軽に利用できるのだ。

 また、想定される参加人数も違いの一つである。ウェブ会議システムは数十人から数百人規模の会議も想定されるが、オンライン商談は1対1か、多くても数人が想定される。

オンライン商談のメリットとデメリット

【画像】Shutterstock
オンライン商談のメリット
 オンライン商談では、従来の訪問・対面での営業スタイルに比べて効率的に営業活動を行うことが可能である。具体的なメリットは、以下が挙げられる。
メリット①:移動時間とコストを削減
メリット②:遠方の顧客への営業アプローチが容易になる
メリット③:リードタイムを短縮
メリット④:ペーパーレス化を促進
メリット⑤:アポイントが取りやすくなる

メリット①:移動時間とコストの削減
 オンライン商談は、顧客の元へ訪問する必要がないため、これまで移動にあてていた時間を商談の事前準備や顧客フォロー、他の優先すべき業務に振り分けられる。また、1日当たりの商談数を増やすことも可能となり、成約数・売り上げの底上げも期待できる。さらに、移動にかかる交通費や残業代、資料の印刷代など、大幅なコスト削減にもつながる。

メリット②:ビジネスチャンスの拡大
 訪問営業の場合、近場の限られたエリアでしか営業活動ができないことも多い。全国的に営業活動を展開しようとすれば支社・出張所の開設や出張が必要となり、コストの負担も大きくなってしまう。オンライン商談であれば、営業エリアに制限は無く、日本各地、さらには、海外の顧客にもアプローチできるため、ビジネスチャンスが拡がる。

 なかなか訪問ができず、これまで機会を逸していた新規顧客開拓や顧客フォローも実現できるだろう。

メリット③:リードタイムの短縮
 オンライン商談の場合、参加者の人数に際限がないため一度に大人数と商談を行える。決裁者や他の部署のメンバーが気軽に参加できるので会議の回数を重ねる必要もなくなり、リードタイムが大幅に短縮できる。

メリット④:ペーパーレス化の促進
 オンライン商談はインターネット上で行われるため紙の資料は必要なく、電子データをクライアントと共有するだけで済む。したがって、印刷費の削減、印刷作業の工数削減が期待できる。また、クライアントへの訪問途中の資料紛失など情報の漏えいも防げる。近年のオンライン商談ツールは強靱な情報セキュリティー対策が施されており、紙媒体を携帯するよりも漏えいの可能性は低いと考えられる。

メリット⑤:アポイントが取りやすくなる
 実際に訪問して営業するとなると、売り込みの姿勢に圧迫感を覚えるクライアントもいる。たとえ気になる商品であっても、その場で営業担当者のペースで購入を迫られることに不安を感じてしまう。それゆえクライアントから警戒され、なかなか商談につなげられない。しかし、オンライン上のやり取りであれば心理的ハードルは低い。オンライン商談は対面商談よりもアポイントを取りやすいと言える。

オンライン商談のデメリット
 一方で、オンライン商談にもデメリットはある。そこに対しては、事前に対策を取っておきたい。
デメリット①:事前準備や相手に合わせた柔軟な対応が必要
デメリット②:インターネット環境に左右される
デメリット③:手軽にできるためキャンセルされるケースも多い
デメリット④:信頼関係が形成しにくい

デメリット①:事前準備や相手に合わせた柔軟な対応が必要
 使用するオンライン商談アプリやツールによっては、商談相手に事前登録やインストールをしてもらう必要がある。商談相手が対応可能なオンライン商談の環境や、デジタルリテラシーに応じて、丁寧な説明や事前準備など柔軟に対応することが不可欠だ。

デメリット②:インターネット環境に左右される
 商談中、インターネット接続環境が不安定だと、映像や音声が途切れて、商談相手とのコミュニケーションが取りづらくなる。商談時は、相互のインターネット接続環境を確認し、安定した状態で商談できるように留意しよう。場合によっては、代替の連絡手段として携帯電話を用意し、いざという時の対応ができるようにしておくと良いだろう。

デメリット③:手軽に開催できるためキャンセルされるケースも多い
 オンラインの手軽さから、気軽にキャンセルしやすいという心的傾向がある。商談のアポイントは、なるべく近い日程で設定し、前日に相手へリマインドの連絡をしておこう。

デメリット④:信頼関係が形成しにくい
 オンライン商談は対面商談よりも信頼関係の形成がしにくい面がある。オンラインだと対面よりも相手との距離感が生まれるともに、コミュニケーションが簡素になりがちである。商談に必要な情報なやり取りのみ交わされたり双方の表情や温度感が伝わりづらかったりするのだ。お互いに打ち解けられないまま営業担当者から一方的に会話が進められれば、クライアントは冷静な思考になってしまう。

 クライアントにも質問を投げかけて話してもらうように意識するなど、熱量の不足を補わなければ成約率が下がってしまう可能性がある。

オンライン商談ツールの導入手順

【画像】Shutterstock
 オンライン商談も対面商談も商談の流れ自体は変わらない。対面商談では客先を訪問していた部分をオンライン上に変えるだけだ。しかし、インターネットを利用するのでそれなりの準備と整備は必要になる。

手順①インターネット環境の整備
 オンライン商談において最も気をつけるべきはインターネット接続の安定性である。せっかく商談が佳境に入っていたのに接続が途切れてしまうと、顧客に不快感を与えてしまい、水の泡になりかねない。オンライン商談を行う際にはテザリングなどの不安定な環境よりは大容量の固定回線など安定した接続環境で行うのが望ましい。

手順②営業資料とシナリオの用意
 インターネット環境が整ったら、営業資料とシナリオを用意する。 このとき、対面商談よりも細かい意思を言葉ではっきり伝えるようにシナリオを作る。オンライン商談では、対面商談のようなその場の空気感による“阿吽の呼吸”は通用しないと思っておいたほうがいい。例えば相手に資料を出す場合にも、対面の場合は待っていれば資料が出てくるとわかるが、オンラインだとわかりにくい。したがって「資料を用意しますので少しお待ちくださいね」など今からやる動作や意思を言葉で伝えたほうが良い。

手順③ツールの選定とテスト
 営業資料とシナリオが用意できたらツールの選定をする。オンライン商談のツールにはさまざまあり、そなわっている機能が違うので自社とクライアントの商談に必要なツールを選ぶ。ツールが決まったら必ず事前にカメラと音声のテストを行う。

手順④商談
 表情や身振り手振りは画面越しだと伝わりづらい。よってオンライン商談中は対面商談のときよりも、ややオーバーリアクションが良い。また、理解できているかどうかの確認も対面の場合より増やすと良いだろう。

手順⑤アフターフォロー
 オンライン商談が注目されてまだ2年程度しか経ってないので、 相手もオンラインには慣れていない場合が想定される。よって、商談後のお礼のメールは欠かさないようにする。できれば当日中に送るべきである。その際、商談中にわかりにくかった点は無かったか、質問を促すと良いだろう。

オンライン商談ツール活用のポイント

ポイント①事前テストは入念に行うこと
 先述したように商談に入る前にカメラとマイクのテストが必要になるが、これはただ映るレベルではなく、相手に不快感を与えないかどうかもチェックするべきである。

 例えば、カメラ位置が高すぎたり低すぎたりすると目線の高さに違和感が出て印象が悪くなる。自分の目線よりも少し高い程度の位置に来るように調整するとよい。特にノートPCのカメラを使う際は上から見下ろすような視線になってしまいがちなので注意すべきである。

 また、マイクの感度も重要である。マイクの感度が低いと声が小さすぎて聞こえず、感度が高すぎると音割れして耳障りである。オンライン商談ツールにはマイクやカメラのテスト機能が付いているツールもあるので、このような機能を上手く活用するべきだ。

ポイント②リマインドメールを送ること
 オンライン商談も対面商談も重要度に差はないのだが、オンライン商談のほうが軽く見られやすい傾向がある。よって、商談の予定を相手に忘れさせないよう、リマインドメールを送ったほうがよい。オンライン商談は気軽にできる反面、熱が冷めやすいのがデメリットである。アポイントを取ったときは相手が乗り気でも、すぐに熱量が下がってしまう。リマインドメールを送信し、対面と変わらないれっきとした商談なのだと相手に認識してもらうのが重要である。

ポイント③リードタイムは短く取ること
 オンライン商談は熱量が下がりやすいので、リードタイムは短く取るべきである。当日、翌日、翌々日ぐらいまでが望ましい。商談後に顧客から問い合わせがあった場合にもできるだけ即日に返信するべきである。オンライン商談は熱量を維持するために対面商談よりもスピーディーに事を運ぶのがコツである。

オンライン商談ツールの活用事例

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事例①オンライン商談で成約数が3倍に増加
 株式会社リコーはオンライン商談の導入で成約数を3倍に増加させた。成約数が伸びたのは商談数の増加が一因である。 従来の対面商談で客先への移動に使っていた時間をすべて商談に当てられるようになったため1日10件もこなせるようになり、パフォーマンスの向上に繋がった。

 また、オンライン商談は社内で行うため、他の社員からのサポートや声援を受けやすく、社員の連帯感が高まった。オンライン商談は営業スタッフの心理的安全も確保できるのである。

事例②月100時間の営業コスト削減に成功
 株式会社フルスピードはオンライン商談の導入によって、クライアントへの訪問数を25%減らし、営業の工数を全社合計で100時間削減した。

 また、今まで電話とメールのみで打ち合わせを行っていたクライアントからはオンライン商談によって距離が縮まったと言う声があった。オンラインとは言えメールや電話よりは実際に顔を見て話したほうがクライアントからの共感も得られやすいのである。

代表的なオンライン商談ツール

 ここでは、オンライン商談専用に提供されている代表的なツールを紹介する。相手先でのツールのインストールやログインが不要だったり、ホワイトボード機能、議事録の自動文字起こし機能といった商談に役立つ機能が実装されていたり、ツールによって特長はさまざまだ。

BellFace(ベルフェイス)
 営業に特化したウェブ会議システムで、商談相手側のインストールは不要。

 営業側にしか表示されないトークスクリプト機能、セールスフォース連携、録画機能、同時編集メモ機能、ウェブカメラの映りを良くするビューティーモードなど、豊富な機能が備わっている。

◆公式サイト:https://bell-face.com/

B-ROOM(ビールーム)
 商談相手と営業側の双方がインストール不要のオンライン商談ツール。

 商談前の自動リマインドメール送信、上司なども同席できる最大4拠点接続、ポインター表示が可能なプレゼンモード、商談相手には表示されないステルスメモやトークスクリプト機能など、商談をスムーズに進行できる機能を備えている。

 プランはルーム毎に設定されていて、1ルームの月額が35,000円、50人で使用の場合、一人当たりの月額利用は700円となっている。

◆公式サイト:https://www.broom-online.jp/

Zoom(ズーム)
 もともとはウェブ会議に使われるツールだが、オンライン商談にも利用できる。

 1対1の会話であれば無料で利用できる、さらに複数の参加でも40分までは無料である。専用アプリケーションもリリースされているが、招待URLからブラウザでの参加も可能である。

◆公式サイト:https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

オンライン商談で営業力の向上を実現

 今後、ビジネスシーンでは、対面営業での良さは生かしつつも、オンライン化がますます進み、オンラインでの商談は増えていくと予想される。本記事で紹介したオンライン商談のメリット・デメリットを押さえ、営業活動の業務効率化を図ることで、営業力の向上にもつなげてほしい。

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